構(gòu)建檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的意義

張淑芳

摘 要：檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)有利于分析各種主客觀因素對(duì)檔案技術(shù)裝備使用的影響，提高檔案館（室）既有檔案技術(shù)裝備的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、管理、技術(shù)和安全效率，推動(dòng)檔案館（室）檔案技術(shù)裝備的科學(xué)購(gòu)置與推廣應(yīng)用。構(gòu)建檔案館（室）檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系應(yīng)當(dāng)充分考慮其社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、管理、技術(shù)和安全五個(gè)方面的因素。

關(guān)鍵詞：構(gòu)建；檔案技術(shù)裝備；評(píng)價(jià)；指標(biāo)體系；評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）19-0196-02

檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)是指運(yùn)用科學(xué)的方法，設(shè)置合理的評(píng)價(jià)指標(biāo)項(xiàng)目，構(gòu)建有效的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)檔案館（室）使用的既有技術(shù)裝備進(jìn)行系統(tǒng)性分析，給出客觀、公正、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。見于檔案工作資金保障體制與整體資金規(guī)模的限制，檔案技術(shù)裝備的使用既要考慮管理效率、技術(shù)效率、安全效率，也要考慮社會(huì)效率和經(jīng)濟(jì)效率。研究制定檔案館（室）檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)于科學(xué)有效地評(píng)價(jià)檔案技術(shù)裝備在檔案館（室）中的使用效率，規(guī)范檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)，提高檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備水平具有特別重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、進(jìn)行檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)的意義

（一）有助于全面分析某一具體檔案館（室）檔案技術(shù)裝備使用的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、管理、技術(shù)和安全效率

任何一個(gè)檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)都是其檔案管理活動(dòng)的組成部分，都應(yīng)當(dāng)遵循以最少投入獲得最大收益的效率最大化原則?，F(xiàn)階段，多數(shù)檔案館（室）在使用檔案技術(shù)裝備時(shí)，只是注重了其在檔案管理中的效率，很少考慮其在整個(gè)管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的社會(huì)效率、經(jīng)濟(jì)效率、技術(shù)效率和安全效率。但是，一個(gè)檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)并不僅僅是一項(xiàng)單純的管理活動(dòng)，而是一個(gè)檔案館（室）整個(gè)運(yùn)行活動(dòng)的組成部分。由于檔案工作的社會(huì)公益性，所以一個(gè)檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)應(yīng)當(dāng)具有社會(huì)效率；又由于檔案館（室）資金來(lái)源于國(guó)家公共投入，必須珍惜納稅人的每一分錢，這就要求每一個(gè)檔案館（室）在使用檔案技術(shù)裝備時(shí)必須講究經(jīng)濟(jì)效率；再由于使用檔案技術(shù)裝備就是運(yùn)用技術(shù)手段與技術(shù)方法提高檔案管理活動(dòng)的效率，因此檔案技術(shù)裝備的使用必須考慮該技術(shù)裝備的技術(shù)效率，既考慮運(yùn)用該技術(shù)的投入產(chǎn)出比；還由于使用檔案技術(shù)裝備的最終目的是保障檔案館（室）藏檔案的完整與安全，所以一個(gè)檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)應(yīng)當(dāng)具有安全效率。

（二）有助于全面分析各種主客觀因素對(duì)檔案館（室）使用檔案技術(shù)裝備的影響

影響檔案館（室）檔案技術(shù)裝備使用的主客觀因素是多方面的，除人為管理因素對(duì)檔案技術(shù)裝備使用產(chǎn)生直接影響外，檔案館（室）周邊環(huán)境、檔案館（室）建筑結(jié)構(gòu)、檔案館（室）工作人員構(gòu)成成分、資金與物質(zhì)保障、政策法律環(huán)境、技術(shù)的先進(jìn)性與實(shí)用性等各種因素都直接或間接地影響著檔案技術(shù)裝備的使用效率。這些因素的變化與組合既可能對(duì)檔案技術(shù)裝備的使用效率產(chǎn)生積極影響，也可能產(chǎn)生消極影響。構(gòu)建一套科學(xué)、合理、有效的檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，有助于對(duì)上述各種因素產(chǎn)生的影響做出盡可能性合理的分析，從而幫助檔案館（室）改造工作環(huán)境，改進(jìn)工作方式，優(yōu)化工作流程，完善自我管理。

（三）有助于幫助檔案館（室）制定正確的檔案技術(shù)裝備使用策略

對(duì)檔案館（室）既有檔案技術(shù)裝備的評(píng)價(jià)是否科學(xué)、合理、有效，不僅僅關(guān)系到檔案技術(shù)裝備的使用與普及，還直接關(guān)系到檔案館（室）檔案技術(shù)裝備使用策略的制定與調(diào)整。我們通過對(duì)某一特定檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)結(jié)果的分析，有助于為檔案館（室）制定與調(diào)整使用該技術(shù)裝備策略提供依據(jù)。第一，全面的評(píng)價(jià)結(jié)果能夠客觀地反映檔案技術(shù)裝備使用策略的科學(xué)性和有效性；第二，通過檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)的問題，有助于幫助檔案館（室）完善檔案技術(shù)裝備使用制度、理順檔案技術(shù)裝備使用關(guān)系、加強(qiáng)檔案技術(shù)裝備使用管理和提高檔案技術(shù)裝備使用質(zhì)量；第三，通過對(duì)檔案技術(shù)裝備使用支出的購(gòu)置、運(yùn)行、維護(hù)、維修成本和所產(chǎn)生的社會(huì)效率、經(jīng)濟(jì)效率、管理效率、技術(shù)效率和安全效率等進(jìn)行科學(xué)的測(cè)量與比較，進(jìn)而對(duì)檔案技術(shù)裝備使用支出的管理水平、風(fēng)險(xiǎn)程度等制定綜合評(píng)判，通過實(shí)施效率評(píng)價(jià)，能夠進(jìn)一步完善檔案技術(shù)裝備使用支出的監(jiān)督機(jī)制和手段，加強(qiáng)對(duì)檔案技術(shù)裝備使用支出的激勵(lì)和約束，并且有助于引導(dǎo)和規(guī)范某一具體檔案館（室）檔案技術(shù)裝備使用支出管理行為。

二、檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

構(gòu)建科學(xué)合理的檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是構(gòu)建檔案安全保障體系的迫切需要?！霸u(píng)價(jià)指標(biāo)體系是指由表征評(píng)價(jià)對(duì)象各方面特性及其相互聯(lián)系的多個(gè)指標(biāo)，所構(gòu)成的具有內(nèi)在結(jié)構(gòu)的有機(jī)整體?！盵1]為了使指標(biāo)體系科學(xué)化、規(guī)范化，構(gòu)建指標(biāo)體系應(yīng)遵循系統(tǒng)性，典型性，動(dòng)態(tài)性，簡(jiǎn)明科學(xué)性，可比、可操作、可量化及綜合性的原則。指標(biāo)體系要既能反映檔案技術(shù)裝備使用過程和結(jié)果的各項(xiàng)指標(biāo)要求，又能被檔案館（室）工作人員和評(píng)價(jià)評(píng)估人員所接受。應(yīng)當(dāng)從評(píng)價(jià)檔案技術(shù)裝備應(yīng)用的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、管理、技術(shù)和安全效率五個(gè)方面入手，來(lái)構(gòu)建檔案技術(shù)裝備的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。因?yàn)椋簩?duì)于某一具體檔案館（室）來(lái)說，其自身受地域（自然環(huán)境與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平）、層級(jí)（省、市、縣三級(jí)）、類別（綜合、專業(yè)、行業(yè)）、規(guī)模（館藏?cái)?shù)量）、人員素質(zhì)（專業(yè)及技術(shù)素養(yǎng)）等因素的影響，檔案技術(shù)裝備的使用情況千差萬(wàn)別，十分復(fù)雜。對(duì)其使用檔案技術(shù)裝備情況的評(píng)價(jià)涉及諸多方面和諸多環(huán)節(jié)，各個(gè)方面和環(huán)節(jié)又有涉及很多具體內(nèi)容，這樣，就需要從眾多檔案館（室）的眾多檔案技術(shù)裝備的使用情況中，提煉出關(guān)聯(lián)性最強(qiáng)、影響較大的共性因素進(jìn)行分析，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)某一具體檔案館（室）檔案技術(shù)裝備使用情況的綜合評(píng)價(jià)。

（一）社會(huì)效率指標(biāo)

關(guān)于社會(huì)效率，學(xué)術(shù)界并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?？梢院?jiǎn)單地理解為：“社會(huì)效率是指能否促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?！盵2]檔案館（室）的社會(huì)職能是維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。而中央和地方各級(jí)各類檔案館及各個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)組織的檔案室，是集中管理檔案的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。檔案館（室）的各種檔案技術(shù)裝備是檔案館（室）履行其社會(huì)職能的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案技術(shù)裝備使用就是為檔案館（室）履行其社會(huì)職能提供物質(zhì)保障。因此我們把檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)和其產(chǎn)生的結(jié)果所起到的社會(huì)效率作為首要的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

（二）經(jīng)濟(jì)效率指標(biāo)

經(jīng)濟(jì)效率指標(biāo)做為一個(gè)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，也沒有一個(gè)統(tǒng)一的表述。有人認(rèn)為：“經(jīng)濟(jì)效率指標(biāo)是指運(yùn)營(yíng)收入獲得率?！盵3]也有人認(rèn)為“經(jīng)濟(jì)效率指標(biāo)是指科研人員在勞動(dòng)過程中活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)消耗的有效性并且在未來(lái)生產(chǎn)中應(yīng)取得回報(bào)的規(guī)定?！盵4]這些定義對(duì)于沒有產(chǎn)品，也沒有經(jīng)營(yíng)性活動(dòng)的檔案館（室）來(lái)說，并不非常合適。但作為使用納稅人錢的文化事業(yè)性單位，在使用檔案技術(shù)裝備時(shí)必須講究經(jīng)濟(jì)效率。檔案館（室）使用的檔案技術(shù)裝備能夠在多大程度上產(chǎn)生保護(hù)檔案齊全完好和提高檔案館（室）的利用服務(wù)能力，就可以視為產(chǎn)生了相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效率。經(jīng)濟(jì)效率的具體指標(biāo)可以從檔案技術(shù)裝備使用單位與使用者的滿意度，檔案技術(shù)裝備的質(zhì)量、使用檔案技術(shù)裝備形成應(yīng)用保障能力需要的時(shí)間三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（三）管理效率指標(biāo)

檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用首先是一項(xiàng)管理活動(dòng)。管理活動(dòng)就必須考慮管理效率，它要求檔案技術(shù)裝備使用部門運(yùn)用較少的經(jīng)費(fèi)，獲取最大的檔案技術(shù)裝備保障能力，創(chuàng)造整個(gè)檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)的管理效率。檔案技術(shù)裝備的管理效率是指檔案技術(shù)裝備使用活動(dòng)中所費(fèi)和所得的對(duì)比關(guān)系，也即內(nèi)在收益和內(nèi)在成本的對(duì)比關(guān)系。評(píng)價(jià)檔案技術(shù)裝備使用管理效率的指標(biāo)主要包括檔案技術(shù)裝備使用節(jié)約指標(biāo)、檔案技術(shù)裝備使用費(fèi)用和檔案技術(shù)裝備使用盈余總額等三個(gè)方面。

（四）技術(shù)效率指標(biāo)

技術(shù)效率指標(biāo)主要是指使用檔案技術(shù)裝備的先進(jìn)程度。檔案技術(shù)裝備的先進(jìn)程度是代表檔案技術(shù)裝備性能的重要指標(biāo)，既考慮運(yùn)用該技術(shù)的投入產(chǎn)出比。我們要從使用檔案技術(shù)裝備的性能、特點(diǎn)、創(chuàng)新性以及功能等方面來(lái)綜合評(píng)價(jià)使用檔案技術(shù)裝備的先進(jìn)程度。評(píng)價(jià)使用檔案技術(shù)裝備的先進(jìn)程度還要從該檔案技術(shù)裝備在世界上同類檔案技術(shù)裝備中所處的一個(gè)相對(duì)位置來(lái)決定。

（五）安全效率指標(biāo)

檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用是屬于檔案館（室）檔案安全保障體系的主要組成部分，因此檔案館（室）的檔案技術(shù)裝備使用不僅體現(xiàn)在社會(huì)效率、經(jīng)濟(jì)效率和管理效率上，還必須體現(xiàn)在安全效率上。檔案技術(shù)裝備使用的安全效率屬于定性的范疇，需要用定性的方法來(lái)分析。檔案館（室）使用的安全效率包括對(duì)良好安全意識(shí)、完善的政策制度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮饕?guī)范，周密的管理措施和詳盡的記錄等多方面的影響，安全效率的大小有助于通過影響的程度來(lái)反映。

檔案館（室）檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)是一個(gè)新問題，也是復(fù)雜的問題，更是推進(jìn)檔案安全保障體系建設(shè)，落實(shí)國(guó)家檔案局三個(gè)體系建設(shè)中亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。同時(shí)，檔案技術(shù)裝備評(píng)價(jià)涉及多門現(xiàn)代科學(xué)，有待于我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦羞M(jìn)一步去研究和探討。

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（責(zé)任編輯：陳雅莉）