如何做好離職員工管理

● 高振勇 趙心

■責(zé)編 / 李志軍 Tel: 010-88383907 E-mail: lilearning@163.com

哈佛商學(xué)院的邁克爾·比爾指出：“環(huán)境越是具有動(dòng)態(tài)性（市場(chǎng)和技術(shù)迅速的變化），公司越是必須考慮管理人力流入、流出，以及在組織內(nèi)的流動(dòng)?！?如今，人才的動(dòng)態(tài)流動(dòng)已逐漸成為一種常態(tài)和趨勢(shì)，也成為人才開(kāi)發(fā)的一種重要形式。研究表明，本科學(xué)歷的職業(yè)流動(dòng)周期大概為21.1個(gè)月，研究生為22.8個(gè)月，?？茷?0.5個(gè)月，高中則達(dá)到53.1個(gè)月。另從年齡維度看，30歲以下年輕人的職業(yè)流動(dòng)周期大大低于平均周期，為17.5個(gè)月。此外，人才的流動(dòng)頻率也有逐年增加的趨勢(shì)①上海首次發(fā)布的職業(yè)流動(dòng)周期報(bào)告。。如何有效防范員工離職帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，做好離職員工的延續(xù)管理，是一個(gè)值得探討的問(wèn)題。

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外很多專家學(xué)者對(duì)離職員工的管理進(jìn)行了研究和探索。國(guó)外學(xué)者研究主要集中在員工心理層面，研究員工離職的心理動(dòng)因模型，把員工離職原因分為市場(chǎng)因素、組織因素、個(gè)人因素等三個(gè)緯度，如Mobley擴(kuò)展的中介鏈模型、Price-Muller模型、Abelson的離職過(guò)程模型等。他們嘗試從員工心理層面分析員工離職原因并構(gòu)建員工離職風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，提出防范員工離職的策略和方法。國(guó)內(nèi)學(xué)者研究則普遍集中在企業(yè)實(shí)操層面的研究，比如在員工離職前企業(yè)如何做好防范，離職過(guò)程中如何做好溝通以及離職后如何做好后續(xù)管理等。本文則從員工離職的企業(yè)和個(gè)人原因分析著手，在此基礎(chǔ)上探討員工主動(dòng)離職的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施，最后對(duì)員工離職后的延續(xù)管理以及離職員工再入職管理提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

一、員工離職的原因及風(fēng)險(xiǎn)防范

員工離職有“主動(dòng)”與“被動(dòng)”兩種形式。主動(dòng)離職是指離職的決策主要由員工做出；被動(dòng)離職則指離職的決策主要由企業(yè)做出，包括解雇、開(kāi)除等形式。對(duì)于企業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，被動(dòng)離職是確定的，可以被企業(yè)所控制的，而主動(dòng)離職卻往往不可預(yù)測(cè)，也不可控。因此，我們將重點(diǎn)分析員工主動(dòng)離職的原因，具體參看如下表1、表2。

表1 新老員工離職原因分析表

表2 員工離職的個(gè)人與企業(yè)原因分析表

根據(jù)美國(guó)勞工部的測(cè)算，替換一名普通跳槽員工的成本約占員工全年工資收入的三分之一。美國(guó)管理協(xié)會(huì)指出，技能緊缺的崗位，替換一名跳槽員工的成本要相當(dāng)于其全年工資收入的1.5倍。據(jù)華爾街日?qǐng)?bào)報(bào)道，默克制藥曾發(fā)現(xiàn)員工離職的成本相當(dāng)于員工年收入的1.5至2.5倍。如此看來(lái)，員工離職將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)最直接的經(jīng)濟(jì)損失及管理風(fēng)險(xiǎn)。表3總結(jié)了員工主動(dòng)離職可能帶來(lái)的主要風(fēng)險(xiǎn)，以及相應(yīng)的防范策略。

表3 員工離職主要風(fēng)險(xiǎn)與防范策略分析表

二、離職員工的延續(xù)管理

人力資源是企業(yè)第一資源，離職員工依然是企業(yè)的潛在人力資源，同樣需要企業(yè)的重視，做好離職員工的延續(xù)管理。具體包括以下幾方面的工作：

1.快速響應(yīng)，重視離職面談。收到員工離職信后，企業(yè)人力資源部門必須在第一時(shí)間與員工溝通，認(rèn)真做好離職面談的工作，以表明公司對(duì)其離職的高度重視。同時(shí)，要在一段時(shí)間內(nèi)做好保密工作，因?yàn)橛械膯T工并非真的想離開(kāi)，經(jīng)過(guò)溝通很有可能選擇留下來(lái)。其中，離職面談的目的及主要內(nèi)容包括：（1）了解員工離職的原因和想法；（2）了解員工對(duì)公司、主管和同事的評(píng)價(jià)，進(jìn)一步確認(rèn)離職的真實(shí)原因；（3）善意提醒其應(yīng)注意到的違約責(zé)任、附屬協(xié)議和禁止條款，關(guān)注員工的反應(yīng)；（4）就員工本人關(guān)注的問(wèn)題進(jìn)行解答和提供咨詢，排除員工對(duì)公司的一些誤解等。當(dāng)然，面談的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是肯定員工的"閃光點(diǎn)"及其對(duì)公司的業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)，表達(dá)公司的感謝，并表達(dá)愿意與其繼續(xù)合作的意愿。

2.簽訂承諾，做好崗位傳承。在確認(rèn)員工離職無(wú)法挽留后，一方面要告知離職員工企業(yè)會(huì)尊重其選擇，并全力協(xié)助辦理相關(guān)離職手續(xù)，比如縮短離職時(shí)間、寫推薦信、工資及時(shí)支付等；另一方面，向?qū)Ψ絺鬟_(dá)希望其確保崗位工作能夠順利開(kāi)展下去的請(qǐng)求，簽訂雙向承諾。此外，企業(yè)應(yīng)提前設(shè)計(jì)好離職員工知識(shí)傳承清單，讓離職員工填寫，并通過(guò)部門負(fù)責(zé)人或接任者與其確認(rèn)并督促落實(shí)。具體工作可參見(jiàn)表4。

3.持續(xù)跟進(jìn)，規(guī)范離職信息庫(kù)。通過(guò)與離職員工的持續(xù)性交流與溝通，不僅可以通過(guò)離職員工為企業(yè)繼續(xù)傳遞市場(chǎng)信息、提供合作機(jī)會(huì)，也可以使其結(jié)合新供職崗位的經(jīng)驗(yàn)與感受，給企業(yè)內(nèi)部管理及運(yùn)作方式提出改進(jìn)意見(jiàn)。同時(shí)，經(jīng)過(guò)企業(yè)持續(xù)跟進(jìn)，離職員工很可能成為公司的擁護(hù)者、客戶，甚至商業(yè)伙伴，繼續(xù)為公司創(chuàng)造財(cái)富。企業(yè)應(yīng)當(dāng)營(yíng)造“一朝是員工，永遠(yuǎn)是朋友”的文化，設(shè)立“離職員工關(guān)系主管”崗位，建立離職員工信息庫(kù)，持續(xù)做好離職員工的聯(lián)絡(luò)溝通與關(guān)系維護(hù)。表5是部分國(guó)際知名進(jìn)行企業(yè)離職員工關(guān)系維護(hù)的方式。

表4 離職員工知識(shí)傳承清單及應(yīng)對(duì)措施

4.擇優(yōu)劣汰，建立返聘機(jī)制。首先，離職員工對(duì)公司的業(yè)務(wù)流程與企業(yè)文化比較熟悉，可以用跳槽后的經(jīng)歷對(duì)原先不適合的地方加以改進(jìn)；其次，員工選擇再回到公司一般都經(jīng)過(guò)深思熟慮，忠誠(chéng)度也會(huì)較高。調(diào)查顯示，“財(cái)富500強(qiáng)”企業(yè)通過(guò)積極返聘前任員工，平均每家企業(yè)每年能節(jié)約1200萬(wàn)美元的成本。對(duì)企業(yè)而言，招回離職員工最重要的原因可能是，企業(yè)與員工彼此知根知底、信息對(duì)稱，可以杜絕因昂貴招聘所產(chǎn)生的不當(dāng)行為。企業(yè)也可把離職員工納入到人才招聘的范圍，建立返聘機(jī)制，設(shè)立返聘條件、限制返聘次數(shù)與時(shí)間。如規(guī)定工作未滿一年的員工辭職后不得返聘；工作一年以上三年以下的員工一年內(nèi)允許一次返聘；開(kāi)除辭退的員工一律不得入職；對(duì)于企業(yè)認(rèn)定的有價(jià)值員工采取“準(zhǔn)返聘制度”，公司允許員工在職業(yè)倦怠期用一個(gè)月時(shí)間出去找工作，如果不合適再回來(lái)；對(duì)于一些離職讀研或出國(guó)的員工，可以重點(diǎn)考慮返聘等。

表5 知名企業(yè)離職員工關(guān)系維護(hù)方式列表

三、做好離職員工再入職管理

離職員工再返聘入職之后，會(huì)有一些涉及到工齡延續(xù)計(jì)算以及是否設(shè)置試用期等管理問(wèn)題。按照勞動(dòng)法規(guī)定，如果合同期滿離職的，當(dāng)勞動(dòng)者再次回到企業(yè)時(shí)雙方簽訂的勞動(dòng)合同與原來(lái)的用工關(guān)系沒(méi)有任何聯(lián)系，因此可以重新規(guī)定試用期；如果原來(lái)的合同沒(méi)有期滿，由于其他原因離職，離職的原因得到雙方的認(rèn)可，那么當(dāng)勞動(dòng)者再次回到企業(yè)入職，繼續(xù)履行原來(lái)的勞動(dòng)合同時(shí)，企業(yè)不可再約定試用期。

另外，對(duì)離職員工的歷史檔案要保留完整，返聘前先回顧其過(guò)去在公司的經(jīng)歷與貢獻(xiàn)，重新評(píng)估返聘員工的能力與經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，保證與崗位的匹配性。要與返聘員工進(jìn)行深度交談，分析其回歸原因，提醒其穩(wěn)定性問(wèn)題，加強(qiáng)企業(yè)文化培訓(xùn)，尋求對(duì)個(gè)人與企業(yè)價(jià)值觀的統(tǒng)一。同時(shí)在做崗位薪酬設(shè)置的時(shí)候要注意內(nèi)部的公平性，設(shè)定適當(dāng)?shù)钠鹦近c(diǎn)，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)績(jī)效工資的比例等。

通用電氣(GE) 的CEO杰克·韋爾奇曾自豪地說(shuō)，GE被業(yè)界稱作“CEO的搖籃”。由此可見(jiàn)，做好離職員工的延續(xù)管理，與離職員工保持良好的溝通和密切聯(lián)系，既體現(xiàn)了企業(yè)的人性化管理，更有助于企業(yè)樹(shù)立良好形象、宣揚(yáng)理念、增強(qiáng)聲譽(yù)、提高品牌與社會(huì)影響力。因此，企業(yè)應(yīng)將離職員工的延續(xù)管理作為人力資源部門的重要考核目標(biāo)，將其之視作形象塑造及文化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.CemSertoglu、AnneBerkowitch、陳菊:《離職員工：被遺忘的財(cái)富》，載《哈佛商業(yè)評(píng)論》，2003年第11期。

2.李永華、石金濤、王莉：《基于心理動(dòng)因模型的員工主動(dòng)離職風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)研究》，載《蘇州大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)》，2006年第6期。

3.加里·德斯勒著，劉聽(tīng)、吳雯芳等譯：《人力資源管理》（第6版），中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版。