基于信息技術(shù)的軍械保障業(yè)務(wù)流程再造研究

周玉柱，程繼紅，王文雙

（海軍航空工程學(xué)院 科研部，山東 煙臺 264001）

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的軍械保障模式和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代戰(zhàn)爭的要求，就這迫使我們要考慮流程再造問題。而保障業(yè)務(wù)流程內(nèi)部活動之間以及業(yè)務(wù)流程之間的邏輯相關(guān)性本質(zhì)上是一種信息關(guān)系，每一個獨立的業(yè)務(wù)流程內(nèi)部都含著一個信息流[1]，因此在流程再造過程中要充分考慮信息因素，利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息的順暢交換與有效共享，來支撐業(yè)務(wù)流程再造。

1 軍械保障業(yè)務(wù)流程再造與信息技術(shù)的關(guān)系

1.1 軍械保障業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造是指對業(yè)務(wù)流程作根本性的思考和徹底性的重建，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面績效的顯著性的改善[2-3]。對于軍械保障而言，其業(yè)務(wù)流程就是軍械部及其所屬各業(yè)務(wù)部門，為了完成保障任務(wù)、實現(xiàn)保障目標(biāo)所進行的一系列邏輯相關(guān)的跨越時間和空間的活動的集合。所以軍械保障業(yè)務(wù)流程再造就是對軍械保障各業(yè)務(wù)流程進行根本性的再思考和徹底性的重建，以獲得保障效率和水平的顯著性提高。

1.2 軍械保障業(yè)務(wù)流程再造與信息技術(shù)的關(guān)系

1.2.1 信息技術(shù)是業(yè)務(wù)流程再造的催化劑并為其提供技術(shù)支持

一方面，隨著信息技術(shù)在民用以及軍用領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得戰(zhàn)爭模式發(fā)生了根本性的改變，高科技的信息化戰(zhàn)爭成為現(xiàn)代戰(zhàn)爭的主要模式。因此，傳統(tǒng)的軍械保障的方式、方法不能已不能滿足現(xiàn)狀戰(zhàn)爭的需求，必須要改變思想，對軍械保障業(yè)務(wù)流程進行再造，形成機動、快速、準(zhǔn)確、高效的保障能力，適應(yīng)信息化戰(zhàn)爭的要求。

另一方面，業(yè)務(wù)流程再造離不開信息技術(shù)的支持。1）信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)⒏鞑块T間的分散信息集合起來，省去了傳統(tǒng)模式下信息的收集、匯總和信息的重復(fù)錄入等問題。2）信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得組織結(jié)構(gòu)向扁平化方向發(fā)展，避免了傳統(tǒng)垂直結(jié)構(gòu)所存在的信息傳遞延滯，信息失真、過濾等問題[4-6]。同時，信息系統(tǒng)也打破了部門間的信息隔膜，使管理者與執(zhí)行者直接進行信息傳遞，實現(xiàn)信息共享，提高了部門間信息傳遞和溝通的效率。3）信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠給管理者和決策層提供輔助決策支持。信息技術(shù)的應(yīng)用程度對軍械保障業(yè)務(wù)流程的影響程度以及獲得的潛在收效如圖1所示。

圖1 信息技術(shù)對業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變的影響Fig.1 IT impacts on business process transformation

1.2.2 業(yè)務(wù)流程再造是信息技術(shù)應(yīng)用的目的并為其發(fā)展明確方向

在軍械保障領(lǐng)域運用各種信息技術(shù)、開發(fā)各種信息系統(tǒng)，其最終目的就是為了打破傳統(tǒng)思想的束縛，打破部門間的界限，通過高科技技術(shù)的引用來對業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化、重組和再造，提高保障效率，適應(yīng)信息化戰(zhàn)爭的要求。同時，業(yè)務(wù)流程再造過程利用了系統(tǒng)工程的原理和方法對整個業(yè)務(wù)進行分析和診斷，在此基礎(chǔ)上定義了信息技術(shù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和規(guī)劃的重點，著眼全局最優(yōu)，提出實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造目標(biāo)的信息技術(shù)的要求，為信息技術(shù)的發(fā)展明確目標(biāo)，給出了信息技術(shù)發(fā)揮其作用的支點，為信息化方案的制定和具體實施提供指導(dǎo)。

2 信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

進入“十一五”以后，全軍以及海軍都加快了信息化建設(shè)的步伐，大量運用信息技術(shù)來研制各種信息系統(tǒng)，軍械保障部門也是如此。這些系統(tǒng)有的已經(jīng)投入到部隊使用，并取得了一定的成效，但對比新時期軍械保障工作所承擔(dān)的使命任務(wù)要求，目前信息技術(shù)的應(yīng)用還存在以下問題。

1）把信息化等同于業(yè)務(wù)流程簡單的自動化。有的部門沒有深刻的理解信息化的含義，只是在現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，通過購買一定數(shù)量的計算機和軟件，把原來通過手工方式完成的流程原封不動的計算機化，按照數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和系統(tǒng)劃分的原則來規(guī)劃信息系統(tǒng)，而不去考慮流程本身的合理性，有些基于不合理流程基礎(chǔ)上的信息化只會進一步擴大原有系統(tǒng)存在的缺陷。

2）各信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)差距較大，共享能力弱?，F(xiàn)在使用的各信息系統(tǒng)是各個業(yè)務(wù)部門從自身的利益出發(fā)、基于本部門的需求而開發(fā)的信息系統(tǒng)，未全面考慮整個軍械保障業(yè)務(wù)的需求。這些信息系統(tǒng)主要按職能來收集各部門的內(nèi)部信息，通過部門之間的信息接口來進行信息的傳遞，但由于各部門之間的相對獨立，信息在部門之間傳遞勢必會受到阻礙甚至導(dǎo)致部分信息的失真，這必將會影響信息傳遞的效率和準(zhǔn)確性。另外，由于各部門使用的系統(tǒng)開發(fā)時間不同，開發(fā)小組不同，選用的數(shù)據(jù)平臺及開發(fā)軟件不同，采用的有關(guān)編碼、標(biāo)準(zhǔn)等不用，使得各部門的系統(tǒng)之間功能重復(fù)、交叉較多，各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，系統(tǒng)之間的信息共享能力弱，實現(xiàn)跨部門的信息收集、統(tǒng)計十分困難。

3）各部門之間信息的溝通傳遞方式過于傳統(tǒng)，導(dǎo)致工作效率不高。上面提過，雖然軍械保障各部門已經(jīng)開發(fā)了滿足本部門需求的信息系統(tǒng)，但由于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計差異較大、元數(shù)據(jù)描述不統(tǒng)一等問題，導(dǎo)致不同部門之間的信息很難通過信息系統(tǒng)進行共享，因此信息在部門間的傳遞還需要通過電話、傳真、會議、文件等傳統(tǒng)方式來完成。這就造成了如下問題：第一，組織間的單一往來，變成業(yè)務(wù)人員間的往來，穩(wěn)定的組織間的相互負責(zé)關(guān)系演變成不穩(wěn)定的人與人之間的關(guān)系，最主要的特征就是“找對人，才能辦對事”。第二，信息傳遞過程無法有效完整的記錄，缺少監(jiān)控，容易失控。同時由于過程不透明，決策領(lǐng)導(dǎo)信息不足而不敢負責(zé)。第三，業(yè)務(wù)人員的變動會直接影響到業(yè)務(wù)的實施效果或重新建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

3 基于信息技術(shù)的軍械保障業(yè)務(wù)流程再造要求

1）以業(yè)務(wù)流程為核心，合理有效的利用信息技術(shù)。傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)只是把原有流程計算機化，而業(yè)務(wù)流程再造要求首先對流程進行再思考，從整個軍械保障工作任務(wù)出發(fā)，找出原有流程中的冗余環(huán)節(jié)以及不合理的流程，確定關(guān)鍵成功因素，在此基礎(chǔ)上對原有的業(yè)務(wù)流程進行重新規(guī)劃和設(shè)計，在流程優(yōu)化的同時進行信息系統(tǒng)需求的規(guī)劃。

2）打破部門間的界限，使信息需求具有準(zhǔn)確性和一致性。業(yè)務(wù)流程再造要求打破根深蒂固的部門之間界限，從流程的角度提出需求。也就是說，信息需求應(yīng)該來源于保障工作的過程，而不是各業(yè)務(wù)部門。對軍械保障工作而言，信息的需求不再是各部門從自身利益出發(fā)、提出對本部門最有利的要求了，而是來源于信息化的過程和業(yè)務(wù)工作的實際，這樣得到的信息就很明確、很準(zhǔn)確。

3）建立標(biāo)準(zhǔn)化體系，將信息處理工作融入產(chǎn)生該信息的工作中。對軍械保障工作實時統(tǒng)一的頂層設(shè)計和規(guī)劃，使各個信息系統(tǒng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，采用規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及軟件平臺、數(shù)據(jù)應(yīng)用字典、編碼標(biāo)準(zhǔn)等，為部門間的信息共享打好基礎(chǔ)。同時，將信息處理工作融入到軍械保障業(yè)務(wù)流程再造的工作中去。即信息收集者應(yīng)該負責(zé)信息處理工作，使得其他人處理、協(xié)調(diào)該信息的工作降到最低。通過減少過程的外部接觸點，可大大減少差錯，也可以防止信息的失真。

4）建立覆蓋海軍、基地、部隊三級的軍械保障信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各級各部門之間信息的實時統(tǒng)一。此系統(tǒng)的建立打破了各級各部門之間傳統(tǒng)的溝通方式，從“人與人協(xié)同”轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭伺c系統(tǒng)交互”、“系統(tǒng)與系統(tǒng)交互”，通過系統(tǒng)之間的互通互聯(lián)，實現(xiàn)組織之間的協(xié)同，大大的提高了工作效率?；谛畔⑾到y(tǒng)的軍械保障各組織之間協(xié)同方式如圖2所示。

圖2 基于信息系統(tǒng)的協(xié)同F(xiàn)ig.2 Synergistic relationship based on information system

4 基于信息技術(shù)的業(yè)務(wù)流程再造示例

軍械保障業(yè)務(wù)按橫向來看，分為供應(yīng)、管理、維修、訓(xùn)練和戰(zhàn)備，其中器材的供應(yīng)是一項重要的業(yè)務(wù)活動，下次以器材供應(yīng)為例，進行業(yè)務(wù)流程再造。

4.1 再造前業(yè)務(wù)流程

再造前的業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

圖3 再造前器材請領(lǐng)流程Fig.3 Equipment requirement process before reengineering

通過分析，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程存在著幾方面的問題。

1）整個流程的工作效率不高?？梢钥闯?，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程采用的是串行的工作方式。保障部隊開具器材的請領(lǐng)單，報至上級機關(guān)，審批同意后在通知倉庫和軍械隊，開始辦理相關(guān)手續(xù)，請領(lǐng)器材。這樣一步步的進行，手續(xù)繁雜，有一個環(huán)節(jié)出問題，整個流程就無法完成，工作效率非常低。

2）流程中各部門之間的信息是孤立的，要想傳遞信息得通過人來完成，需要通過人來完成上級機關(guān)、倉庫、部隊間的協(xié)調(diào)工作，信息傳遞的周期比較長，會出現(xiàn)信息延遲、失真等問題。

4.2 再造后業(yè)務(wù)流程

通過對現(xiàn)有流程進行分析，發(fā)現(xiàn)有一些串行的工作可以通過并行方式來完成，同時運用多種信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，形成器材管理信息系統(tǒng)，來同時處理各個部門的請求。運用信息技術(shù)再造后的流程如圖4所示。

圖4 再造后器材請領(lǐng)流程Fig.4 Equipment requirement process after reengineering

再造后的業(yè)務(wù)流程，不在是人與人之間的交互，而是變成了人與系統(tǒng)之間的交互，避免了上節(jié)提到了“找對人，才能辦對事”的問題，大大提高了工作效率。

4.3 定性分析

對比再造前的業(yè)務(wù)流程，基于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程步驟更為簡單，更加合理。

1）各級、各部門之間實現(xiàn)了信息的共享。再造后的流程，業(yè)務(wù)機關(guān)、器材倉庫、保障分隊共用一個信息系統(tǒng)，保障分隊通過信息系統(tǒng)開具請領(lǐng)單，系統(tǒng)處理后上報給機關(guān)業(yè)務(wù)助理，業(yè)務(wù)助理通過信息系統(tǒng)審核請領(lǐng)單，通過后系統(tǒng)生成出庫單，傳遞給倉庫保管員，保管員利用信息系統(tǒng)進行出庫登記后，保障分隊便可以領(lǐng)取器材。這樣，整個流程信息都在信息系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，并在機關(guān)、倉庫、保障分隊之間形成閉環(huán)連接，實現(xiàn)信息的共享，有效的避免了信息失真。

2）減少了工作等待的時間。以往的流程是串行工作，一個工作完成以后才能進行下一個工作，有大量的時間浪費在等待上一項工作中。再造后的流程可以并行工作，機關(guān)、倉庫、分隊利用信息系統(tǒng)可以同時進行工作，大大的節(jié)省了時間，提高了保障效率。

3）形成“主動作為”的保障思想。以往的器材補給工作，是通過下級上報的形式，由上級機關(guān)批準(zhǔn)下發(fā)。再造后的流程，由于實現(xiàn)了信息的共享，保障機關(guān)、倉庫可以隨時掌握保障分隊的器材情況，提前做好器材的補給工作，變被動為主動，大大提高保障能力。

5 結(jié)束語

本文對信息技術(shù)條件下的軍械保障業(yè)務(wù)流程再造進行了一定的探討。但軍械保障業(yè)務(wù)流程再造是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，不可能一蹴而就，還有很多深層次的問題等待我們?nèi)パ芯?，例如業(yè)務(wù)流程再造的方法，再造后流程的績效評估等，這些都是我們以后工作中重點研究的問題。

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