基于WEB的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)

陳小健，宋承繼

（陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 咸陽(yáng) 712000）

隨著我國(guó)科技體制改革不斷深入，高校以科研項(xiàng)目帶動(dòng)學(xué)科建設(shè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的意識(shí)日益增強(qiáng)，國(guó)家和政府相關(guān)部門對(duì)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的投入也逐年加大。目前高?？蒲许?xiàng)目來源主要是院級(jí)科研立項(xiàng)、縱向科研立項(xiàng)、橫向科研立項(xiàng)，經(jīng)費(fèi)來源除高校自身、教育主管部門和各行業(yè)主管部門之外，還有社會(huì)各企事業(yè)單位?？蒲许?xiàng)目來源及合作單位的多樣化，科研經(jīng)費(fèi)組成的多元化，科研經(jīng)費(fèi)審批和使用的過程的復(fù)雜化，成為科研經(jīng)費(fèi)信息化管理工作日益突出的難題。

1 高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

1.1 管理制度不完善，項(xiàng)目管理與經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理采取各自為政的傳統(tǒng)管理模式，缺乏有效的溝通配合，項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的合理性考慮較少[1]?？蒲泄芾聿块T和財(cái)務(wù)管理部門作為兩個(gè)獨(dú)立的職能部門，缺乏有效、及時(shí)的信息溝通手段?？蒲泄芾聿块T有經(jīng)費(fèi)的審批權(quán)，但無(wú)法及時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)的到帳情況，從而在經(jīng)費(fèi)審批上一定的盲目性；財(cái)務(wù)管理部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)到帳及支出有一個(gè)籠統(tǒng)的管理，缺乏對(duì)具體每個(gè)項(xiàng)目主持人主持的每一項(xiàng)科研項(xiàng)目合同額及支出的詳細(xì)管理和監(jiān)督[2]，項(xiàng)目資金無(wú)法統(tǒng)籌安排，綜合使用效益沒有得到充分發(fā)揮。其結(jié)果是部分科研項(xiàng)目結(jié)題不結(jié)賬，經(jīng)費(fèi)一直掛在賬上造成未完成科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)大量沉淀，使會(huì)計(jì)報(bào)表不能真實(shí)反映每個(gè)項(xiàng)目科研經(jīng)費(fèi)實(shí)際收支情況。

1.2 科研經(jīng)費(fèi)使用前缺乏全面準(zhǔn)確的預(yù)算

在高校科研經(jīng)費(fèi)管理中，一些科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往認(rèn)為經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)下來以后就可以自由支配，且隨意性大，經(jīng)費(fèi)預(yù)算不及時(shí)、不準(zhǔn)確，也常常導(dǎo)致在后面項(xiàng)目進(jìn)展過程中出現(xiàn)某項(xiàng)經(jīng)費(fèi)偏多或超支的現(xiàn)象，另外，許多高?？蒲泄芾聿块T或財(cái)務(wù)部門對(duì)科研預(yù)算的管理都屬于事后管理，即在項(xiàng)目結(jié)題后對(duì)所有的開支進(jìn)行清算，但是這時(shí)再發(fā)現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際開支的差距已經(jīng)為時(shí)太晚導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門按會(huì)計(jì)核算提供的信息與預(yù)算相比差別較大。

1.3 科研經(jīng)費(fèi)撥款流程管理較為松散

科研經(jīng)費(fèi)的撥款有的通過財(cái)務(wù)處直接入賬，有的通過上級(jí)部門與其他事業(yè)費(fèi)用一起劃撥，財(cái)務(wù)管理部門僅能掌握劃撥科研經(jīng)費(fèi)總額，而不能落實(shí)到具體項(xiàng)目的具體費(fèi)用額度，由于科研經(jīng)費(fèi)撥款流程管理較為松散，科研部門與財(cái)務(wù)管理部門難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[3]，科研管理部門每年對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部門匯總的數(shù)據(jù)存在著不一致，核對(duì)起來非常繁瑣，這給科研經(jīng)費(fèi)管理工作帶來困難。

2 科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析

科研經(jīng)費(fèi)管理的主要核心業(yè)務(wù)包括：項(xiàng)目合同管理、科研預(yù)算、賬簿管理、賬戶管理、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表管理等模塊。高校科研經(jīng)費(fèi)管理工作主要由三類人員完成，一類是科研管理管理部門的經(jīng)費(fèi)管理人員，主要負(fù)責(zé)合同管理，預(yù)算管理、賬簿管理和對(duì)經(jīng)費(fèi)支出的統(tǒng)計(jì)分析；另一類是財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)管理人員，主要負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的賬戶和賬務(wù)處理；還有另一類是參與科研工作的人員，他們是實(shí)際上的經(jīng)費(fèi)使用者，主要是通過系統(tǒng)完成對(duì)項(xiàng)目合同的提交和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)的查詢。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)框架圖Fig.1 Block diagram of system

2.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求分析

從科研經(jīng)費(fèi)管理工作的實(shí)際情況考慮，理順科研經(jīng)費(fèi)管理工作流程，明確各類人員分工。首先對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)尤其是核心業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，其中在各業(yè)務(wù)活動(dòng)中各類人員主要分工如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)用戶分工Fig.2 Users division of system

科研部門用戶專注于項(xiàng)目獲取前的項(xiàng)目組織、合同的審核、管理、預(yù)算的審核、匯款認(rèn)領(lǐng)、撥款并及時(shí)查看各項(xiàng)目的賬務(wù)信息，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用情況和項(xiàng)目收益進(jìn)行分析和監(jiān)督并生成上報(bào)國(guó)家的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表；財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)執(zhí)行預(yù)算、執(zhí)行撥款指令、經(jīng)費(fèi)賬務(wù)管理、科研經(jīng)費(fèi)使用過程管理以及臺(tái)賬維護(hù)等；教師參與項(xiàng)目的獲取、進(jìn)行項(xiàng)目的研究與執(zhí)行、提交合同和提起預(yù)算申請(qǐng)，并可以隨時(shí)查看本人的項(xiàng)目賬務(wù)收支信息。

2.3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析

目前大部分高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理主要通過EXCEL電子表格記賬的方式或單機(jī)版的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)來完成?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理過程不健全，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）科研管理部門對(duì)合同審核、經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)、記帳均為手工完成，效率低。2）缺少事前預(yù)算填報(bào)、審核流程，經(jīng)費(fèi)與預(yù)算相脫節(jié)，不利于監(jiān)督經(jīng)費(fèi)的使用情況。3）從科研管理部門對(duì)合同審核到財(cái)務(wù)管理部門將經(jīng)費(fèi)劃撥到教師帳戶沒有形成閉環(huán)[4]，教師無(wú)法及時(shí)查看經(jīng)費(fèi)到帳和使用情況。4）出現(xiàn)項(xiàng)目已結(jié)題，而經(jīng)費(fèi)沒有結(jié)轉(zhuǎn)等現(xiàn)象。鑒于以上因素，首先對(duì)經(jīng)費(fèi)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析。高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理主要圍繞科研管理部門、財(cái)務(wù)管理部門和教師三者之間展開。通過對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理流程的優(yōu)化，主要解決科研管理人員、財(cái)務(wù)管理人員和教師之間的數(shù)據(jù)一致；科研人員可以隨時(shí)了解自己課題經(jīng)費(fèi)的各項(xiàng)開支情況；科研部門、財(cái)務(wù)部門可以隨時(shí)了解各項(xiàng)課題的經(jīng)費(fèi)使用情況，對(duì)科研的經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行有效監(jiān)管。優(yōu)化后的科研經(jīng)費(fèi)管理流程如圖3所示。

圖3 科研經(jīng)費(fèi)管理流程分析Fig.3 Management of research funding process analysis

優(yōu)化后的科研經(jīng)費(fèi)管理流程主要體現(xiàn)在對(duì)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的“事前管理”。在科研合同生效時(shí)，對(duì)于需要進(jìn)行預(yù)算管理和控制的合同，科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門共同約定必須有預(yù)算信息才能為項(xiàng)目撥款，這樣就在撥款及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出前就對(duì)其預(yù)算進(jìn)行了定義和約定，使得教師和財(cái)務(wù)部門在日后的經(jīng)費(fèi)支出中有章可循，減少了后續(xù)的許多不必要的麻煩。

3 科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)平臺(tái)

根據(jù)目前高校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，系統(tǒng)采用當(dāng)前主流的軟件環(huán)境。服務(wù)器操作系統(tǒng)采用Windows2008 Server版，客戶機(jī)操作系統(tǒng)可采用Windows XP/7系列和IE7.0版本以上的瀏覽器；數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)采用Oracle11g企業(yè)版，Oracle是一個(gè)企業(yè)級(jí)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，易于管理，操作簡(jiǎn)單，在Windows平臺(tái)上具有較高的整體性能。考慮到系統(tǒng)安全性、穩(wěn)定性要求高和滿足業(yè)務(wù)的可擴(kuò)展等需求，開發(fā)環(huán)境選用Java EE平臺(tái)，WEB服務(wù)器選用Tomcat1.6版本。Tomcat服務(wù)器具有效率高、穩(wěn)定性好、方便部署等特點(diǎn)，可以極大提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率，方便系統(tǒng)維護(hù)[5]。

3.2 系統(tǒng)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)采用SSH多框架實(shí)現(xiàn)，即：用戶表示層，邏輯業(yè)務(wù)層，數(shù)據(jù)持久層。SSH框架的每個(gè)層在軟件功能結(jié)構(gòu)中都有明確的責(zé)任，在功能上保持獨(dú)立性，它們之間通過接口可以實(shí)現(xiàn)。SSH多框架可以使設(shè)計(jì)層次更加清晰，功能更加完善；并能提高組件的可復(fù)用性，降低各層之間的耦合度，有利于系統(tǒng)維護(hù)和擴(kuò)展。如圖4所示。

圖4 系統(tǒng)組合架構(gòu)圖Fig.4 Picture of system combinative framework

3.3 多數(shù)據(jù)庫(kù)之間的配置訪問

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，還涉及了與人事管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等其他現(xiàn)有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)間的數(shù)據(jù)共享。通過對(duì)Hibernate框架的簡(jiǎn)單配置就可以實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)訪問。

Hibernate框架中的Configuration是hibernate的入口。在實(shí)例化一個(gè)Configuration的時(shí)候，hibernate會(huì)自動(dòng)在環(huán)境變量（classpath）里查找 Hibernate配置文件 hibernate.properties。configure（）方法默認(rèn)是通過訪問hibernate.cfg.xml的＜mapping＞元素來加載對(duì)應(yīng)的映射文件，hibernate會(huì)將提供的class的全名自動(dòng)轉(zhuǎn)化為文件路徑，還可以用addFile方法直接指定映射文件。例如：

這樣，就可以通過多個(gè)XML配置文件實(shí)現(xiàn)多個(gè)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的配置和訪問。我們可以把其xml文件定義為“mysql.cfg.xml” 和 “oracle.cfg.xml”。 則 用 Configuration 類 獲 取SessionFactory。代碼如下：

通過以上的代碼就可以在hibernate框架中實(shí)現(xiàn)Mysql和Oracle兩種數(shù)據(jù)庫(kù)的配置工作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的共享訪問。

4 結(jié)束語(yǔ)

科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)經(jīng)過一段時(shí)間的調(diào)試運(yùn)行，為學(xué)校各級(jí)用戶提供科研經(jīng)費(fèi)檢索、查詢、分析及調(diào)控功能。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息共享，為科研人員、科研管理部門、財(cái)務(wù)管理部門之間搭建平臺(tái)，一方面減少科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門反復(fù)核對(duì)的次數(shù)，規(guī)范了科研預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)了科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的閉環(huán)管理。另一方面實(shí)現(xiàn)了科研人員、科研管理部門、財(cái)務(wù)管理部門3方面對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用情況實(shí)行有效的監(jiān)控，真正的實(shí)現(xiàn)了“事前管理”機(jī)制[6]，從而保障高?？蒲泄ぷ鞯捻樌M(jìn)行。

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