地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題分析與對(duì)策制定

張夢(mèng)榮

【摘 要】信息化時(shí)代地質(zhì)勘查礦產(chǎn)資源的開(kāi)發(fā)利用突飛猛進(jìn)，大量檔案資料的利用越來(lái)越迫切，隨之而來(lái)的方便、快捷、保密性強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也勢(shì)在必行。筆者通過(guò)對(duì)地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)勘查；數(shù)據(jù)庫(kù)；建設(shè)

近年來(lái)，地質(zhì)礦產(chǎn)資源的開(kāi)發(fā)利用突飛猛進(jìn)，大量的地質(zhì)勘查后形成的數(shù)據(jù)資料利用和保密性的需求越來(lái)越迫切，隨之而來(lái)的方便、快捷、保密性強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也勢(shì)在必行。因此，加快檔案信息的自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要手段。

1.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立在地質(zhì)勘查工作中的作用

1.1無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，使地勘單位檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化

諸如地質(zhì)設(shè)計(jì)的起草、圖紙的編寫(xiě)、圖件的修改、原始資料的歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣，資料檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么，檔案資料也自然以機(jī)讀文件形式存在，這些檔案資料的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著地質(zhì)勘查工作者將面臨更多的機(jī)讀形式為載體的檔案。不失時(shí)機(jī)的提供有價(jià)值的原始資料信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的原始資料信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性。使基層地質(zhì)工作者才能獲得更為完善的服務(wù)。由此可見(jiàn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是原始資料利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以縮短二次原始資料信息的加工時(shí)間，提高地勘資料的時(shí)效性

手工信息加工工作模式是：選礦區(qū)范圍——查找有關(guān)原始資料——繪圖——寫(xiě)報(bào)告。這種“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從地質(zhì)報(bào)告形成到出隊(duì)踏查時(shí)間長(zhǎng)，浪費(fèi)資源，造成信息失效，嚴(yán)重影響了原始資料的應(yīng)用價(jià)值。地勘單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，地質(zhì)工作者可直接利用機(jī)讀形式快速的找出所需原始資料，利用電腦的功能完成加工工作程序，快捷地形成地質(zhì)設(shè)計(jì)和各種圖紙，加速了找礦的進(jìn)度。

1.3地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以使信息成果多份拷貝

近兩年國(guó)家下發(fā)了多個(gè)文件，要求各地地勘單位將地質(zhì)找礦成果共享，這樣擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。同時(shí)，我們也可以與其他兄弟單位聯(lián)合勘查找礦，利益共享，一舉多得。

2.地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問(wèn)題

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，調(diào)查分析，數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)中最主要有：領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，不能統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員不能協(xié)同配合；不能面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，在評(píng)價(jià)中不能以利用頻率和使用效率來(lái)考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；不能突出重點(diǎn)，個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)還只是單一庫(kù)還不能向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具有增長(zhǎng)活力的部門(mén)和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來(lái)了新的研究課題——這就是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。面對(duì)這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，我們要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

基層地質(zhì)勘查單位近兩年來(lái)雖說(shuō)也在積極地建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。但是，在應(yīng)用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這都制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。我們迫切需要能使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但我們地質(zhì)勘查單位急需這樣的一種適合客觀形勢(shì)的變化和要求的勞動(dòng)電子化的工作方式。

3.地質(zhì)勘查檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)策略

3.1優(yōu)先建設(shè)自用率高的檔案

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。地勘單位的檔案室在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程，提高社會(huì)對(duì)檔案利用的效率。

3.2分級(jí)著錄

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)級(jí)別進(jìn)行著錄，將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.3分層著錄

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4加強(qiáng)管理

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒(méi)有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，不具備操作計(jì)算機(jī)的能力也是不能勝任工作的。對(duì)文件級(jí)檔案管理，業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識(shí)，不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息，搞好信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。其次，要加快開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時(shí)，要通過(guò)現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行（下轉(zhuǎn)第198頁(yè)）（上接第74頁(yè)）數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。所以說(shuō)，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍。地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍的建立。推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，希望本單位領(lǐng)導(dǎo)能有計(jì)劃組織我們這些基礎(chǔ)檔案人員進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，這樣我們就可以更好的為地勘找礦工作服務(wù)，總之，地質(zhì)勘查單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立一定會(huì)為我們提供一個(gè)更好更高的平臺(tái)，為我國(guó)的地質(zhì)找礦事業(yè)錦上添花，其作用是無(wú)法估量的。

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