ERP實施方法及過程研究

王薇　許軍

【摘 要】近幾年大中型企業(yè)對ERP的需求正處于爆發(fā)期，ERP軟件公司亦投入大量的人力和財力，以確保實現(xiàn)客戶對ERP軟件的成功使用。但ERP在實施過程中會遇到這樣那樣的問題，如果ERP實施不順暢，就會帶來成本和人力資源浪費等諸多問題。ERP實施顧問如能精通ERP理論與ERP軟件的使用方法，熟練運用項目實施方法，即能有效處理實施過程中出現(xiàn)的種種問題。

【關(guān)鍵詞】ERP實施；ERP實施方法論；實施顧問

近年來，ERP系統(tǒng)逐漸被越來越多的企業(yè)所采納，它借用一種新的管理模式來改造原企業(yè)舊的管理模式，充分體現(xiàn)出其先進(jìn)性，是一種行之有效的管理思想和方法。但ERP在實施過程中會遇到這樣那樣的問題，如果ERP實施不順暢，就會帶來成本和人力資源浪費等諸多問題。相關(guān)數(shù)據(jù)表明，中國ERP實施的成功率大約在20%左右。為什么ERP實施的成功率如此之低？原因是很多的，其中一個主要的原因就是沒有一個好的實施指導(dǎo)方法。ERP實施方法論是在項目管理理論的指導(dǎo)下，通過總結(jié)眾多ERP項目的經(jīng)驗教訓(xùn)，而逐步形成的一整套用以指導(dǎo)ERP項目實施的方法、過程、工具和模板。ERP實施方法論是項目管理理論在ERP實施領(lǐng)域的具體應(yīng)用，也是對項目管理理論在這一特定領(lǐng)域內(nèi)的豐富和發(fā)展。理想的實施方法論應(yīng)該是實施項目組要遵守的基本原則和可直接采用的工具和模板的集合，包括階段劃分、每個階段關(guān)鍵活動定義、活動方法、需要用到的工具、常見風(fēng)險及問題的對策等。有了實施方法論的指引，實施ERP項目會少走彎路，提高效率。

實施方法論的作用：（1）指導(dǎo)實施工作。沒有實施方法論為指導(dǎo)的實施工作可以說是無序的，項目經(jīng)理的工作安排可能跟個人經(jīng)驗有很大關(guān)系，活動的先后次序也可能不同，工作的統(tǒng)籌安排也可能因人而異。實施方法論來自很多項目的總結(jié)，是集中總結(jié)出來的最佳實踐方案。它使得實施過程有序化，先做什么，后做什么，如何做，用什么工具做，工作結(jié)果如何表現(xiàn)，如何檢查等方方面面都有明確的定義。有方法論的指引，項目組就有了一條成功的路線和共同的工作綱領(lǐng)。（2）檢查實施工作。根據(jù)實施方法論的要求、檢查實施各階段的工作成果，使得所有工作成果有了檢查的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。甚至實施方法論還可以作為客戶方和供應(yīng)商雙方對實斑結(jié)果驗收的約定。（3）有利于提高工作效率。實施方法論使得實施工作便于復(fù)制，降低項目對人的依賴性，能夠降低因為實施顧問或項目經(jīng)理因經(jīng)驗不足所造成的項目失敗的風(fēng)險。

綜合SAP、用友、金碟等知名廠商的實施方法論來看，其主要由實施路線、項目控制、實施工具、二次開發(fā)等構(gòu)成。用友軟件為國內(nèi)最大的軟件廠商之一，其實施方法從2001年以來不斷的根據(jù)企業(yè)的發(fā)展、市場環(huán)境的變化進(jìn)行調(diào)整與發(fā)展，并總結(jié)了50多萬家的企業(yè)實施經(jīng)驗形成的實施方法論，筆者以用友軟件的實施方法論為主要藍(lán)本進(jìn)行實施方法論的介紹。

用友軟件實施方法論是用友公司完成項目實施、規(guī)范實施工作的指導(dǎo)綱領(lǐng)。它重點對項目的實施計劃與控制、實施策略、工作規(guī)范、最佳實踐、項目管理、實施工具、實施指南等內(nèi)容做了非常嚴(yán)格的要求和慎密的考慮，是用友公司開展項目實施工作的理論依據(jù)和活動綱領(lǐng)。其核心思想是：項目實施中，項目目標(biāo)的最終高質(zhì)、快速實現(xiàn)依靠三個主要的因素：實施角色即咨詢顧問、實施組織即項目實施如何組織、實施工具。專業(yè)咨詢顧問通常會依據(jù)其本身所具有的豐富的行業(yè)及實施經(jīng)驗，遵循項目管理方法，科學(xué)周密地組織項目實施，按計劃開展實施工作；同時，利用方法論定義的標(biāo)準(zhǔn)“實施工具”規(guī)范實施的流程，控制項目風(fēng)險，在保證實施質(zhì)量的前提下快速實現(xiàn)項目的預(yù)定實施目標(biāo)，提高項目實施成功率。這樣的結(jié)果是：用友實施服務(wù)在實施方法論的指導(dǎo)下，起到了規(guī)范實施業(yè)務(wù)流程，提供咨詢實施指導(dǎo)，降低實施風(fēng)險的作用。

實施方法論為客戶ERP項目提供了面向客戶的、清晰和簡明的項目實施計劃，在實施用友ERP 的整個過程中提供一步一步的指導(dǎo)。包括：項目規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計、系統(tǒng)建設(shè)、切換準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換、持續(xù)支持六個階段。在ERP 實施過程中，這6 個步驟必須嚴(yán)格按順序進(jìn)行。對于每一個實施階段，用友定義了目的、完成的具體任務(wù)、采用的方法、工具、標(biāo)準(zhǔn)等。

1.項目規(guī)劃：（1）成立領(lǐng)導(dǎo)小組：由高階決策者和各部門決策者組成，成員需對ERP 的基本知識有所了解，還需了解管理變革、流程重新設(shè)計過程、系統(tǒng)整合可能的結(jié)果等。主要任務(wù)在于規(guī)劃和設(shè)定改變的范圍，以及支持、領(lǐng)導(dǎo)項目進(jìn)行，并隨時聽取項目進(jìn)度報告。（2）擬定實施進(jìn)度和目標(biāo)：制訂現(xiàn)階段企業(yè)的信息化進(jìn)度和實施目標(biāo)。（3）成立項目實施小組：聘請有經(jīng)驗的項目經(jīng)理，主要由項目經(jīng)理確定小組成員，需要包括有經(jīng)驗的IT技術(shù)人員、主要使用者、熟悉各部門業(yè)務(wù)的人員組成項目實施小組，負(fù)責(zé)項目的執(zhí)行。需要控制項目實施小組成員的流動率，尤其是主要成員，以避免知識掌握的不連續(xù)而造成實施延誤。

2.藍(lán)圖設(shè)計：（1）準(zhǔn)備調(diào)研問卷：將指導(dǎo)性的調(diào)研問卷發(fā)給各個業(yè)務(wù)部門填寫，以對部門的業(yè)務(wù)狀況做整體了解，為下一步調(diào)研工作做好準(zhǔn)備。（2）當(dāng)前業(yè)務(wù)調(diào)研：針對企業(yè)各個部門的現(xiàn)狀和需求結(jié)合前期的調(diào)研問卷做面對面的調(diào)研，對企業(yè)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，找出企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程、需要改進(jìn)的流程、以及特殊的業(yè)務(wù)流程。（3）業(yè)務(wù)需求分析：結(jié)合調(diào)研情況對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，此步工作相當(dāng)重要，是企業(yè)真正提升競爭力的階段。（4）特殊業(yè)務(wù)流程處理：對特殊的業(yè)務(wù)流程用特別的手段加以處理。（5）基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備：對企業(yè)內(nèi)部的物料編碼，部門、供應(yīng)商、客戶、倉庫等基礎(chǔ)資料做詳細(xì)的討論并確定。

3.系統(tǒng)建設(shè)：此階段主要對方案的初稿進(jìn)行測試從而形成解決方案的終稿。（1）業(yè)務(wù)流程方案初步確定：將業(yè)務(wù)調(diào)研的流程整理并形成初步的解決方案。（2）小范圍業(yè)務(wù)流程測試：將項目小組的成員召集在一起，通過若干張模擬訂單演示初步確定的業(yè)務(wù)流程是否能滿足企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的需求。（3）進(jìn)一步討論確認(rèn)最終方案：小組成員針對演示的業(yè)務(wù)流程提出問題并討論，以最終確認(rèn)業(yè)務(wù)流程方案。

4.切換準(zhǔn)備：（1）差異分析：進(jìn)一步分析ERP廠商的軟件流程與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程間的差異。標(biāo)明差異以及發(fā)生差異的是否為主要業(yè)務(wù)流程。（2）用戶培訓(xùn)：培訓(xùn)的工作應(yīng)該是貫徹始終的，包括各個層次的培訓(xùn)，尤其是在顧問方仍在企業(yè)內(nèi)工作的時候。（3）初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：數(shù)據(jù)整理的過程也是對企業(yè)自身一個盤點的過程，“三分軟件，七分實施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”說得就是這個道理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是關(guān)系的實施效果以及成敗的一項重要工作，必須十分重視。（4）系統(tǒng)測試：包括軟件原型測試，關(guān)鍵用戶的測試，最終使用者的測試。而且在實施配置的過程中需要讓對背景了解不多的最終使用者參與測試，這樣可以及早發(fā)現(xiàn)問題。

5.上線切換：（1）系統(tǒng)模擬運行：系統(tǒng)需要配置開發(fā)的工作做好之后需要進(jìn)行一段模擬運行，這個期間要做好數(shù)據(jù)的備份工作，包括手工備份，以防萬一出現(xiàn)意外造成比較大的損失。另外就是在模擬運行中需要多進(jìn)行意外測試，以便及早發(fā)現(xiàn)問題。（2）成立內(nèi)部支持小組：主要由參與系統(tǒng)實施的人員組成，來進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)以及解決突發(fā)的問題。需要規(guī)劃支援小組的主要任務(wù)、人員配置、支持方式等。（3）正式上線運行：企業(yè)的日常業(yè)務(wù)流程正式切換到新的系統(tǒng)中，享受信息化給人們帶來的益處。

6.持續(xù)支持：在系統(tǒng)上線運行之后，進(jìn)行上線支持。主要完成系統(tǒng)的持續(xù)運行支持、持續(xù)優(yōu)化、項目的總結(jié)與驗收。每個階段均同樣重要，只是對于不同的企業(yè)現(xiàn)狀來說關(guān)注點會不同，也使得每個階段完成的工作側(cè)重點和工作方法也會有所不同。對于信息化成熟度較低的企業(yè)，需要軟件廠商的實施顧問進(jìn)行全程的實施服務(wù)與指導(dǎo)，對于信息化成熟度較高的企業(yè)，需要軟件廠商的實施顧問進(jìn)行輔助性的實施服務(wù)與指導(dǎo)。例如，對于第一次應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)來說需要顧問來進(jìn)行引導(dǎo)和挖掘，而對于擴(kuò)展應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)來說，其內(nèi)部人員可自行整理，實施顧問僅需要對其進(jìn)行歸納總結(jié)與擴(kuò)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]張銳.ERP：企業(yè)競爭的利弊.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2002（6）：

160～162

[2]陳銳.國有企業(yè)如何成功實施ERP[N].光明日報.2002-04-19