管好用好監(jiān)理信息 促進(jìn)監(jiān)理工作的開展

張繼兵

（上海海龍良策工程顧問有限公司，上海 200060）

0 引 言

監(jiān)理過程實(shí)質(zhì)上是信息資料管理的過程。監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息，能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動(dòng)作用。因此在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中，一般都配備專人專職負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的管理工作。筆者根據(jù)在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐，談?wù)剛€(gè)人的認(rèn)識(shí)。

1 監(jiān)理信息管理的目的和內(nèi)容

1.1 監(jiān)理信息管理的目的

監(jiān)理信息管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲(chǔ)存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息，以更好地指導(dǎo)工程建設(shè)。

1.2 監(jiān)理信息管理的內(nèi)容

監(jiān)理信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報(bào)表及計(jì)算機(jī)輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設(shè)過程中上級(jí)有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計(jì)變更及工程內(nèi)部文件；檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值等分類整理，根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時(shí)間和形成的自然規(guī)律等特征組卷；監(jiān)理報(bào)表信息主要有開工報(bào)表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報(bào)表、計(jì)量與支付用報(bào)表及工程進(jìn)度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報(bào)表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況，是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)。

2 監(jiān)理信息資料的特點(diǎn)

2.1 來源的廣泛性

監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及監(jiān)理組織內(nèi)部的各個(gè)部門；設(shè)計(jì)、招標(biāo)、實(shí)施等各個(gè)階段的各個(gè)單位乃至各個(gè)專業(yè)；質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個(gè)方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí)，必然影響到監(jiān)理工程師的判斷和決策的正確性和及時(shí)性。

2.2 信息量大

由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，涉及大量的監(jiān)理工作信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個(gè)方面的信息。既要掌握計(jì)劃的信息，又要掌握實(shí)際進(jìn)度的信息，還要對其進(jìn)行對比分析。

2.3 動(dòng)態(tài)性強(qiáng)

監(jiān)理信息資料管理的過程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。由于監(jiān)理工程師實(shí)施的控制是動(dòng)態(tài)的控制，因而大量的監(jiān)理信息也都是動(dòng)態(tài)的，需要及時(shí)收集和處理。

2.4 有一定的范圍和層次

業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實(shí)施過程中會(huì)產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息。只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項(xiàng)目，所需的信息既有共性也有個(gè)性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

2.5 信息的系統(tǒng)性

監(jiān)理信息資料是在一定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動(dòng)密切相關(guān)。監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個(gè)連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

3 監(jiān)理信息資料管理的重要性

3.1 監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄，監(jiān)理工作可查詢的文字依據(jù)，工程評(píng)估驗(yàn)收的依據(jù)

項(xiàng)目建設(shè)在整個(gè)實(shí)施過程中，每天都發(fā)生著各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量的監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計(jì)量記錄、工程款記錄等，滲透到監(jiān)理工作的各個(gè)方面。及時(shí)將這些監(jiān)理信息進(jìn)行收集、整理并形成文字資料，是監(jiān)理工程師進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾、處理糾紛、協(xié)調(diào)各種關(guān)系，促使目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

監(jiān)理信息的收集是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來。這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，因此一定要盡可能地全面和準(zhǔn)確。資料整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)的整理、歸檔，進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析，形成文字資料，并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時(shí)提供。監(jiān)理工程師可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷，解決工程實(shí)施中的問題。實(shí)踐證明：凡經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理后的信息資料，對監(jiān)理工程師較好地處理問題、準(zhǔn)確地作出判斷，能提供很大的幫助；而雜亂、零散的信息資料所起的作用則相反。

合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項(xiàng)中心任務(wù)。在工程實(shí)施的過程中或工程完工后，往往會(huì)出現(xiàn)一些爭議的問題。比如說，經(jīng)業(yè)主同意補(bǔ)簽的工程計(jì)量，往往承包單位報(bào)的量偏大而且提供的依據(jù)不足；此時(shí)，監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等的記載，可以較準(zhǔn)確地提供依據(jù)，形成合理的審核結(jié)果。同樣，對一些問題的描述，也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。當(dāng)然，監(jiān)理最終的質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的結(jié)論意見，一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果；二是通過專業(yè)檢測后試驗(yàn)單位提供的檢測數(shù)據(jù)；三是對施工過程控制的評(píng)價(jià)。其中一、三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。

3.2 監(jiān)理信息資料是工程在交付試驗(yàn)后運(yùn)行、保養(yǎng)、維修、改擴(kuò)建的依據(jù)

工程竣工驗(yàn)收交付使用后，在保修期內(nèi)往往會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問題。其原因往往和施工過程中的環(huán)境、使用材料、施工工藝及設(shè)備運(yùn)行的每一個(gè)細(xì)節(jié)有關(guān)，而這些可通過監(jiān)理日志、監(jiān)理旁站記錄、測量使用數(shù)據(jù)等監(jiān)理資料，查找并分析出現(xiàn)問題部位的作業(yè)時(shí)間段的天氣變化情況、使用設(shè)備運(yùn)行情況、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、操作人員、施工方法及過程中存在的問題等因素，準(zhǔn)確找出出現(xiàn)問題的原因，從而為維修處理提供可靠的依據(jù)。

工程的改、擴(kuò)建是常有的。尤其是地下管線的接入，必須要有各類管線的平面、高程的準(zhǔn)確位置，要有各段管網(wǎng)、管材質(zhì)量，回填質(zhì)量等資料。這些不可缺少的資料，都會(huì)集中反映在監(jiān)理工程師審核、總監(jiān)理工程師(以下簡稱“總監(jiān)”)簽認(rèn)的竣工圖上。

3.3 監(jiān)理信息資料是檢查監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)

監(jiān)理工作的編制監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理方案、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審；審批施工組織設(shè)計(jì)；審查承包單位質(zhì)保體系、安保體系；審查測量放線成果；審查開工報(bào)告；參加第一次工地會(huì)議，形成會(huì)議紀(jì)要；工序質(zhì)量控制；原材料報(bào)驗(yàn)審批；隱蔽工程驗(yàn)收；進(jìn)度控制；投資控制；主持每周監(jiān)理例會(huì)并發(fā)會(huì)議紀(jì)要，都是文字的東西或都要以文字記載為依據(jù)。因此，監(jiān)理在第一次工地會(huì)議上進(jìn)行交底時(shí)必須說明：監(jiān)理與承包單位的往來均以文字為準(zhǔn)。這是監(jiān)理工作的基本原則，即便是在緊急情況下，監(jiān)理可先發(fā)出口頭指令，承包單位可先按口頭指令實(shí)施；但事后應(yīng)在 24 h 內(nèi)補(bǔ)上文字指令。

上述所有由文字材料形成的監(jiān)理資料體現(xiàn)了監(jiān)理人員勞動(dòng)的成果。認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理、分類歸檔并妥善保管，極為重要。在某種意義上講，監(jiān)理資料集中反映了監(jiān)理工作的質(zhì)量和水平。因此，武漢市監(jiān)理協(xié)會(huì)和武漢市質(zhì)監(jiān)站在每年進(jìn)行的先進(jìn)項(xiàng)目監(jiān)理部評(píng)選和質(zhì)量工作大檢查中，都把監(jiān)理資料作為評(píng)定考核的主要依據(jù)。尤其是對已完工程項(xiàng)目，在某種意義上講成為唯一的依據(jù)。

3.4 監(jiān)理信息資料是追溯工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的主要證據(jù)

目前監(jiān)理資料與施工單位資料相比要更完整、更細(xì)、更具體一些。這是由于監(jiān)理資料來源于現(xiàn)場，來源于監(jiān)理旁站記錄，來源于監(jiān)理平行檢查和抽檢記錄；更是由于監(jiān)理是公正的第三方，比較客觀。加上又有專門的資料員進(jìn)行及時(shí)收集、及時(shí)整理。因此一旦有什么不清楚，均能通過查閱監(jiān)理資料找出依據(jù)作為證據(jù)以解決問題。例如，在有關(guān)的審計(jì)機(jī)關(guān)組織的對某體育中心主體結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)及市政工程的全面審計(jì)中，對一些問題提出了異議。施工單位無法提供確切的資料加以說明。最后通過查閱監(jiān)理資料找出了依據(jù)，解決了問題。

4 如何搞好監(jiān)理資料管理

4.1 明確責(zé)任、專人負(fù)責(zé)

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》3.2.2條第 13 款中明確，總監(jiān)職責(zé)“主持整個(gè)工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料”；在 7.4.2條中指出“監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施”。這就明確了總監(jiān)是監(jiān)理資料管理的責(zé)任主體?？偙O(jiān)應(yīng)對整個(gè)監(jiān)理資料管理提出目標(biāo)要求，提出指導(dǎo)性的意見，在實(shí)施過程中隨時(shí)檢查和關(guān)心監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔工作，同時(shí)指定專人具體實(shí)施。

4.2 及時(shí)收集，及時(shí)整理

監(jiān)理資料應(yīng)隨著工程實(shí)施進(jìn)展而及時(shí)收集、及時(shí)整理，杜絕事后突擊整理資料的做法。監(jiān)理資料的及時(shí)收集、及時(shí)整理，可以對存在的問題及時(shí)處理，不足的可以及時(shí)補(bǔ)上。例如監(jiān)理見證取樣送檢比例一般要求占承包單位自檢數(shù)量的30%。資料員在收集整理過程中通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以檢查是否滿足要求；如不足可及時(shí)補(bǔ)上。如果要等工程完工后再去整理分析，就無法解決問題了。

及時(shí)收集和整理，資料的連續(xù)性、系統(tǒng)性好，差錯(cuò)少；突擊整理則連續(xù)性、系統(tǒng)性差，差錯(cuò)也多。

4.3 做好承上啟下工作

資料管理員一定要接受總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)，吃透總監(jiān)的意圖，對資料收集、整理、分類、歸檔中存在的問題要及時(shí)向總監(jiān)匯報(bào)，爭取總監(jiān)的指導(dǎo)和幫助。同時(shí)，資料員要充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理部所有成員的積極性，使其都來參與和關(guān)心監(jiān)理資料的收集、整理工作。廣大監(jiān)理工程師、監(jiān)理員是第一線的人員。所有監(jiān)理信息都來自他們，所有原數(shù)據(jù)都來自他們。及時(shí)向他們收集信息、及時(shí)加以整理和分析，并將結(jié)果向他們反饋。對其中需要進(jìn)一步收集的數(shù)據(jù)向他們提出要求，確保原始資料的全面性和可靠性。

5 結(jié) 語

項(xiàng)目監(jiān)理信息資料體現(xiàn)的是監(jiān)理人員的勞動(dòng)成果。認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理、分類歸檔并妥善保管極為重要。監(jiān)理資料集中反映了監(jiān)理工作的質(zhì)量和水平。因此，公司監(jiān)理管理部每年在進(jìn)行先進(jìn)項(xiàng)目監(jiān)理組評(píng)選和質(zhì)量工作大檢查時(shí)，都把監(jiān)理資料作為評(píng)定考核的主要依據(jù)，尤其對已完工程項(xiàng)目幾乎成為了唯一的依據(jù)。