工程技術(shù)檔案現(xiàn)代化管理與信息化建設

張玲

[摘要]信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大影響。項目檔案是項目建設、生產(chǎn)準備、機組調(diào)試及生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實記錄和反映。

[關(guān)鍵詞]工程檔案、信息化、工程、？管理

[中圖分類號]C931.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0434-01

前言

完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案對工程建設、生產(chǎn)經(jīng)營、設備維護和改擴建起著非常重要的作用。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā)展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設和企業(yè)發(fā)展更好的服務。

一、工程檔案概念

檔案，可以說是人類文化與知識的結(jié)晶，對其進行合理的開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務，可謂一舉多得。檔案把往復不斷的現(xiàn)象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現(xiàn)象，準確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。

在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，含準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

二、實施工程檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。落實領(lǐng)導責任制

落實項目檔案領(lǐng)導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運行。

（1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。成立的檔案管理領(lǐng)導小組，并按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，建立由施工隊伍、項目部、監(jiān)理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網(wǎng)絡。負責各職責范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。項目部要以國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)《工程檔案管理實施細則》，規(guī)范各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確移交檔案的時間、數(shù)量和質(zhì)量，對檔案資料的形成和流向進行追蹤管理。

（2）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關(guān)部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

拓寬新領(lǐng)域，擴大收集范圍；對基建項目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報、質(zhì)量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運作全過程。

三、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化

當今社會是一個信息社會，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。

目前，從中央到地方，從機關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接人互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡實行物理隔離。但隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語音識別、指紋識別技術(shù)的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術(shù)保證。

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

四、穩(wěn)定檔案管理人員，不斷提升檔案業(yè)務技能

在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業(yè)培訓。穩(wěn)定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續(xù)性檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時，要加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調(diào)研、現(xiàn)場觀摩、培訓等方式提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務水平。

由于工程建設周期長，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續(xù)完成的，為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。

五、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

六、竣工驗收備案與檔案管理工作結(jié)合

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監(jiān)督機制是十分必要的。

建筑工程檔案管理工作在工程建設中發(fā)揮著重要的作用，遵循工程檔案與工程建設同步、按照竣工檔案“誰形成、誰組卷、嚴把關(guān)”的原則，歸檔的文件材料必須達到完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范的要求，以保證工程建設、生產(chǎn)、管理和維護的要求。保證各類檔案齊全、完整，完全滿足設備安裝、調(diào)試和運行維護的需要。

結(jié)束語

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的進步，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現(xiàn)代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。