企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制研究：以家電行業(yè)為例

●杭州凱利不銹鋼廚房設(shè)備有限公司 周鑫校

采購對于企業(yè)來說是整體價(jià)值實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，但是常常被看做是地位較低的環(huán)節(jié)，往往得不到足夠的重視，但是在競爭日益激烈的環(huán)境下，家電企業(yè)下游價(jià)格不斷下降，降低采購成本，提升采購效率就成為提升家電企業(yè)利潤的重要環(huán)節(jié)，正逐漸成為家電企業(yè)競相追逐的新方向。本文正是在這樣的背景下，介紹家電企業(yè)采購的特點(diǎn)和采購過程中容易出現(xiàn)的問題，并按照采購活動的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度[1]。

一、家電企業(yè)采購環(huán)節(jié)特點(diǎn)

家電企業(yè)是典型的加工裝配型企業(yè)，最突出的特點(diǎn)就是對上游零部件的依賴性較大，零部件數(shù)量因最終產(chǎn)品不同有所差異，但是基本上都在數(shù)百種。這一特征決定了家電企業(yè)往往需要與上游的零部件供應(yīng)商達(dá)成長期的合作聯(lián)盟，上下游之間相互依賴、相互合作，這種采購和生產(chǎn)模式是與汽車行業(yè)相類似的金字塔型。

如上文所述，家電企業(yè)的上游供應(yīng)商有數(shù)百上千家，按照與家電企業(yè)交易的分包商的不同，可以將供應(yīng)商分為三類：一種是家電企業(yè)不與之限定具體采購數(shù)量和品種的通用型零部件制造企業(yè)，這類供應(yīng)商自己具有較獨(dú)立的業(yè)務(wù)，其自身也有一整套金字塔型的生產(chǎn)體系；第二種供應(yīng)商是按照家電企業(yè)的訂單要求，生產(chǎn)特定產(chǎn)品的零部件加工企業(yè)，這類企業(yè)主要是提供一些特殊形狀和用途的塑料、金屬等部件，并且以中小型的企業(yè)為主；第三類是零部件組裝企業(yè)，這類企業(yè)其實(shí)是前兩種企業(yè)的下游，家電企業(yè)在向前兩種供應(yīng)商采購之后，將零部件交由第三方企業(yè)初步組裝成相對獨(dú)立的部件單元，而后銷售給家電企業(yè)完成最終的組裝。

二、家電企業(yè)采購環(huán)節(jié)中存在的問題分析

（一）采購環(huán)節(jié)監(jiān)督不到位。目前家電企業(yè)采購活動的人員職責(zé)分工不甚明確，如采購過程中的采購申請與審批、詢價(jià)與供應(yīng)商的確定，合同的訂立與審計(jì)、材料的驗(yàn)收與財(cái)務(wù)付款等環(huán)節(jié)沒有做到崗位分離，人員之間的內(nèi)部牽制尚未設(shè)立或者是形同虛設(shè)，對采購活動缺乏必要的監(jiān)督，在這種情況下，極易造成采購人員與供應(yīng)商之間出現(xiàn)內(nèi)部交易，侵占家電企業(yè)的財(cái)物和資金。以最簡單的采購申請和批準(zhǔn)責(zé)權(quán)劃分不清，就極易出現(xiàn)采購人員與供應(yīng)商串謀，將一些價(jià)高質(zhì)差的商品以次充好，危害家電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益[2]。

（二）采購環(huán)節(jié)缺乏科學(xué)有效的籌劃。目前很多家電企業(yè)十分重視預(yù)算管理，但往往忽視采購的預(yù)算管理以及生產(chǎn)計(jì)劃，主要表現(xiàn)為以下四個(gè)方面：一是采購環(huán)節(jié)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)脫鉤，經(jīng)常出現(xiàn)過量采購而積壓在倉庫，直接導(dǎo)致采購成本上升，占用大量流動資金，增大了企業(yè)的資金負(fù)擔(dān)；二是采購不及時(shí)，與上一種情況不同的是，家電企業(yè)在采購中同樣經(jīng)常出現(xiàn)采購不及時(shí)造成生產(chǎn)減緩甚至中斷，難以準(zhǔn)時(shí)交貨；三是采購成本過高，之所以出現(xiàn)采購成本高企，主要是因?yàn)樵诓少徶叭狈Τ渥愕囊?guī)劃，一些重復(fù)采購的品種也常采用零星采購，沒有很好地發(fā)揮出規(guī)模采購的優(yōu)勢；四是采購付款不及時(shí)，對企業(yè)的信譽(yù)和形象都有所損害。

（三）采購人員能力素質(zhì)參差不齊。目前家電企業(yè)普遍重視銷售環(huán)節(jié)，花費(fèi)大量的時(shí)間和資金來建設(shè)，卻往往忽視采購人員能力素質(zhì)的培養(yǎng)，就造成很多采購人員在物資采購中缺乏詢價(jià)和商務(wù)談判技巧，不能獲得供應(yīng)商的底價(jià)導(dǎo)致采購成本上升；其次是對采購產(chǎn)品本身認(rèn)識不足，不能熟練辨別出采購商品的質(zhì)量優(yōu)劣；第三個(gè)方面就是上文曾經(jīng)提及的采購人員法律意識淡薄，常出現(xiàn)牟取私利的情況[3]。

（四）對供應(yīng)商的管理缺乏。家電企業(yè)的生產(chǎn)是典型的加工裝配型，需要與大量的供應(yīng)商合作，有時(shí)甚至需要成立戰(zhàn)略聯(lián)盟，由此可見供應(yīng)商對家電企業(yè)的重要作用，但盡管如此，目前很多家電企業(yè)在供應(yīng)商管理過程中還存在不少問題，嚴(yán)重制約了企業(yè)進(jìn)一步降低成本，增強(qiáng)市場競爭力，結(jié)合筆者多年來的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，主要可以體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是家電企業(yè)采購部門對供應(yīng)商的情況了解不深入，尤其是涉及供應(yīng)商信譽(yù)的背景資料不夠全面，容易在采購過程中出現(xiàn)諸如短斤缺兩、質(zhì)量不合格等問題，此外，信譽(yù)缺失也使后續(xù)的交貨延遲，增加時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本；二是家電企業(yè)對上游供應(yīng)商的管理制度不完善，對供應(yīng)商的關(guān)注并不持續(xù)，僅僅在雙方發(fā)生交易時(shí)才加強(qiáng)關(guān)注，這樣的管理方式勢必導(dǎo)致供應(yīng)商選擇的片面性和盲目性，難以保證在采購時(shí)獲得最低的價(jià)格和最好的質(zhì)量。為了緩解這一矛盾，需要家電企業(yè)增加原材料庫存以保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，因此應(yīng)增加采購的庫存成本；三是多數(shù)家電企業(yè)并未與上游供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，缺少必要的合作與協(xié)調(diào)。

三、完善家電企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

（一）加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的審批制度。有效的審批是將采購環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)消除在事前的重要措施，對于家電企業(yè)的采購環(huán)節(jié)來說，因?yàn)椴少徎顒由婕暗纳嫌涡袠I(yè)與產(chǎn)品都非常多，因此需要建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確采購的審批方式、流程、各層級的審批權(quán)限、責(zé)任以及風(fēng)險(xiǎn)控制制度。對于不同的物資采購申請，要分大類建立責(zé)任授權(quán)體系，部門所需原料由部門負(fù)責(zé)人審批，特殊類型的物資采購由公司總部研究審批，有些還需依據(jù)采購額等向決策層請示。

（二）加強(qiáng)采購成本控制。對于進(jìn)貨成本，首先要審核是不是每一份申請單所列明物資的數(shù)量、品種符合公司相關(guān)制度規(guī)定，其次要確認(rèn)申請采購部門的負(fù)責(zé)人以及相關(guān)責(zé)任人簽字。在具體的操作流程上，成本管理部門要對大額的采購進(jìn)行成本敏感性分析，并安排專人對這些變化進(jìn)行監(jiān)督，然后按照敏感性影響程度高低對采購物資進(jìn)行分類，并使進(jìn)貨總成本控制在經(jīng)濟(jì)訂購量范圍之內(nèi) 。

對于到貨成本，家電企業(yè)在內(nèi)部控制時(shí)主要是保證到貨成本不超過訂單或者合同成本，因?yàn)樾袠I(yè)的競爭日趨白熱化，高企的物流成本在家電企業(yè)總成本中占比越來越高，嚴(yán)格控制到貨成本能夠提升企業(yè)的盈利能力和資金流動性。

對于儲存成本，其降低主要是通過家電企業(yè)的生產(chǎn)部門對原料需求量預(yù)測來調(diào)節(jié)的，除此之外，還可以通過選擇一些信譽(yù)好、合作時(shí)間長的供應(yīng)商，以降低檢驗(yàn)和質(zhì)量成本。

（三）加強(qiáng)采購付款控制。家電企業(yè)的采購付款屬于應(yīng)付賬款范疇，但因其最初產(chǎn)生在采購環(huán)節(jié)，因此需要在采購活動中就加以控制，主要的控制方法有以下三種：一是家電企業(yè)的財(cái)務(wù)人員在辦理采購付款業(yè)務(wù)時(shí)，嚴(yán)格檢查購貨發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購單、驗(yàn)收單以及入庫單等相關(guān)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性以及合法性，一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)則拒絕支付，直至相關(guān)資料補(bǔ)齊再次檢驗(yàn)合格后才付款；二是財(cái)務(wù)人員對已經(jīng)履行付款手續(xù)的業(yè)務(wù)及時(shí)記錄，并嚴(yán)格管理往來款賬戶；三是家電企業(yè)要完善請款控制制度，在企業(yè)、供應(yīng)商以及銀行三者之間建立實(shí)時(shí)的對賬制度。

（四）強(qiáng)化內(nèi)部體系的執(zhí)行力度，全面提升采購管理水平。在制定采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度之后，首先要不斷拓寬監(jiān)督管理的渠道，真正發(fā)揮監(jiān)督職能，將事后監(jiān)督向事前監(jiān)督轉(zhuǎn)變，提高采購部門的工作效率及質(zhì)量，對采購過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題或價(jià)格明顯有失公允的采購人員予以重點(diǎn)監(jiān)督，確認(rèn)存在違規(guī)操作問題后堅(jiān)決予以清理，以此不斷強(qiáng)化各級管理人員的內(nèi)控意識以及對內(nèi)控管理制度的執(zhí)行意識[5]。其次家電企業(yè)要優(yōu)化會計(jì)組織結(jié)構(gòu)以適應(yīng)采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化調(diào)整，不僅可以提升財(cái)務(wù)管理的效率，也可以有效防止采購環(huán)節(jié)中的各種違規(guī)行為，大幅提升家電企業(yè)的采購效率和質(zhì)量。

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1.張燕江、呂光虎、諸波.2009.基于內(nèi)部控制五要素的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)[J].財(cái)會通訊，11。

2.江新庭、聶紹芳、唐洋.2010.對中小企業(yè)采購過程中內(nèi)部控制的探討[J].商業(yè)會計(jì)，06。

3.劉艷艷.2009.采購和應(yīng)付賬款循環(huán)的內(nèi)部控制[J].中國商界(上半月)，10。

4.李湘軍.2009.我國家電行業(yè)國際競爭力評價(jià)分析與對策研究[D].吉林大學(xué) 。

5.紀(jì)宇.2008.我國家電企業(yè)國際市場進(jìn)入方式研究[D].天津財(cái)經(jīng)大學(xué)。