會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用中問題解析

劉曉麗 董 晶

(吉林省建設(shè)銀行朝陽(yáng)支行，長(zhǎng)春 130021)

0 引言

會(huì)計(jì)電算化，是用電子計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬、報(bào)賬對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的全過程，是融電子計(jì)算科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會(huì)計(jì)科學(xué)為一體的新興交叉學(xué)科.目前，會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)專業(yè)的必修課程，且隨經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而越顯重要.

我單位選用的是通過財(cái)政部評(píng)審、被指定為會(huì)計(jì)電算化初級(jí)培訓(xùn)的軟件.它易學(xué)易用、功能強(qiáng)大，使用方便、適應(yīng)性強(qiáng)，符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)人員工作習(xí)慣，但在使用過程中的帳務(wù)系統(tǒng)中出現(xiàn)的操作問題還是很普遍，那么現(xiàn)就常見的操作錯(cuò)誤及其解決方法進(jìn)行分析.

1 系統(tǒng)管理中出現(xiàn)問題及解決辦法

1.1 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)立出現(xiàn)的錯(cuò)誤及解決辦法

帳務(wù)處理系統(tǒng)中，一旦核算單位建立后，一些核算參數(shù)例如單位代碼、啟用日期、科目、部門、往來(lái)客戶級(jí)數(shù)等是不允許改動(dòng)的.初學(xué)者往往在系統(tǒng)管理中“建立帳套”時(shí)，沒有很好地核對(duì)上述主要參數(shù)，就急于進(jìn)入帳務(wù)處理主系統(tǒng)中進(jìn)行操作，當(dāng)運(yùn)行中出現(xiàn)問題時(shí)不知所措，如果這些項(xiàng)目發(fā)生錯(cuò)誤，在“系統(tǒng)設(shè)置”中剛剛開始做少量工作，則可以刪除本帳套，重新建立;若已經(jīng)做了大量的工作，才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，刪除帳套就前功盡棄了.其解決辦法如下:

退出帳務(wù)系統(tǒng)，用Foxpro或Visual Foxpro打開C盤“GLWIN文件夾中“ZWSYS”下的A—dwdm.dbf文件，修改相應(yīng)字段記錄內(nèi)容，即可解決(見表1).

表1 字段級(jí)內(nèi)容

即可改正建帳時(shí)發(fā)生的帳套參數(shù)錯(cuò)誤，字段名所對(duì)應(yīng)的基本內(nèi)容一般以其漢語(yǔ)拼音首字母作字段名.

1.2 帳務(wù)系統(tǒng)安裝完成后無(wú)法建立帳套及解決辦法

當(dāng)帳務(wù)系統(tǒng)安裝結(jié)束后，在“程序”中找到該財(cái)務(wù)軟件文件下設(shè)的帳務(wù)處理系統(tǒng)子菜單，啟動(dòng)帳務(wù)系統(tǒng)，按系統(tǒng)提供的主畫面進(jìn)行“建立帳套”操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)顯示新增帳套窗口不完整提示，帳套內(nèi)容、科目級(jí)數(shù)等參數(shù)顯示不出來(lái)，甚至“確認(rèn)”、“取消”按紐被覆蓋無(wú)法進(jìn)行操作.其解決辦法如下:

出現(xiàn)此情況，主要是帳務(wù)系統(tǒng)與操作者使用的計(jì)算機(jī)的某個(gè)軟件沖突.例如:帳務(wù)系統(tǒng)的字庫(kù)與3DMAX軟件的字庫(kù)沖突.直接刪除C盤“windows”文件夾下的子文件夾“fonts”下的“System”字件即可解決[1].

1.3 “系統(tǒng)設(shè)置”主菜單大多數(shù)功能均呈灰色被禁用及解決辦法

在“系統(tǒng)設(shè)置”中調(diào)用“操作員管理”菜單，增加操作員并為其設(shè)置權(quán)限，退出本功能時(shí)發(fā)現(xiàn)主菜單大多數(shù)功能均呈灰色，全部被禁用，無(wú)法進(jìn)行任何帳務(wù)帳務(wù)系統(tǒng)的處理.

分析原因是，在完成“操作員管理”功能菜單時(shí)，增加操作員后為其設(shè)權(quán)限時(shí)，沒有將光標(biāo)定位到需要授權(quán)的操作員姓名上，而系統(tǒng)光標(biāo)默認(rèn)處于操作員列表的第一行，一般來(lái)說(shuō)就是系統(tǒng)操作員“1”.這樣一來(lái)，非但沒有完成新增操作員的授權(quán)，反而改變了系統(tǒng)操作員“1”的權(quán)限，造成任何操作員無(wú)法調(diào)用菜單位功能.其解決辦法如下:

用Foxpro或Visual Foxpro打開用戶帳套所在文件夾中的A—CZ.dbf文件，將“CZQL”字段輸入權(quán)限名稱所對(duì)應(yīng)的代碼，重新進(jìn)入帳套后，正確授權(quán)，即可解決(見表2).

表2 系統(tǒng)參數(shù)

1.4 操作員密碼遺失及解決辦法

用Foxpro或Visual Foxpro打開GLWIN下所建帳套中的單位代碼:XX，則可找到一個(gè)表單文件a—CZ.dbf，經(jīng)過分析會(huì)發(fā)現(xiàn)，所有系統(tǒng)操作員，操作員的姓名和口令等信息均存儲(chǔ)在于此，打開窗口后，其中CZMC和CZMM兩個(gè)字段的內(nèi)容，就是該帳套操作員名稱和密碼.

2 基礎(chǔ)信息設(shè)置中出現(xiàn)的問題及解決辦法

(1)在“建立會(huì)計(jì)科目”功能中有兩個(gè)窗口，一個(gè)“瀏覽窗口”(科目列表窗口)，另一個(gè)“編輯窗口”(建立科目窗口)，如果要想在操作過程中看到某一個(gè)窗口的全部?jī)?nèi)容，可用鼠標(biāo)單擊窗口內(nèi)的任一空白處，即可完成兩個(gè)窗口的切換.但有的初學(xué)者往往根據(jù)操作經(jīng)驗(yàn)通過“最小化”按紐來(lái)切換，結(jié)果主菜單的所有功能都從屏幕“消失”，連“X退出”功能也呈現(xiàn)灰色，無(wú)法進(jìn)行任何操作，屏幕下方的任務(wù)檔中也找不到最小化了的“編輯窗口”.其解決辦法為，單擊帳務(wù)系統(tǒng)窗口的還原按紐，“編輯窗口”即可還原;

(2)在建立復(fù)幣式會(huì)計(jì)科目時(shí)，當(dāng)在科目復(fù)幣式下方的小框中輸入外幣代碼時(shí)，系統(tǒng)顯示“此外幣代碼尚未定義”.其解決辦法為，在建立會(huì)計(jì)科目前，事先在“系統(tǒng)設(shè)置”中的“外匯匯率管理”中先定義外幣代碼及匯率輸入;

(3)余額欄不能寫數(shù)字，當(dāng)我們裝入某科目余額時(shí)，系統(tǒng)提示“此控作只讀”.其解決辦法如下為，若該科目為分部門核算科目，應(yīng)按“M部門”紐進(jìn)入分部門余額裝入表，裝完各部門余額后，系統(tǒng)自動(dòng)將各部門余額之和匯總填入到余額欄;若核科目不需要分部門核算，則先退出“初始余額裝入”功能，調(diào)用“建立會(huì)計(jì)科目”功能，取消該科目“分部門核算”復(fù)選框中的“√”號(hào);

(4)尚未錄完初始余額，然而菜單中“初始余額裝入”呈灰色，無(wú)法使用此功能.實(shí)際上，無(wú)論初始余額是否裝完、是否借貸方余額平衡，系統(tǒng)都提示為:全部科目余額是否都已裝完?按“確認(rèn)”鈕將關(guān)閉此功能.因此，對(duì)于沒有裝完余額或者裝完卻沒有試算平衡的初學(xué)者來(lái)說(shuō)一籌莫展.其解決辦法如下:

關(guān)閉“初始余額裝入”功能后，系統(tǒng)自動(dòng)在用戶文件夾內(nèi)形成一個(gè)Zrye××××men文件，其中××××為該年年份，假如帳套代碼為59，啟用年份2012年，則用戶文件為ZW 59中產(chǎn)生一個(gè)“Zrye 2012.men”文件，只要?jiǎng)h除此文件，即可恢復(fù)裝入初始余額功能[2].

3 實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題及解決辦法

(1)憑證輸入修改中出現(xiàn)的問題.在輸入會(huì)計(jì)憑證的時(shí)候，有的初學(xué)者沒有很好地領(lǐng)會(huì)一張記帳憑證只能編制一個(gè)會(huì)計(jì)分錄的道理，而是按照教材預(yù)先給定的會(huì)計(jì)分錄直接往計(jì)算機(jī)輸入憑證，一張憑證記完、采取“上翻”、“下翻”按紐來(lái)幫助完成，結(jié)果沒有按照會(huì)計(jì)程序的要求編制帳憑證[3].其解決辦法是:如果發(fā)現(xiàn)及時(shí)，通過F 7鍵，直接刪除最后一張憑證，但是如果已經(jīng)輸入了許多憑證，才發(fā)現(xiàn)再按F 7鍵刪除中間憑證系統(tǒng)不予支持，只有通過編寫紅字憑證(金額為負(fù)數(shù))即可完成;

(2)如果已記帳的憑證發(fā)生錯(cuò)誤，其解決辦法可通過按F 8鍵自動(dòng)紅字沖銷已記帳的憑證.

4 結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際操作的各種會(huì)計(jì)軟件的每個(gè)模塊中還會(huì)有容易出錯(cuò)的地方，只要熟悉和掌握會(huì)計(jì)軟件各個(gè)模塊的功能和操作技巧，在使用過程中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)在實(shí)際工作中順利地解決問題，更好地運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件.

[1]王劍盛.安易帳務(wù)處理系統(tǒng)常見操作錯(cuò)誤分析[J].中國(guó)會(huì)計(jì)電算化，2001(8):40－41.

[2]孫 磊.財(cái)務(wù)軟件常見操作問題的破解[J].財(cái)會(huì)研究，2010(6):43－44.

[3]張艷麗.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性分析[J].山西科技，2005(2):59－60.