淺談高校秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

梁蕓

【摘要】

當(dāng)今社會(huì)對(duì)高校秘書素質(zhì)提出了更高要求。筆者認(rèn)為，作為當(dāng)今社會(huì)高校秘書，應(yīng)具備優(yōu)良的道德品質(zhì)、敏銳的觀察能力、縝密的思維能力、良好的專業(yè)能力等基本素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】高校 秘書 素質(zhì)

秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)的工作人員，高校秘書是高校行政管理的一支重要力量，對(duì)各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行起到了關(guān)鍵性作用。

秘書工作擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、對(duì)外交往、后勤服務(wù)等繁重工作，其作用不容小視：一是助手的作用，一般體現(xiàn)為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，比如辦文、辦會(huì)、辦信等；二是參謀的作用，體現(xiàn)在日常工作的方方面面，如：文件的草擬，信息的采集，事務(wù)預(yù)案的提供，對(duì)事務(wù)的建議等；三是協(xié)調(diào)的作用，學(xué)校的發(fā)展離不開校內(nèi)各個(gè)部門的緊密配合及與校外相關(guān)部門的合作，而校辦秘書處在承上啟下、聯(lián)系左右、內(nèi)外的位置，對(duì)于協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系發(fā)揮了巨大的作用。

要在高校辦公室成為一名合格的秘書，應(yīng)該具備以下幾點(diǎn)基本素質(zhì)：

1.要具備優(yōu)良的道德品質(zhì)

“高校秘書要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，了解國家政治活動(dòng)、掌握高校工作動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)和研究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話及文章。其次，高校秘書要具有良好的精神風(fēng)貌和思想境界，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感?！盵1]體現(xiàn)在具體的工作中就要求愛崗敬業(yè)，忠于秘書的工作崗位，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)，遵紀(jì)守法，自覺加強(qiáng)保密意識(shí)。

2.敏銳的觀察能力

秘書的觀察能力是一種全面、深入地、細(xì)致的觀察能力。作為秘書，就要在工作中與領(lǐng)導(dǎo)的思想保持同步，有意識(shí)的去理解領(lǐng)導(dǎo)的想法，發(fā)揮秘書的主動(dòng)性，做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情。

3.縝密的思維能力

思維能力在秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)中占有非常重要的地位。只有具備了較強(qiáng)的思維能力，才能夠透過現(xiàn)象抓住事物的本質(zhì)，正確地認(rèn)識(shí)和判斷事物，做出理性的分析和思考，為領(lǐng)導(dǎo)提出切實(shí)可行的意見和建議，更好地發(fā)揮秘書的參謀作用。[2]

4.良好的專業(yè)能力

專業(yè)能力是高校秘書所應(yīng)具備的職業(yè)能力，是秘書能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)的核心部分，也是完成秘書工作的重要條件和保證。

4.1 系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)

包括文字表達(dá)能力、文秘專業(yè)知識(shí)及現(xiàn)代化辦公手段。高校秘書工作的一個(gè)重要任務(wù)就是從事大量的文字工作，面對(duì)各種公文寫作、事務(wù)文書寫作等應(yīng)用文寫作，秘書人員必須掌握一定的寫作規(guī)律，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，清楚地掌握領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格喜好，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養(yǎng)寫作的凝練能力；要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練掌握包括現(xiàn)代化辦公設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件等。這將大大提高秘書人員的辦事效率。

4.2 溝通協(xié)調(diào)能力

高校秘書在溝通協(xié)調(diào)中，要用靈活的思維方式和有效解決方案為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，并能簡練、準(zhǔn)確、順暢地傳遞相關(guān)信息，發(fā)揮好承上啟下的橋梁作用，有效推進(jìn)工作。在溝通協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中，秘書人員要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。[2]

4.3 學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力

秘書人員要自覺樹立“充電”意識(shí)，把理論學(xué)習(xí)和提高修養(yǎng)貫穿于工作之中，多學(xué)習(xí)，多思考，在工作學(xué)習(xí)中積累知識(shí)，增長才干，培養(yǎng)自身的想象力和發(fā)散性思維能力，提升創(chuàng)新能力。

4.4 樹立自身良好形象

大方得體的穿著，儒雅端莊的言談舉止，準(zhǔn)確干練的辦事能力，具有親和力的笑容等都是做好秘書工作的必要前提。

隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，面對(duì)日新月異的知識(shí)變化，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校秘書提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。秘書人員“必須以堅(jiān)持崗位職責(zé)需求為目標(biāo)，不斷改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，努力掌握管理知識(shí)，注意溝通技巧，做到勤奮，敬業(yè)、高效、務(wù)實(shí)，做好各個(gè)方面的綜合和協(xié)調(diào)?！?[3]不斷推進(jìn)本職工作的精細(xì)化與規(guī)范化，不斷推動(dòng)學(xué)校事業(yè)又好又快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 田炯.高校行政秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)[J].科技咨詢，2010，（35）： 236

[2] 李明.淺談秘書人員應(yīng)具備的能力結(jié)構(gòu)[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（8）：201-202

[3] 黃鶴.高校行政秘書應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)要求[J].青年文學(xué)家，2012， （15）