常州市水利普查檔案管理工作綜述

劉 駿 張 翊 王 敏

（1.常州市水普辦，江蘇 常州 213000；2.常州市天寧區(qū)水普辦，江蘇 常州 213000；3.常州市長江堤防工程管理處，江蘇 常州 213000）

1 水利普查檔案的形成

水利普查檔案是指各級水利普查機(jī)構(gòu)在水利普查工作中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式與載體的歷史記錄。水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇，是水利普查的重要成果，是國家檔案資源的重要組成部分。水利普查檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地反映水利普查工作的過程與結(jié)果。

1.1 水利普查檔案內(nèi)容組成

第一次全國水利普查主要包括：河湖基本情況普查、水利工程基本情況普查、經(jīng)濟(jì)社會用水情況調(diào)查、河湖開發(fā)治理保護(hù)情況普查、水土保持情況普查、水利行業(yè)能力建設(shè)情況普查6個(gè)綜合調(diào)查以及灌區(qū)、地下水取水井2個(gè)專項(xiàng)普查（簡稱“6+2”）8個(gè)內(nèi)容。主要是普查河流、湖泊、流域的水資源與水文特征，河湖的利用與保護(hù)情況，水利工程的數(shù)量、分布、規(guī)模、效益，社會經(jīng)濟(jì)用水及其水環(huán)境，水土流失與水土保持措施的特點(diǎn)、分布、數(shù)量等。

依據(jù)水利普查的內(nèi)容可以預(yù)期形成水資源、水利工程、社會經(jīng)濟(jì)用水、水資源開發(fā)利用和保護(hù)、水土保持等方面的檔案材料，以及水利行業(yè)能力建設(shè)、灌區(qū)基本情況、地下水取水井等專項(xiàng)檔案材料。檔案的存檔介質(zhì)既包括管理文件、調(diào)查匯總統(tǒng)計(jì)的紙質(zhì)資料，也包括錄入的電子文檔以及數(shù)據(jù)庫與相關(guān)專用軟件資料。

1.2 普查檔案形成過程

水利普查劃分為四個(gè)階段：①前期準(zhǔn)備階段。開展普查方案設(shè)計(jì)、試點(diǎn)、培訓(xùn)和宣傳動(dòng)員。②清查登記階段。開展清查登記、臺賬建設(shè)和現(xiàn)場調(diào)查等工作。③填表上報(bào)階段。開展填表上報(bào)、數(shù)據(jù)處理、審核驗(yàn)收等工作。④匯總發(fā)布階段。開展普查成果驗(yàn)收、匯總發(fā)布和資料開發(fā)等工作。在這四個(gè)階段中，水利普查要形成調(diào)查與同級表格、圖件、文檔、影像資料等基本調(diào)查材料，這些材料直接記載著原始的水利信息，是最珍貴的第一手資料，具有較高的檔案保存價(jià)值；在第三階段進(jìn)行填表和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)期間將會產(chǎn)生相關(guān)的電子文檔，包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫和相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析軟件，是水利普查重要的中間成果；在前三個(gè)階段材料的基礎(chǔ)上所形成的不同級別的水利普查報(bào)告以及相應(yīng)的分專業(yè)報(bào)告，是水利普查的最終成果。因此，檔案工作要貫穿在水利普查的各個(gè)階段，跟隨普查的進(jìn)展，幫助有關(guān)普查單位做好各種資料的歸類與整理，不僅可以提高水利普查工作的質(zhì)量與效率，而且可為普查完成后各類資料的有效歸檔、防止重要資料的差錯(cuò)遺漏奠定良好的基礎(chǔ)。

2 水利普查檔案管理

在水利普查檔案工作開展前，要熟悉掌握一般科技類檔案工作方法，尊重檔案學(xué)的普遍規(guī)律，認(rèn)真分析水利普查的任務(wù)和目標(biāo)，熟悉普查檔案的工作流程，了解普查的工作方法和資料獲取的手段，根據(jù)普查工作不同階段采取不同工作方式，結(jié)合水利工作的自然、社會和工程特點(diǎn)，在關(guān)鍵點(diǎn)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)上與普查人員緊密配合協(xié)調(diào)，爭取在水利普查中不斷改進(jìn)檔案工作，以滿足水利普查檔案工作的要求。

常州市各級水普辦高度重視水利普查檔案工作，充分認(rèn)識做好水利普查檔案工作的重要意義，明確責(zé)任，健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化督查，將水利普查檔案工作與水利普查業(yè)務(wù)工作同步開展，以保證水利普查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

2.1 明確檔案管理工作責(zé)任

明確普查檔案工作人員的職責(zé)，是普查檔案工作的根本保障。常州市各級普查機(jī)構(gòu)按照有關(guān)要求建立了各項(xiàng)檔案管理工作相關(guān)制度，例如：《檔案室管理制度》、《檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》等。同時(shí)，明確水利普查機(jī)構(gòu)是水利普查檔案工作的責(zé)任主體，并明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利普查工作計(jì)劃中，配備檔案工作人員，統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)，為水利普查檔案的收集、管理、保管、利用等創(chuàng)造條件，提供保障。

2.2 開展多層次的培訓(xùn)

水利普查檔案工作人員是在水利普查工作中被臨時(shí)任命的，有的完全沒有檔案管理的基本常識和經(jīng)驗(yàn)，為此，開展水利普查檔案管理培訓(xùn)工作是水利普查檔案管理的重要環(huán)節(jié)。常州市水利普查檔案管理培訓(xùn)班專門聘請檔案局及水行政主管部門有豐富理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科技檔案管理專家為學(xué)員授課。授課內(nèi)容包括：水利普查檔案工作保障體系，檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，檔案歸檔、移交與檔案接收后的管理，檔案驗(yàn)收等，并結(jié)合實(shí)際，講解卷皮、檔案封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等項(xiàng)目的規(guī)范制作。通過培訓(xùn)，檔案管理人員可熟悉和掌握水利普查檔案收集、整理、歸檔等各個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能，為水利普查檔案管理工作順利開展打下較好的基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)溝通交流

水利普查由于涉及的范圍廣，文件資料類別比較多，檔案管理工作人員不一定對水利普查各階段、各專業(yè)的內(nèi)容了解詳細(xì)，必須和水利普查專業(yè)負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通了解獲取相關(guān)資料和內(nèi)容，以滿足水普檔案完整、系統(tǒng)的要求。常州市各級水利普查辦在檔案管理工作過程中，邀請檔案局、水行政主管部門專家，現(xiàn)場講授檔案管理基本知識，介紹檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，檢查指導(dǎo)檔案管理工作，為水普檔案建設(shè)特別是檔案信息化管理提供有力的技術(shù)支持，進(jìn)一步完善水普檔案的系統(tǒng)性，確保水利普查檔案滿足要求。

2.4 加強(qiáng)檔案管理督查

常州市水普辦每次召開水利普查工作會議均要求各級普查辦認(rèn)真做好檔案管理工作，在水利普查業(yè)務(wù)檢查同時(shí)，檢查水利普查檔案資料收集、整理情況，檢查整改過的數(shù)據(jù)內(nèi)容是否及時(shí)更新、完善，以保證水利普查檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。常州市水利普查辦還聯(lián)合市檔案局、市水行政主管部門檔案管理人員分幾個(gè)階段開展水利普查檔案管理專項(xiàng)督查：一是在水利普查檔案整理期間進(jìn)行檔案管理質(zhì)量督查；二是在上報(bào)驗(yàn)收申請后進(jìn)行驗(yàn)收前的質(zhì)量督查；三是驗(yàn)收后針對驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行抽查，進(jìn)一步督促整改。通過督查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，確保水利普查檔案管理工作規(guī)范、有序。

2.5 創(chuàng)新普查檔案管理

水利普查檔案屬于水利科技類檔案的范疇，常州市各級水利普查辦在檔案工作中不斷研究，創(chuàng)新改善工作方式，做到縱橫結(jié)合、條塊相通、資源共享。武進(jìn)區(qū)水普辦在水利普查初期，讓下級普查辦按專業(yè)類型收集整理普查資料，資料盒做到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一內(nèi)容，并由下級普查辦的水利普查指導(dǎo)員集中領(lǐng)取，水利普查業(yè)務(wù)工作結(jié)束后再收集上來，確保水利普查數(shù)據(jù)能夠有效利用。金壇市水普辦聯(lián)合市檔案局積極做好水利普查檔案的整理、編碼等工作；新北區(qū)水普辦結(jié)合自身特點(diǎn)，創(chuàng)新應(yīng)用，在水利普查資料收集的同時(shí)，及時(shí)布置水利普查成果的應(yīng)用，編制水利資料匯編材料等，為水利相關(guān)工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料。

2.6 積極開展檔案管理預(yù)驗(yàn)收工作

水利普查檔案專項(xiàng)驗(yàn)收有嚴(yán)格的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，開展預(yù)驗(yàn)收工作對水利普查檔案順利通過驗(yàn)收具有重要的作用。常州市水普辦在水利普查檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，聯(lián)合檔案局、水行政主管檔案管理專家，開展水利普查檔案預(yù)驗(yàn)收工作。并通過預(yù)驗(yàn)收，推廣好的做法，積累好的經(jīng)驗(yàn)，探索好的方法，確保水利普查檔案工作順利通過專項(xiàng)驗(yàn)收。

3 水利普查檔案專項(xiàng)驗(yàn)收

水利普查的成果是以后普查工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是珍貴的歷史資料。水利普查工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，遵守檔案檢查、驗(yàn)收制度。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的水利普查檔案是水利普查項(xiàng)目驗(yàn)收的必備條件，凡是水利普查檔案驗(yàn)收不合格的單位或項(xiàng)目，不得進(jìn)行水利普查工作驗(yàn)收。按照規(guī)定，常州市水普辦負(fù)責(zé)對縣級普查機(jī)構(gòu)檔案的驗(yàn)收工作。常州市根據(jù)規(guī)章制度建立與執(zhí)行情況，檔案管理設(shè)備設(shè)施及裝具情況，履行檔案監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)情況，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性進(jìn)行驗(yàn)收，于2012年11月在全省率先完成對縣級普查機(jī)構(gòu)的檔案驗(yàn)收工作。同時(shí)，市級水利檔案于2012年12月13日以優(yōu)良等級通過省級檔案驗(yàn)收。