Notefirst在專家知識(shí)服務(wù)中的應(yīng)用實(shí)踐*

周新躍（湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館）

知識(shí)服務(wù)是專業(yè)圖書館的發(fā)展趨勢，國內(nèi)外大學(xué)圖書館開展了大量的理論與實(shí)踐研究，內(nèi)容涉及知識(shí)服務(wù)的專業(yè)化、個(gè)性化、多樣性、自主與創(chuàng)新以及知識(shí)服務(wù)的運(yùn)營模式與實(shí)現(xiàn)方法等。2010年以來，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館開展的專家知識(shí)服務(wù)就是一項(xiàng)知識(shí)服務(wù)的創(chuàng)新研究與實(shí)踐。

筆者發(fā)現(xiàn)，Notefirst V3.0網(wǎng)絡(luò)版文獻(xiàn)管理及科研協(xié)作系統(tǒng)具有較高的個(gè)人知識(shí)管理效率和獨(dú)特的團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作功能，能很好地支持專家知識(shí)服務(wù)，可作為專家知識(shí)服務(wù)的支持平臺(tái)之一，值得推廣使用。

1 專家知識(shí)服務(wù)

1.1 專家知識(shí)服務(wù)定義

知識(shí)服務(wù)是在知識(shí)、信息交流與共享的基礎(chǔ)上提供的知識(shí)增值服務(wù)，通過提煉和集成，并按某一知識(shí)概念和學(xué)科門類建立某種關(guān)聯(lián)，形成“知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)”，從而在更具專業(yè)化和個(gè)性化的水準(zhǔn)上滿足知識(shí)受眾的知識(shí)需求。

專家知識(shí)服務(wù)是一種新型的知識(shí)服務(wù)，它以學(xué)術(shù)前沿專家為服務(wù)對象，以主動(dòng)判斷專家個(gè)人的學(xué)術(shù)趨勢和熱點(diǎn)為基礎(chǔ)，以保障專家在學(xué)術(shù)前沿的競爭中贏得或保持優(yōu)勢為目的，動(dòng)態(tài)、連續(xù)地提供的三個(gè)方面的知識(shí)增值服務(wù)：①按其研究方向和研究專題，主動(dòng)為其發(fā)現(xiàn)、捕獲、析取和重組來自學(xué)術(shù)界和市場的最新知識(shí)資源，轉(zhuǎn)化為目的性、針對性、對抗性更強(qiáng)的增值知識(shí)產(chǎn)品，在更具專業(yè)化和個(gè)性化的水準(zhǔn)上為其學(xué)術(shù)研究和市場推廣提供決策參考；②主動(dòng)為其提煉、集成個(gè)人學(xué)術(shù)成果和隱性知識(shí)，建立開放存取的知識(shí)產(chǎn)品；③主動(dòng)推薦各種知識(shí)資源和知識(shí)產(chǎn)品，滿足其提高知識(shí)利用效率的需求。

1.2 專家知識(shí)服務(wù)現(xiàn)狀及問題

目前，專家知識(shí)服務(wù)處于研究與實(shí)踐的初級階段，主要內(nèi)容包括：主動(dòng)掌握專家的研究動(dòng)向，定期或不定期對此方向進(jìn)行跟蹤搜索、篩選、匯總最新的文獻(xiàn)，撰寫關(guān)于相關(guān)方向的研究現(xiàn)狀、發(fā)展熱點(diǎn)、最新發(fā)展動(dòng)態(tài)和初步建議等供專家參考的分析報(bào)告，并進(jìn)行推送見圖1。

圖1 專家知識(shí)服務(wù)流程

但是，專家知識(shí)服務(wù)的推廣應(yīng)用難度很大，主要問題在于，收集的文獻(xiàn)很多但有價(jià)值的不多；收集的文獻(xiàn)全文只能以文件形式推送，文獻(xiàn)積累到一定程度后，往往記不清存放在電腦的何處、哪些文獻(xiàn)是重要或次要的、哪些文獻(xiàn)已閱讀或未閱讀等等問題，服務(wù)者與被服務(wù)者雙方閱讀、使用都不方便；題錄、全文涉及數(shù)據(jù)量龐大，電腦存儲(chǔ)空間壓力較大，歸檔不方便；分析報(bào)告參考價(jià)值不大；完成服務(wù)周期過長。

筆者認(rèn)為，造成這一狀況，主觀原因在于專業(yè)服務(wù)人員個(gè)人素質(zhì)欠缺，或?qū)I(yè)學(xué)科水平不高，難以領(lǐng)悟?qū)＜业乃悸?，或檢索業(yè)務(wù)水平不足，檢索不到含金量高的文獻(xiàn)，或外語水平不夠，難以檢索外文期刊。此外，也不能忽視服務(wù)過程中存在大量機(jī)械、簡單、繁瑣、重復(fù)的事務(wù)性工作，耗時(shí)費(fèi)力，如：文獻(xiàn)題錄信息和全文的下載、對比、去重均需逐篇手工進(jìn)行，添加筆記不方便，引文標(biāo)注、排序和參考文獻(xiàn)錄入需逐篇手工操作，引文調(diào)整或樣式更換又需重新操作，為了統(tǒng)計(jì)工作量等還需當(dāng)面辦理交接手續(xù)等等。

要解決這個(gè)問題，根本之道是大力加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)建設(shè)，在提高專業(yè)學(xué)科水平、檢索業(yè)務(wù)水平或外語水平上下苦功，這是一個(gè)長期、艱巨的過程，與此同時(shí)，還要積極引入文獻(xiàn)管理軟件，簡化事務(wù)性工作，改進(jìn)專家知識(shí)服務(wù)的實(shí)現(xiàn)方法與技術(shù)。

2 文獻(xiàn)管理與文獻(xiàn)軟件

文獻(xiàn)管理，也稱為參考文獻(xiàn)管理，或者題錄管理，不僅包括文獻(xiàn)全文的管理，還包括對應(yīng)的筆記和作為參考文獻(xiàn)引用所需的元數(shù)據(jù)的管理。

最初，科研工作者采用手抄、復(fù)印或者剪報(bào)等方式整理文獻(xiàn)，效率很低。使用計(jì)算機(jī)以后，采用操作系統(tǒng)的資源管理器或office辦公軟件整理、編輯文獻(xiàn)，雖優(yōu)于手工整理，但效率也不高。于是催生了專門管理文獻(xiàn)的文獻(xiàn)管理軟件。

文獻(xiàn)管理軟件是學(xué)者或者作者用于記錄、組織、調(diào)閱引用文獻(xiàn)的計(jì)算機(jī)程序。一旦引用文獻(xiàn)被記錄，就可以重復(fù)多次地生成文獻(xiàn)引用目錄。第一代產(chǎn)品是以Endnote、RM、Notepress為代表的單機(jī)版文獻(xiàn)管理軟件，隨后發(fā)展到以Endnote Web、新科學(xué)為代表的嵌入文獻(xiàn)管理網(wǎng)站的基于局域網(wǎng)的第二代產(chǎn)品，雖然基本功能逐漸趨同，但是，細(xì)節(jié)各有局限，如：Endnote Web不能添加word文檔或PDF文件，Zotero不能共享，CiteUlike沒有自動(dòng)定制功能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科研工作者從事科學(xué)研究時(shí)，不再滿足于參考文獻(xiàn)管理軟件的文獻(xiàn)檢索、參考文獻(xiàn)的管理、引文著錄等基本功能，更需要共享科研團(tuán)隊(duì)成果、具備科研社區(qū)等延伸功能。從而產(chǎn)生了以Mendeley、RG、Notefirst為代表的基于云計(jì)算參考文獻(xiàn)管理軟件構(gòu)建而出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)版文獻(xiàn)管理工具或科研社區(qū)網(wǎng)站的第三代產(chǎn)品。

Notefirst作為第三代專業(yè)文獻(xiàn)管理軟件的代表產(chǎn)品，全面支持中文文獻(xiàn)格式，全面支持國標(biāo)和自動(dòng)形成雙語參考文獻(xiàn)，采用單機(jī)版+網(wǎng)絡(luò)版設(shè)計(jì)，支持?jǐn)?shù)據(jù)同步和自動(dòng)備份，支持從數(shù)據(jù)庫直接導(dǎo)入題錄信息，具備文獻(xiàn)查重與文獻(xiàn)庫全文檢索功能，支持對文獻(xiàn)庫進(jìn)行聚類和按字段統(tǒng)計(jì)分析。

經(jīng)版本更新，又?jǐn)U展了從網(wǎng)頁、PDF抓取題錄信息的功能和共享與協(xié)同管理功能，尤其是開發(fā)了特有的將網(wǎng)頁、屏幕截圖保存為知識(shí)卡片并可打包為電子書的知識(shí)卡片管理功能，逐漸從單純的文獻(xiàn)管理工具發(fā)展成為個(gè)人知識(shí)管理與團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作平臺(tái)軟件。

Notefirst V3.0是2012年7月30日發(fā)布的目前最新版本，其特點(diǎn)、功能見圖2。

圖2 Notefirst V3.0特點(diǎn)、功能示意圖

3 Notefirst V3.0在專家服務(wù)中的應(yīng)用

3.1 專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫的構(gòu)建與管理

3.1.1 專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫的構(gòu)建

NoteFirst V3.0通過建立多級嵌套文件夾進(jìn)行知識(shí)分類管理，通過“期刊RSS訂閱”、“關(guān)鍵詞訂閱”、“知識(shí)卡片獲取”等三種途徑獲取知識(shí)，支持“在線數(shù)據(jù)庫直接導(dǎo)入題錄”和“從網(wǎng)頁、PDF抓取題錄信息”，可以導(dǎo)入預(yù)先保存在電腦中的全文文獻(xiàn)并自動(dòng)補(bǔ)充文獻(xiàn)題錄信息，可以根據(jù)題錄元數(shù)據(jù)的完整度自動(dòng)篩選、去除重復(fù)題錄。

因此，NoteFirst V3.0可以為專家知識(shí)服務(wù)工作提供一個(gè)收集、保存、管理、傳播相關(guān)學(xué)術(shù)資源的實(shí)用框架，實(shí)現(xiàn)專家知識(shí)服務(wù)的知識(shí)分類管理和知識(shí)積累，從而建立分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶＜抑R(shí)服務(wù)知識(shí)庫。

但是，應(yīng)該注意，建立知識(shí)分類體系時(shí)，不再以學(xué)科為主線，而是以專家知識(shí)服務(wù)的對象、調(diào)研方向以及調(diào)研階段等屬性對各種類型的資源進(jìn)行分類，筆者通常在題錄（或知識(shí)卡片）根目錄下建立以“專家知識(shí)服務(wù)”命名的一級文件夾進(jìn)行匯總，再建立以專家名命名的二級文件夾、以調(diào)研方向代號命名的三級文件夾和以調(diào)研日期命名的四級文件夾，構(gòu)成專家知識(shí)服務(wù)的知識(shí)分類體系。而且，在知識(shí)積累階段，要注意幾種知識(shí)獲取方法組合使用，取長補(bǔ)短。通常利用“期刊RSS訂閱”、“關(guān)鍵詞訂閱”獲取批量文獻(xiàn)，利用“通過IE插件”、“通過懸浮窗”從網(wǎng)頁、PDF抓取題錄信息獲取查漏補(bǔ)缺發(fā)現(xiàn)的零散文獻(xiàn)，從網(wǎng)頁或屏幕上抓取或截取內(nèi)容獲取知識(shí)卡片。

3.1.2 專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫的管理

Notefirst V3.0有強(qiáng)大的知識(shí)管理功能，支持文獻(xiàn)、文稿、文件、網(wǎng)頁、網(wǎng)絡(luò)鏈接甚至影像資料等的標(biāo)簽、標(biāo)記，支持隨文注釋、讀書筆記的撰寫與管理，因此，對于專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫，可用于對積累的知識(shí)進(jìn)行對比、分析，已閱內(nèi)容可以實(shí)時(shí)標(biāo)記，重要內(nèi)容可以用價(jià)值等級標(biāo)記甄別，也可用于建立圖文并茂的筆記實(shí)時(shí)記錄科研心得，如瞬間閃過的思想火花，或文獻(xiàn)分析情況，或相關(guān)線索分析批注。而且，這些標(biāo)簽、標(biāo)記、筆記等與題錄關(guān)聯(lián)后，可隨時(shí)直接打開查詢、閱讀，也可以非常方便地插入到分析報(bào)告中去加以使用，極大地豐富了專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫的內(nèi)涵。

Notefirst V3.0可按元數(shù)據(jù)字段對文獻(xiàn)庫排序分析，還提供了非常豐富的字段自定義功能。因此，對于專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫，可按題錄類型、作者、出版年度等元數(shù)據(jù)字段排序，對調(diào)研課題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸納、總結(jié)，更方便地標(biāo)記、標(biāo)注和記錄筆記。

Notefirst V3.0采用單機(jī)版+網(wǎng)絡(luò)版設(shè)計(jì)，同一帳戶的資源在不同計(jì)算機(jī)之間自動(dòng)同步，本地資源自動(dòng)備份到Notefirst V3.0服務(wù)器。因此，對于專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫，不僅可以根據(jù)需要隨時(shí)隨地管理知識(shí)庫資源，還可以隨時(shí)隨地開展服務(wù)，更為重要的是，解決了日益積累的龐大的知識(shí)資源量對存儲(chǔ)空間的巨大壓力，為建設(shè)、發(fā)展專家知識(shí)服務(wù)業(yè)務(wù)檔案創(chuàng)造了條件。

3.2 分析報(bào)告的撰寫

撰寫分析報(bào)告是當(dāng)前專家知識(shí)服務(wù)的核心工作，分析報(bào)告中“相關(guān)研究描述”、“分析結(jié)論”、“參考文獻(xiàn)列表”等處涉及嚴(yán)格、規(guī)范的著錄格式，都可以應(yīng)用Notefirst V3.0的“自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)列表”功能。

分析報(bào)告的著錄規(guī)則應(yīng)先依據(jù)《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 7714——2005）》確定，再在Notefirst V3.0參考文獻(xiàn)編輯器中設(shè)置、保存，才能長期使用。

自動(dòng)生成功能，能在文中自動(dòng)插入引文標(biāo)注，在文后生成規(guī)范的參考文獻(xiàn)列表，增刪引文或更換引文樣式還能自動(dòng)調(diào)整。解決“分析結(jié)論”、“參考文獻(xiàn)列表”等處的著錄格式非常方便。但是，“相關(guān)研究描述”需要在文中將相關(guān)文獻(xiàn)的基本信息按規(guī)范格式逐篇列出、逐篇描述，還需要一點(diǎn)小技巧。通常，筆者先在“相關(guān)研究描述”處對所有引文使用“插入引文”，這時(shí)在文中會(huì)自動(dòng)插入所有引文的標(biāo)注，并在文后形成完整的參考文獻(xiàn)列表，再復(fù)制參考文件列表，替換“相關(guān)文獻(xiàn)的描述”處的引文標(biāo)記，就可逐篇描述了。

3.3 推送服務(wù)

Notefirst V3.0團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作支持團(tuán)隊(duì)成員間有價(jià)值的知識(shí)分享、傳承、編輯、評閱、管理，有利于發(fā)揮科研團(tuán)隊(duì)的合作精神，促進(jìn)成員交流、累積知識(shí)?？煞窒淼闹R(shí)資源按種類分為文獻(xiàn)、知識(shí)卡片、筆記、文件四大類。在專家知識(shí)服務(wù)中，專職服務(wù)人員可以加入服務(wù)對象創(chuàng)建的科研團(tuán)隊(duì)群，該群下對應(yīng)有“分享題錄”、“分享卡片”、“分享文件”、“分享筆記”四大類共享文件夾，每次分享資源前，先在相應(yīng)的群、相應(yīng)的資源共享文件夾下新建一個(gè)共享文件夾，以“課題名+共享日期”命名，選擇對應(yīng)的知識(shí)資源進(jìn)行分享。知識(shí)庫內(nèi)獲取、管理的資源、撰寫的分析報(bào)告等都可以通過分享進(jìn)行推送。

Notefirst V3.0團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作支持任務(wù)統(tǒng)計(jì)和智能自動(dòng)評價(jià)，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)成員分享的資源，通過成員對所分享資源的評價(jià)實(shí)現(xiàn)分享的智能評估。在專家知識(shí)服務(wù)中，專職服務(wù)人員的工作業(yè)績和工作量都可被自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，而且隨著分享的資源被成員評價(jià)，服務(wù)效果還可以得到智能評估，無需專人專送辦理接收手續(xù)，也無需專門上門征求反饋意見。

3.4 參與科研團(tuán)隊(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)

Notefirst V3.0具有“成果提交”功能，支持團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)人成果和筆記、知識(shí)卡片、實(shí)驗(yàn)記錄、講座、教案等知識(shí)成果進(jìn)行知識(shí)再組織，構(gòu)建機(jī)構(gòu)知識(shí)庫。在專家知識(shí)服務(wù)過程中，專職服務(wù)人員為開展專家知識(shí)服務(wù)所構(gòu)建的知識(shí)庫和提交的分析報(bào)告都將被知識(shí)再組織，成為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的重要內(nèi)容。

4 Notefirst V3.0在專家服務(wù)中應(yīng)用的意義

4.1 有效提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量

（1）可以幫助專職服務(wù)人員積累、有序管理原始文獻(xiàn)，建立分類嚴(yán)謹(jǐn)專家知識(shí)服務(wù)知識(shí)庫，既可以深入了解科研動(dòng)態(tài)，有的放矢地開展科研課題跟蹤研究，是專家知識(shí)服務(wù)業(yè)務(wù)工作的全面記錄，方便日后查找與復(fù)檢，又是研究專家知識(shí)服務(wù)的可靠資料和素材，還是對專家知識(shí)服務(wù)工作進(jìn)行客觀評價(jià)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的最可靠依據(jù)；

（2）自動(dòng)完成大量耗時(shí)費(fèi)力的機(jī)械、簡單、繁瑣、重復(fù)的事務(wù)性工作，比人工更快捷、規(guī)范，使專職服務(wù)人員能將更多的精力投入文獻(xiàn)的挖掘整理，更專注于分析報(bào)告的撰寫；

（3）可以按照規(guī)范統(tǒng)一自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)著錄格式，確保引用的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，提升了分析報(bào)告的質(zhì)量；

（4）“關(guān)鍵詞訂閱”可在集成的數(shù)據(jù)庫中以固定檢索式定制文獻(xiàn)，不僅實(shí)時(shí)推送最新文獻(xiàn)，而且自動(dòng)補(bǔ)充元數(shù)據(jù)信息、下載全文文件，“搜索”變?yōu)榱恕坝嗛啞?，非常適用于需要長期跟蹤某個(gè)特定領(lǐng)域的專家知識(shí)服務(wù)。

4.2 有效加強(qiáng)服務(wù)雙方的溝通交流

專家可以通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作直接獲得文獻(xiàn)存儲(chǔ)、篩選、閱讀的情況以及撰寫分析報(bào)告的情況，了解專職服務(wù)人員的工作流程和整體思路。雙方還可以針對某一課題，從檢索工具到撰寫分析報(bào)告的全過程進(jìn)行探討。

4.3 積極示范促進(jìn)專家提高文獻(xiàn)管理水平

文獻(xiàn)管理近幾年普及很快，但仍有很多科技工作者并不了解或者不愿意用不熟悉的方式做熟悉的事情，通過專家知識(shí)服務(wù)過程中的示范作用，使專家認(rèn)識(shí)到帶來的好處，進(jìn)而自覺使用以改進(jìn)自己的文獻(xiàn)管理方法。

4.4 有力促進(jìn)科研團(tuán)隊(duì)的積累和傳承

隨著科研團(tuán)隊(duì)建設(shè)重要性的日益強(qiáng)化，文獻(xiàn)積累和傳承也越來越重要。專職服務(wù)人員構(gòu)建的專家知識(shí)服務(wù)的知識(shí)庫保存有大量的文獻(xiàn)、閱讀筆記，還有認(rèn)真撰寫的分析報(bào)告，都可能有一定的價(jià)值，是專家科研團(tuán)隊(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的重要組成部分。

5 結(jié)語

在專家知識(shí)服務(wù)過程中，應(yīng)用Notefirst V3.0高效管理文獻(xiàn)和資料，大幅度簡化機(jī)械、簡單、繁瑣、重復(fù)的事務(wù)性工作，使分析文獻(xiàn)與撰寫分析報(bào)告變得簡單、易行，服務(wù)人員得以將更多的精力投入文獻(xiàn)的挖掘整理，更專注于分析報(bào)告的撰寫，在一定程度上提高了服務(wù)效率和質(zhì)量，得到了專家的好評，促進(jìn)了專家知識(shí)服務(wù)的發(fā)展。

Notefirst V3.0在專家知識(shí)服務(wù)中的應(yīng)用實(shí)踐，是專家知識(shí)服務(wù)方法與工具層面研究的一項(xiàng)非常有意義的研究成果。今后，還要進(jìn)一步開展這個(gè)層面的研究，主要包括：信息檢索工具、知識(shí)挖掘工具、情報(bào)模型工具、資源存儲(chǔ)工具、思維推理工具等。

專家知識(shí)服務(wù)理論研究與實(shí)踐尚處于起步階段，本文旨在通過介紹膚淺的經(jīng)驗(yàn)和提出初淺的研究思路以拋磚引玉，期望廣大圖情界學(xué)者共同努力，不斷進(jìn)行總結(jié)規(guī)律、提煉理論，充分引入可以借鑒的新理論、新思想、新方法，完善專家知識(shí)服務(wù)理論研究，以便在更高的起點(diǎn)指導(dǎo)專家知識(shí)服務(wù)實(shí)踐，促進(jìn)知識(shí)服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

1 Abels E，Jones R，Latham J，et al.Competencies for information professionals of the 21st century-the special committee on competencies for special librarians[J].Information Outlook，2003，7（10）：11～21

2 賀智勇，戴小鵬，李煦，等.圖書館實(shí)施知識(shí)服務(wù)過程中知識(shí)集成研究[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2009（7）：192～194

3 西安知先信息技術(shù)有限公司.NoteFirst3.0團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作系統(tǒng)用戶簡明手冊[EB/OL].http：//admin.notefirst.com/UpLoad/Documents/NoteFirst3.0團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作系統(tǒng)用戶簡明手冊.pdf，2013-02-22.

4 百度百科.文獻(xiàn)管理軟件[EB/OL].http：//baike.baidu.com/view/3978461.htm，2013-02-22.