企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思路

宋立華

摘要：本文提出了新時期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的主要思路，包括：創(chuàng)新工作人員考評機制，調(diào)動檔案管理人員工作積極性；創(chuàng)新檔案保存管理環(huán)境，進一步完善優(yōu)化檔案管理模式；創(chuàng)新檔案搜集整理制度，推進檔案獲取模式的持續(xù)改進；創(chuàng)新檔案服務(wù)工作方式，不斷強化檔案在企業(yè)中的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新思路

一、新時期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義和必要性分析

檔案工作創(chuàng)新是企業(yè)面臨國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求，也是保障企業(yè)在競爭中立于不敗的基礎(chǔ)。尤其是進入21世紀以后，企業(yè)發(fā)展的社會環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，社會給企業(yè)帶來的有機遇同時也有挑戰(zhàn)，對于企業(yè)檔案管理也是一樣。比如，科技水平的發(fā)展、企業(yè)職工思想的變化、管理人員價值觀念的變化等許多方面都在變化，在這種背景下，企業(yè)檔案管理工作如果不進行有效的創(chuàng)新，必然就不能與企業(yè)發(fā)展同步，更談不上為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。而且，只有不斷的尋求創(chuàng)新，企業(yè)檔案管理才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。具體來說，企業(yè)檔案管理工作要從對檔案管理工作人員的管理、檔案管理方式、檔案管理平臺等諸多方面開展創(chuàng)新，這樣才能使檔案管理工作逐步的適應(yīng)時代的發(fā)展，適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變革。本文擬通過新時期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新途徑進行分析，提出相應(yīng)的發(fā)展策略，為提高新時期企業(yè)檔案管理效率，促進新時期企業(yè)核心競爭力的提高，企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

二、新時期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的主要思路

1.創(chuàng)新工作人員考評機制，調(diào)動檔案管理人員工作積極性

長期以來，企業(yè)檔案管理人員的考評機制，往往都與企業(yè)中其他技術(shù)或者管理人員采用同一套標準，職稱的評定也需要發(fā)表多少文章，參與多少科學(xué)研究，有多少成績等等。顯然，這種考核方式對于企業(yè)中專職的工程技術(shù)人員或者專職的黨政管理人員來說有利的，而這種“利”又可轉(zhuǎn)化為對企業(yè)科技和管理人員進一步鉆研業(yè)務(wù)和管理的激勵，使其可以全心全意的投入到工作中。但是這種考評方式對于企業(yè)檔案管理人員來說卻并不適合。我們不區(qū)分工作性質(zhì)，用同一種標準去考核檔案管理人員、工程技術(shù)人員、科研人員等不同類型工作的職員，必然會對檔案管理人員的積極性造成很大的挫傷。因此，我們需要積極的扭轉(zhuǎn)這種觀念，不斷的創(chuàng)新對檔案管理人員的考評機制，使之既能有效的對檔案管理人員的工作進行考核，又能因人而異的激發(fā)他們的工作積極性。具體來說，企業(yè)要嘗試建立測評與激勵體系。對于以提供服務(wù)為主工種的就要考評其服務(wù)質(zhì)量，以提供技術(shù)為主工種的就要考評其技術(shù)水平，按工作按類別分別測評，最終讓檔案管理人員都能有賞罰分明的職稱評價與考核體系，促進其全心全意為檔案管理工作做貢獻。

2.創(chuàng)新檔案保存管理環(huán)境，進一步完善優(yōu)化檔案管理模式

檔案管理的建設(shè)離不開堅實的硬件設(shè)施建設(shè)，尤其是隨著信息化社會的到來，檔案保存也開始逐步進入信息化。但是目前在很多企業(yè)檔案管理過程中，傳統(tǒng)意識仍然很濃，過于依賴傳統(tǒng)的檔案保存方式，總感覺紙質(zhì)或者其它實物形式的檔案存放起來比較真實。因此，長時間都屬于對現(xiàn)代化、信息化時代背景下檔案形式保存和管理的學(xué)習(xí)，包括計算機軟硬件水平、其他影音保存設(shè)備都沒有過多的了解。而信息化時代的背景下，各種音頻、視頻等數(shù)據(jù)形式保存的檔案已經(jīng)成為檔案保存的主流，因此，我們需要進一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善和優(yōu)化檔案保存保管環(huán)境，提高檔案保存效率。首先要加大投入力度，改善檔案館（室）內(nèi)的溫、濕度控制措施，比如一些磁帶，濕度過大的時候容易粘連變質(zhì)：再比如，很多檔案數(shù)據(jù)保存在電腦中，尤其是一些涉及企業(yè)發(fā)展的機密檔案，在網(wǎng)絡(luò)上有可能會被不法分子員竊取，或者說丟失等。

3.創(chuàng)新檔案搜集整理制度，為檔案數(shù)量和質(zhì)量提供保障

首先，各中層單位都要建立相應(yīng)的檔案信息搜集員，負責(zé)整理和搜集本單位的檔案信息。為了提高檔案搜集的效率，各中層單位的檔案搜集員可以建成模板式的流水檔案記錄，把檔案生成的速度提高，以最大限度的收集本單位的檔案：第二，要不斷完善檔案管理制度，包括從收集、整理、清退、銷毀與歸檔等每個過程，都等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，做到任何過程必須經(jīng)指定的主管領(lǐng)導(dǎo)審批，認真履行登記、簽字蓋章手續(xù)：第三，對于檔案搜集可以采取獎勵的制度，對于那些能夠主動發(fā)現(xiàn)檔案，而且檔案有價值的工作人員，尤其是非檔案管理人員可以采取一定的激勵制度：對于那些能夠積極的在檔案管理和搜集中創(chuàng)新方法、創(chuàng)新模式的也可以給與一定的精神和物質(zhì)獎勵，激勵全體職員都參與到企業(yè)檔案的搜集工作中來。只有檔案搜集整理制度在不斷的創(chuàng)新和改進，才能使檔案的數(shù)量和質(zhì)量有保障，使檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)工作方式，不斷強化檔案在企業(yè)中的作用

檔案工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而服務(wù)又是檔案工作的中心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，不斷推進檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。通過對檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選，把那些具有深層開發(fā)價值的信息資料，及時提供給利用者（企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者、科技人員），使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路，研制和開發(fā)新產(chǎn)品，發(fā)展新技術(shù)，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，為推進企業(yè)經(jīng)濟增長發(fā)揮其獨特功能。具體來說，檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握兩個方面：

一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新，二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。具體來說，要從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀、保管和提供利用等各方面工作中融入創(chuàng)新的理念。另外，也要不斷加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，建立健全職工培訓(xùn)和繼續(xù)教育制度，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，堅定他們的思想政治素質(zhì)，使他們在工作中不斷發(fā)現(xiàn)和提煉新的服務(wù)方式，推進企業(yè)檔案服務(wù)工作的內(nèi)涵式發(fā)展和創(chuàng)新。

三、結(jié)語

創(chuàng)新是一個國家發(fā)展的核心，是各種社會形態(tài)前進的不竭動力，是一個民族進步的靈魂。檔案管理是一個企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的基礎(chǔ)，涉及到企業(yè)人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內(nèi)容，意義重大，做好檔案管理工作時保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)發(fā)展同樣離不開檔案管理的創(chuàng)新。但對于企業(yè)檔案管理來說，創(chuàng)新仍然是是一項復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，對于很多企業(yè)都是不小的挑戰(zhàn)，這還需要各企業(yè)不斷加強對檔案管理工作的研究和探討，因地制宜的發(fā)揮各自企業(yè)的優(yōu)勢，不斷改進檔案管理工作的模式和方法，用創(chuàng)新的理念來管理和改進檔案管理工作。之后這樣，才能最大限度的促進企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，為企業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展創(chuàng)造提供更為堅實的支撐。