江蘇省水利普查檔案管理工作實踐與思考

丁 虎 朱 瑋 韋鎖蘭

（江蘇省第一次全國水利普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，江蘇 南京 210029）

1 檔案工作概況

江蘇省第一次全國水利普查自2010年5月正式啟動，歷時3年，于2013年5月30日正式發(fā)布《江蘇省第一次水利普查公報》。在3年的普查工作過程中，我省始終將普查檔案工作擺在重要位置，認(rèn)真貫徹落實水利部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《第一次全國水利普查檔案管理辦法》（水辦〔2011〕161號），嚴(yán)格按照 2011年6月15日全國水利普查檔案培訓(xùn)的內(nèi)容及《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，扎實做好檔案管理工作。

2012年8月27日國務(wù)院水利普查辦在蘭州召開第一次全國水利普查檔案驗收工作座談會，對檔案驗收進(jìn)行了全面部署。江蘇省積極貫徹落實會議精神，于9月28日召開了全省水利普查檔案驗收工作座談會，積極推動普查檔案收集整理驗收工作。10月份省水普辦對13個省轄市和部分縣水利普查檔案工作進(jìn)行了督導(dǎo)檢查，11月份起，省水普辦會同省水利廳辦公室對13個市水利普查檔案工作進(jìn)行驗收，并委托市水普辦對所轄縣水利普查檔案工作進(jìn)行驗收。截止2013年1月29日，全省13個市、105個縣（市、區(qū)）全面完成了水利普查檔案驗收，累計整理歸檔水利普查紙質(zhì)檔案18432卷，照片16281張，光盤1060張。從驗收的情況看，市縣水利普查檔案著錄項目字跡清楚，書寫材料符合耐久性要求；案卷題名擬寫簡明扼要，案卷目錄編制符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，建立了水利普查歸檔文件材料的案卷級和文件級目錄及重要文件的全文數(shù)據(jù)庫，部分市縣還對除書本外的所有文檔以PDF格式進(jìn)行了全文掃描，實現(xiàn)了所有檔案的全文數(shù)據(jù)庫。

2 主要工作措施

2.1 加強組織保障

從水利普查工作開始，省水普辦領(lǐng)導(dǎo)對普查檔案管理工作十分重視，要求各級水利普查機構(gòu)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、成立檔案管理工作機構(gòu)，并配備專職檔案人員，建立相應(yīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證普查檔案整理與普查各項業(yè)務(wù)工作同步開展。全省各級水利普查機構(gòu)能夠明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，積極主動聯(lián)系所在地水行政主管部門和檔案管理部門，爭取當(dāng)?shù)貦n案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)支持，省水利廳和省檔案局就加強全省水利普查工作提出了指導(dǎo)性意見。在經(jīng)費保障上，省市縣三級普查辦在編制水利普查經(jīng)費預(yù)算時，專門將檔案管理經(jīng)費列入預(yù)算，并按照要求配置了符合安全保管條件的專用檔案庫房、辦公與庫房的設(shè)施、設(shè)備及檔案裝具，以滿足工作需要。

2.2 加強制度保障

省水普辦在水利普查初期就制定檔案接收、保管、利用、安全、保密等各項檔案管理工作制度，將檔案管理工作納入水利普查日常工作計劃，統(tǒng)籌安排經(jīng)費，為水利普查檔案的收集、整理、保管、利用創(chuàng)造條件，提供保障。省水普辦還專門制定了《江蘇省第一次全國水利普查檔案驗收工作實施方案》，并以正式文件印發(fā)，進(jìn)一步明確了檔案驗收程序與范圍，確保檔案驗收質(zhì)量。

2.3 加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

2011年11月，省水普辦組織13個市，105個縣，共計161人的水利普查檔案培訓(xùn)，邀請檔案專家詳細(xì)講解了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及具體操作方法。授課內(nèi)容包括：水利普查檔案工作保障體系，檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，檔案歸檔、移交與檔案接收后的管理及檔案驗收等，并結(jié)合實際，現(xiàn)場講解了卷皮、檔案封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等項目的規(guī)范制作。各市縣根據(jù)實際情況，也以多種形式組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，檔案管理人員掌握了水利普查檔案收集、整理、歸檔等各個檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的實際操作技能，為水利普查檔案管理工作順利開展打下較好的基礎(chǔ)。

2.4 加強溝通交流

在檔案管理工作過程中，各級普查機構(gòu)主動協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)檔案管理部門和地方檔案行政管理部門，尋求技術(shù)支持與指導(dǎo)。全省通過QQ群快捷溝通交流，部分地區(qū)還組織了異地交流學(xué)習(xí)活動，有效促進(jìn)了檔案工作。同時，以啟東市為典型，組織全省各市縣水普辦到啟東市學(xué)習(xí)水利普查檔案的先進(jìn)經(jīng)驗，極大地促進(jìn)了我省水利普查檔案工作水平的提高。

2.5 加強檔案管理督查

省水普辦每次召開水利普查會議時都要求各市縣認(rèn)真做好檔案管理工作。省水普辦還結(jié)合水利普查臺賬建設(shè)情況專項檢查、水利普查填表上報督查、水利普查質(zhì)量抽查等活動，對全省13個市和部分縣（市、區(qū)）的普查檔案整理情況進(jìn)行了督查調(diào)研，真正做到將普查檔案的管理工作與普查各項工作同步進(jìn)行。在檔案驗收階段，省水普辦聯(lián)合省水利廳辦公室檔案管理人員分三個階段開展水利普查檔案管理專項督查20余次：一是在各市開展檔案整理工作時進(jìn)行檔案管理質(zhì)量督查；二是在上報驗收申請后進(jìn)行驗收前的質(zhì)量督查；三是驗收后針對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行抽查，進(jìn)一步督促整改。通過督查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，確保水利普查檔案管理工作規(guī)范、有序。

3 確保水利普查檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全

3.1 檔案的完整性

省水普辦注重在水利普查期間產(chǎn)生的管理類、專業(yè)類及特殊載體類（水利普查電子、音像、實物類等）的應(yīng)歸檔文件材料收集齊全、完整，具體按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則開展工作。省水利普查各技術(shù)支撐單位嚴(yán)格按照水利部和國家檔案局制定的《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，依據(jù)水利普查文件材料歸檔范圍和自身工作職責(zé)，切實做到了職責(zé)范圍內(nèi)各類應(yīng)歸檔文件材料的完整收集和整理歸檔。

3.2 檔案的準(zhǔn)確性

一是紙質(zhì)歸檔文件材料記錄和反映的內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，圖紙編制符合規(guī)范要求，各項審核簽字手續(xù)完備，反映同一問題的不同檔案記載保持一致；二是重要階段或節(jié)點的電子數(shù)據(jù)，有可供直接利用的電子數(shù)據(jù)顯示形式和相應(yīng)的紙制檔案。

3.3 檔案的系統(tǒng)性

省水利普查辦檔案共分：水利普查管理文件類、河湖基本情況普查類、水利工程基本情況普查類、經(jīng)濟(jì)社會用水情況調(diào)查類、河湖開發(fā)治理保護(hù)情況普查類、水土保持情況普查類、水利行業(yè)能力建設(shè)情況普查類、灌區(qū)專項普查類、地下水取水井專項普查類、空間數(shù)據(jù)采集與處理類、水利普查音像、實物類等11大類。各類歸檔文件材料的整理符合系統(tǒng)性要求，做到了分類科學(xué)、組卷合理、排列有序。

3.4 檔案的信息化管理

建立了水利普查歸檔文件材料的案卷級和文件級目錄及全部水利普查文件的全文數(shù)據(jù)庫，確保存儲安全且能夠?qū)崿F(xiàn)相應(yīng)的檢索利用。

4 結(jié)語

經(jīng)過不懈努力，省水普辦共形成水利普查檔案258卷，其中，管理文件類178卷；河湖基本情況10卷；水利工程基本情況8卷；經(jīng)濟(jì)社會用水情況調(diào)查4卷；河湖開發(fā)治理保護(hù)情況8卷；水土保持情況14卷；水利行業(yè)能力建設(shè)情況11卷；灌區(qū)專項6卷；地下水取水井專項6卷；空間數(shù)據(jù)13卷；照片696張，光盤90張。2013年2月21～22日，江蘇省第一次水利普查省級檔案驗收會在南京召開，江蘇省水利普查檔案以優(yōu)良等級通過國家級驗收。