怎樣提高過刊利用率的實踐與認(rèn)識

孫文強(qiáng)

【摘要】加強(qiáng)過刊文獻(xiàn)資源的開發(fā)和利用，能夠最大限度滿足讀者閱讀需求，為社會各行業(yè)發(fā)展提供更具價值的參考資料和素材。為此，本文通過介紹幾種提高過刊利用率的有效措施，給予廣大圖書管理員及社會相關(guān)人員一些參考和幫助。

【關(guān)鍵詞】過刊；過刊利用率；實踐與認(rèn)識；連續(xù)出版物

一、期刊的基礎(chǔ)知識及界定

期刊，作為一種信息量大、作者多且知識涉及面廣的連續(xù)出版物，在現(xiàn)代社會的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個領(lǐng)域信息傳播中越來越受到關(guān)注和重視。就目前期刊的劃分來看，按出版時段劃分，期刊主要包括現(xiàn)刊和過刊兩種?，F(xiàn)刊，即現(xiàn)今仍陳列在閱覽室供查閱的當(dāng)年出版刊物。過刊，則是指已從閱覽室下架并保存在過刊室或庫房的成冊期刊，大多數(shù)是去年或去年以前出版的期刊，實效性相對于現(xiàn)刊較低。不過在過刊當(dāng)中，仍然存在著不少極具參考價值的資料或素材。通過做好年終現(xiàn)刊下架整理和過刊及時裝訂工作、設(shè)立專門的過刊庫房和閱覽室、嚴(yán)格遵循《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》，做好過刊加工程序、制定有效的過刊使用規(guī)則、做好咨詢接待工作和過刊利用率統(tǒng)計工作，以及結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)館際互借業(yè)務(wù)及資源共享等方面的工作，能夠提高人們對刊物的利用。現(xiàn)具體分析如下。

二、提高過刊利用率的實踐與認(rèn)識

為了有效提高過刊利用率，挖掘過刊中具有參考意義的重要資料和素材等，需要圖書管理人員認(rèn)真做好以下幾個方面。

（一）做好年終現(xiàn)刊下架整理和過刊及時裝訂工作

在年終現(xiàn)刊的下架整理時，要嚴(yán)格按照期刊的期次進(jìn)行整理。當(dāng)有缺期的情況發(fā)生，要及時查找缺期原因并追補(bǔ)。一方面，若是在郵局訂購時遺失，圖書管理人員應(yīng)該要求郵局追補(bǔ)，若是由于某些特殊情況借出的，則要盡快追回。另一方面，幾乎所有期刊的末期都會有該刊物的總目錄或是總目次，圖書管理人員可以將其復(fù)制下來，在裝訂前將總目錄或總目次后，將其與該刊合訂成冊，方便索引。此外，在裝訂過刊的工作中，封面最好選用經(jīng)久耐磨的紙張，刊物太厚時，則可以分裝成幾本。

（二）設(shè)立專門的過刊庫房和閱覽室

在現(xiàn)刊和過刊的管理工作中，為避免現(xiàn)刊與過刊混在一起，致使管理混亂。圖書管理員應(yīng)該設(shè)立專門的過刊庫房和閱覽室，通過專用的過刊目錄柜存放卡片，卡片主要記錄有按年代匯聚的歷年來所有刊物的總目錄或索引，并置于顯眼位置，讓讀者可以根據(jù)卡片上過刊總目錄或索引，進(jìn)行資料和素材的查找，再在閱覽室閱覽，允許讀者摘抄。

（三）嚴(yán)格遵循《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》，做好過刊加工程序

在過刊的加工流程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》的相關(guān)要求，注重在登錄、打號、分類、著錄、制卡及書寫封面和按年代期刊排架等方面的工作。并結(jié)合本館的期刊訂購總數(shù)，以及大部分讀者的實際需求，適時地對過刊中不必要和不適用的資料進(jìn)行剔除。

（四）制定有效的過刊使用規(guī)則

過刊通常是以孤本的形式作為傳播各種類型信息的媒介，為了進(jìn)一步提高過刊利用率，圖書管理員應(yīng)該制定行之有效的過刊使用規(guī)則，盡量禁止外借過刊。針對參考價值高的過刊資料和素材，可以通過復(fù)印一篇或幾篇文章，來方便讀者查閱。若讀者需要借閱，則可以向其提供復(fù)印的文章，并適當(dāng)收取工本費(fèi)。

（五）做好咨詢接待工作和過刊利用率統(tǒng)計工作

在提高過刊利用率工作方面，除了上述幾點外，圖書管理員還應(yīng)該積極做好咨詢接待工作和過刊利用率統(tǒng)計工作。由于到過刊室查閱資料的讀者大多并不知道要從哪一種期刊上查找所需知識，不知道自己所要查找的知識是在第幾期，為方便讀者盡快找到過刊資料，圖書管理員應(yīng)該耐心地向讀者推薦或幫忙查找，進(jìn)一步提高過刊的利用。同時，認(rèn)真做好過刊利用率的統(tǒng)計工作，通過統(tǒng)計學(xué)報論文參考文獻(xiàn)的引用次數(shù)、統(tǒng)計到過刊室查閱某資料的人次等方式，總結(jié)探究過刊利用率的實際情況。并在此基礎(chǔ)上，做出有效的改進(jìn)過刊工作的措施。通過統(tǒng)計過刊利用率，能夠為來年訂立期刊增刪提供參考數(shù)值，對于某些讀者想看卻未訂的刊物，可以適當(dāng)增訂；對于某些許久未曾有讀者翻閱的刊物，則可以考慮不再續(xù)訂。

（六）結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)館際互借業(yè)務(wù)及資源共享

近年來，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，社會各行各業(yè)越來越趨于網(wǎng)絡(luò)化。通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)各圖書館之間過刊的互借業(yè)務(wù)和共享功能，對于提高過刊利用率有著極為重要的意義。就目前來看，各個圖書館之間的過刊資源都較為分散，沒有實現(xiàn)統(tǒng)一利用。某些規(guī)模較小的圖書館，又嚴(yán)重制約了讀者對過刊資料和素材的多種需求，從一定程度上影響了過刊利用率的提高。新時期下，應(yīng)該加強(qiáng)各大高校圖書館的館際協(xié)作，盡可能在全省范圍內(nèi)實現(xiàn)過刊、現(xiàn)刊的互借業(yè)務(wù)及資源共享。在結(jié)合高校自身特點的基礎(chǔ)上，有重點地進(jìn)行期刊采購，縮小采購范圍，能夠最大限度擴(kuò)寬和增加該期刊種類的品種，不但采購經(jīng)費(fèi)得到合理有效利用，同時，也能夠滿足讀者對該刊物信息的需求和利用。隨著網(wǎng)絡(luò)化步伐的加快，各高校圖書館可以建立起統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，并在此平臺下建立多個子平臺，為讀者提供搜索和利用各圖書館過刊資源、參考文獻(xiàn)的技術(shù)，真正實現(xiàn)資源共享。

三、結(jié)束語

綜上所述，通過做好年終現(xiàn)刊下架整理和過刊及時裝訂工作、設(shè)立專門的過刊庫房和閱覽室、嚴(yán)格遵循《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》，做好過刊加工程序、制定有效的過刊使用規(guī)則、做好咨詢接待工作和過刊利用率統(tǒng)計工作，以及結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)館際互借業(yè)務(wù)及資源共享等幾種方式，對于提高過刊利用率有著極為重要的作用。社會各行業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)重視過刊工作的開發(fā)和建設(shè)，強(qiáng)化過刊意識，進(jìn)一步促使過刊資源滿足讀者需求，在各行各業(yè)中發(fā)揮出更大的政治、經(jīng)濟(jì)和文化效益。