醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展問題探討

麥小蘭

【摘 要】在現(xiàn)代化過程中，醫(yī)院檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對(duì)檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理；科學(xué)管理；社會(huì)信息

1.檔案管理的涵義

檔案管理是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。檔案管理信息化——新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。檔案專業(yè)社會(huì)化服務(wù)不是檔案館功能的簡單擴(kuò)展，也并不僅等同于市場化服務(wù)。事實(shí)上，“檔案專業(yè)社會(huì)化服務(wù)是檔案事業(yè)的發(fā)展與社會(huì)對(duì)檔案、檔案工作需要的有機(jī)結(jié)合，是檔案、檔案工作融入社會(huì)、服務(wù)社會(huì)的動(dòng)態(tài)過程”。

2.檔案的地位和價(jià)值

以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來，社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，這是時(shí)代賦予檔案工作的重要內(nèi)容。

3.目前醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機(jī)遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，醫(yī)院檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

（1）面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。

（2）面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

（3）技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

4.推進(jìn)檔案信息化的策略

（1）建立規(guī)范體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

（2）完善安全制度。檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

（3）提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

（4）加強(qiáng)人才建設(shè)。檔案信息化建設(shè)就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會(huì)和公眾服務(wù)。作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。

5.做好檔案管理工作的方法

（1）完善各項(xiàng)規(guī)章制度。充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（2）提高信息化管理水平。以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。同時(shí)，檔案管理信息化的發(fā)展使得檔案部門逐步走向社會(huì)，更好地為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時(shí)間和精力去研究檔案的各種規(guī)律，不斷改善檔案的管理水平，有助于學(xué)校管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）提高管理人員素質(zhì)。檔案工作的發(fā)展和變化對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，還需要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)大家樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，逐步提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。

【參考文獻(xiàn)】

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