預(yù)算管理在ERP體系設(shè)計中的應(yīng)用

中國石油大慶石化公司 王美麗

東北農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 曹慧凝

ERP，即企業(yè)資源計劃，作為現(xiàn)代企業(yè)管理管理思想和方法，以市場和客戶為導(dǎo)向，實行企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置，實現(xiàn)信息流、物流、資金流、價值流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產(chǎn)、財務(wù)、信息和業(yè)務(wù)流程重組等功能為一體。

預(yù)算管理作為企業(yè)發(fā)展過程中事前、事中、事后的管理手段，是集系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化理念為一體的現(xiàn)代企業(yè)管理模式，通過預(yù)算指標(biāo)的確定、分解、執(zhí)行與考核，起到了規(guī)劃發(fā)展、協(xié)調(diào)行動、激勵業(yè)績、整合資源的作用，進(jìn)而提升企業(yè)的核心競爭力。

一、ERP環(huán)境下預(yù)算管理的背景

預(yù)算松弛在企業(yè)的預(yù)算管理中一直沒有得到很好解決，究其原因主要是在預(yù)算控制中存在人為因素，缺乏有效的系統(tǒng)控制。ERP系統(tǒng)在推廣和應(yīng)用，為全面預(yù)算管理的完善、發(fā)展和應(yīng)用創(chuàng)造了條件，以財務(wù)為核心的全面預(yù)算管理正是 ERP事先計劃與事中控制思想的重要實現(xiàn)手段。以中國石油目前推廣的ERP系統(tǒng)為例，系統(tǒng)主要由財務(wù)會計、成本會計、生產(chǎn)計劃、采購庫存、設(shè)備管理、項目管理和銷售管理七個模塊構(gòu)成。針對實際工作存在預(yù)算松弛問題，ERP體系設(shè)計中突出在企業(yè)管理中的預(yù)算控制重點。

二、ERP體系中的預(yù)算管理設(shè)計控制重點

(一)物流運(yùn)行管控重點

1、采購庫存（MM）模塊重點改善物資管理

由于生產(chǎn)經(jīng)營的需要，倉庫物資儲備高達(dá)幾萬種，有些物品因存放時間過長“束之高閣”而報廢的事時有發(fā)生。實施ERP庫存管理后，這種局面大為改觀。一是設(shè)計規(guī)范的采購流程，把分解后的環(huán)節(jié)固化在采購庫存模塊，實現(xiàn)采購與詢價監(jiān)督、采購與付款分離，二是依托ERP管理整合物料業(yè)務(wù)流程，相關(guān)工作在系統(tǒng)內(nèi)完成，過去的票據(jù)傳遞變?yōu)樾畔⒘鱾鬟f，傳統(tǒng)的手工處理改為自動處理。弄清每個物品的存放位置、數(shù)量已不再是什么難事，物品采購、物品庫存積壓情況坐在計算機(jī)前一查便知?；鶎訂挝惶峤徊少徤暾垥r，ERP自動平庫利庫后，才允許外部采購。ERP系統(tǒng)內(nèi)再將物品分成ABC類管理。領(lǐng)用量小、昂貴的物品作為A類，嚴(yán)格跟蹤其使用周期，平時少備貨，待使用周期快到時，可多備一、二件以應(yīng)急。耗用量大、價值小的物品作C類，采用定貨點采購。即可保證生產(chǎn)，又可進(jìn)一步降低庫存積壓資金，從而獲得更大效益。

2、銷售管理（SD）模塊重點控制信用風(fēng)險

在ERP中，通過對客戶、信用和價格主數(shù)據(jù)的維護(hù)，可以對客戶入網(wǎng)資格進(jìn)行有效審查，資質(zhì)不合格、信用記錄不佳在ERP系統(tǒng)中無法生產(chǎn)銷售計劃，市場價格波動時，客戶提貨時ERP系統(tǒng)中按照當(dāng)日價格計算，減少舞弊行為。采取先款后貨銷售時，貨款不足ERP系統(tǒng)禁止提交銷售計劃，減少欺詐行為，提升企業(yè)效益。銷售人員接到客戶產(chǎn)品訂單時，可在線實時查閱客戶貨款、客戶信用以及產(chǎn)品庫存，針對庫存不足的訂單，系統(tǒng)將需要生產(chǎn)的產(chǎn)品信息轉(zhuǎn)入生產(chǎn)計劃模塊；對庫存充足的訂單，系統(tǒng)將銷售指令下達(dá)給倉儲部門，可以縮短產(chǎn)品生產(chǎn)、發(fā)貨周期。

(二)資金運(yùn)作管控重點

1、項目管理（PS）模塊重點控制項目投資計劃

投資決策是中國石油進(jìn)一步發(fā)展、增強(qiáng)競爭力的重要一環(huán)，投資超概算一直是困擾企業(yè)的重大課題。企業(yè)發(fā)展壯大必須增加投資，同時今天的投資又是明天的成本。為有效控制投資成本，在ERP系統(tǒng)設(shè)計了分配年度投資預(yù)算流程，實現(xiàn)有效控制投資的目的。以煉油業(yè)務(wù)為例，首先將投資結(jié)構(gòu)細(xì)分為限上項目、限下項目、限下小型項目、安全環(huán)保項目、節(jié)能節(jié)水項目，在每一個項目下按照總部批復(fù)的投資計劃下達(dá)年度投資資金預(yù)算，項目超投資計劃時，系統(tǒng)內(nèi)無法實現(xiàn)審批、領(lǐng)料、結(jié)算等步驟，在ERP系統(tǒng)無法生成憑證，可以有效控制投資成本。

2、財務(wù)會計（FI）模塊重點控制資金計劃

“現(xiàn)金為王“的管理理念對科學(xué)合理安排使用資金提出了更高的要求。資金計劃在資金管理系統(tǒng)中實現(xiàn)了資金的日、周、月用款管理，ERP系統(tǒng)搭建起全過程管理的平臺，設(shè)計ERP系統(tǒng)與資金管理系統(tǒng)的無縫連接，沒有資金計劃的項目在ERP系統(tǒng)無法生成付款憑證，可以保證設(shè)計資金管理更加安全高效準(zhǔn)確。

(三)費(fèi)用成本管控重點

1、財務(wù)會計（FI）模塊重點控制可控費(fèi)用

可控費(fèi)用一直是降本增效的重點，以往的費(fèi)用控制手段是財務(wù)人員根據(jù)各單位的費(fèi)用指標(biāo)在財務(wù)系統(tǒng)中查賬，手工控制費(fèi)用指標(biāo)，容易出現(xiàn)人為的判斷失誤。在ERP系統(tǒng)設(shè)計了基金中心管理流程和承諾項目流程，為有效控制非生產(chǎn)性支出提供了有效的信息化管理手段。一方面，車輛耗油、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)等可控費(fèi)用指標(biāo)落實分解到各二級單位后，并且錄入到系統(tǒng)，超過預(yù)算指標(biāo)的費(fèi)用，在ERP系統(tǒng)無法提交領(lǐng)導(dǎo)審批無法實現(xiàn)財務(wù)報銷，達(dá)到了事前控制費(fèi)用的目的，可以大幅壓縮非生產(chǎn)性支出。另一方面實現(xiàn)了遠(yuǎn)程報銷，減少遠(yuǎn)程單據(jù)郵寄、減少報銷交通費(fèi)用，跨區(qū)域分支機(jī)構(gòu)員工可直接提交報銷單據(jù)。

2、設(shè)備管理（PM）模塊重點控制材料修理費(fèi)

修理費(fèi)用的控制及結(jié)算一直是企業(yè)成本管理的中心工作，存在著各單位爭項目爭資金的弊端。為科學(xué)規(guī)范使用修理費(fèi)，財務(wù)、設(shè)備部門按照項目的輕重緩急統(tǒng)一管理，重新規(guī)范了安全生產(chǎn)維護(hù)費(fèi)的上報、審批、執(zhí)行流程，財務(wù)部門不下達(dá)資金計劃，采購部門不得采購、設(shè)備部門不得施工、造價部門不得審核結(jié)算，為公司安全生產(chǎn)提供了有效資金，但是這些控制都是線下控制，由于財務(wù)部門使用財務(wù)管理信息系統(tǒng)，機(jī)動部門使用設(shè)備維修系統(tǒng)，物資采購部門使用物資管理系統(tǒng)，各個信息系統(tǒng)之間無法有效溝通，容易形成信息孤島，借助ERP系統(tǒng)可以進(jìn)一步提高安全生產(chǎn)維護(hù)費(fèi)的信息化管理的手段，一方面在ERP系統(tǒng)中通過WBS（任務(wù)分解結(jié)構(gòu)）從源頭控制材料修理費(fèi)，生產(chǎn)裝置在提交檢維修計劃時，必須按照公司下達(dá)的安全維護(hù)費(fèi)計劃在系統(tǒng)中錄入項目號、預(yù)算金額等相關(guān)信息，否則檢維修計劃無法在系統(tǒng)內(nèi)提交，物資部門就無法采購、發(fā)貨。當(dāng)結(jié)算檢維修費(fèi)用時，超預(yù)算項目ERP系統(tǒng)無法生成憑證，可以保證材料修理費(fèi)有效控制在預(yù)算指標(biāo)以內(nèi)；另一方面，在ERP系統(tǒng)中對備品備件推行精細(xì)化管理，在ERP主數(shù)據(jù)中必須錄入裝置所有設(shè)備、備品備件的型號、材質(zhì)，要求細(xì)化到閥門、螺栓的數(shù)量、型號、材質(zhì)，如果某種備件在設(shè)備主數(shù)據(jù)沒有，就會凍結(jié)該項維護(hù)計劃。

3、成本會計（CO）模塊重點控制標(biāo)準(zhǔn)成本

ERP的成本管理是按照管理會計的原則，對企業(yè)的生產(chǎn)成本進(jìn)行預(yù)測、計劃、控制、分析與考核。ERP采用的是標(biāo)準(zhǔn)成本體系，標(biāo)準(zhǔn)成本是在事前制定的成本標(biāo)準(zhǔn)，對各種資源消耗和各項費(fèi)用開支規(guī)定數(shù)量界限，是進(jìn)行預(yù)算管理的依據(jù)和基礎(chǔ)。ERP中實際成本的計算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來自財務(wù)、采購、設(shè)備等模塊，計算方法采用移動加權(quán)平均法，按照物料之間的層次，從底層向高層逐層累計。通過將實際發(fā)生成本和標(biāo)準(zhǔn)成本的差異進(jìn)行綜合分析和研究，企業(yè)可以定期進(jìn)行分析和考核。在成本形成過程中，按照成本標(biāo)準(zhǔn)控制支出，隨時顯示節(jié)約還是浪費(fèi)及時控制超過成本標(biāo)準(zhǔn)的消耗，有利于企業(yè)迅速制定改進(jìn)措施，糾正偏差，達(dá)到未來降低成本的目的，因此標(biāo)準(zhǔn)成本差異分析是預(yù)算管理的重要內(nèi)容。

三、結(jié)束語

通過ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)了物流、資金流和信息流的有效集成，把供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)過程控制、財務(wù)運(yùn)行、預(yù)算管理等全部納入進(jìn)來，使預(yù)算管理的制度、流程得到固化和信息化，隨著ERP管理思想的進(jìn)步及其軟件應(yīng)用的提高，預(yù)算的控制和引導(dǎo)作用將越來越強(qiáng)，ERP的預(yù)算管理可以真正使得企業(yè)做到事前計劃、事中控制、事后分析，達(dá)到提升企業(yè)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力的目的。

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