高校檔案應急管理體系研究

□文/朱煥芝 陸尚偉 朱秀春

（1.河北聯(lián)合大學；2.唐山廣播電視大學；3.唐山市中醫(yī)院 河北·唐山）

突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。高校檔案作為學校的歷史記憶寶庫，一旦遭受突發(fā)事件的危害，后果不堪設想。加強突發(fā)事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。

一、突發(fā)事件對高校檔案應急管理提出挑戰(zhàn)

1、風險意識缺乏。存在必然會有風險，不管這種風險是來自于自然的還是人為的。即使是嚴格按國家標準建立起來的檔案館，同樣會面臨各種各樣意想不到的風險，歷史上那些直到今天仍被學術界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來，檔案在突發(fā)事件中頻遭損失的情況，暴露出風險意識缺乏的問題。這也是高校檔案部門應當借鑒和警惕的。針對自然突發(fā)事件，既有的檔案保護技術和防護措施相對較為成熟，也積累了較為豐富的經(jīng)驗。近年來人為突發(fā)事件在高校有日趨增長之勢，需要格外引起重視。

2、應對能力不足。突發(fā)事件下的檔案應急管理包括預案編制、預測預警、信息報送、應急處理、信息發(fā)布、恢復搶救、調查評估等一系列環(huán)節(jié)，牽涉到組織架構、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應急管理不能局限于某一環(huán)節(jié)、某一領域，而必須從更高的層面來進行一種頂層設計，構建起包括應急體制、機制、預案等各方面內(nèi)容，涵蓋了檔案危機預防、處置和恢復等全過程的檔案應急管理體系。從現(xiàn)實情況來看，這方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應對能力。加之危機管理框架下的檔案管理研究是一個新興領域，理論研究尚待深化，實踐性有待檢驗。這些都勢必對高校檔案應急管理構成嚴峻挑戰(zhàn)。

3、重要難題來自于分級機制不完備。突發(fā)事件應急處置的特點和基于成本效益的分析，都要求檔案應急管理必須保重點、保核心。這就需要有相應的檔案安全分級機制來支撐。正如檔案價值鑒定是檔案工作中最困難的一環(huán)，現(xiàn)實中這方面也同樣是弱項。高校檔案機構一方面在存放檔案時考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對檔案安全管理狀況的風險等級評估。這就有可能導致在面對突發(fā)事件時，難以在有限的時間集中資源重點應對，最終貽誤時機，出現(xiàn)“玉石俱焚”的后果。

二、高校檔案應急管理應對策略

1、樹立檔案風險防范意識。強烈的風險意識是應對突發(fā)事件所必須具備的意識。由于產(chǎn)生和誘發(fā)的因素很多，突發(fā)事件很難做到及時預知預報，它更多的是建立在對既往事件和知識經(jīng)驗的積累和推斷分析上。當準備投入很大但并未發(fā)生或造成后果不像預想的那么嚴重時，就可能造成浪費，這也是導致很多人對此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對內(nèi)向封閉，似乎發(fā)生幾率不大，但若無準備，也許不經(jīng)意間它就悄然襲來，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強烈的風險意識，國際檔案學界就檔案機構應對突發(fā)事件已達成一個共識：最好的救災措施就是預防災害，預防比災后恢復更富有成效。強烈的風險意識有助于我們將著力點放在預防為主，防患于未然。

2、建立高校檔案應急體制。根據(jù)2007年頒布的《突發(fā)事件應對法》，我國已建立統(tǒng)一領導、綜合協(xié)調、分類管理、分級負責、屬地管理為主的應急管理體制。相應地，我們可以在學校應急管理的整體框架下分三個層面組建有關的檔案應急組織。指揮層面，學校整體應急機構可視作檔案應急管理的指揮機構；管理層面，可成立突發(fā)事件檔案應急管理領導小組，組長建議由分管檔案工作校領導擔任，設有學校檔案工作委員會的則由委員會主任擔任，組員由檔案部門及相關職能部處負責人組成；操作層面，檔案機構內(nèi)部成立由檔案業(yè)務骨干及有關專家組成的應急小分隊。對于某些檔案突發(fā)事件，還要根據(jù)有關規(guī)定向上級應急管理機構上報處置。據(jù)此，通過分級處理、分級響應，形成一個自上而下和充分協(xié)調的檔案應急管理組織指揮體系。

3、制定高校檔案應急預案。預案是高校檔案應急管理的核心和關鍵。國外的各類檔案機構包括國家檔案館、地方檔案館、大學檔案館，大多制定了相應的防災計劃或應急處置方案。我國許多高校也制定了有整體的或專項的突發(fā)事件應急預案。相對而言，高校檔案應急預案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校檔案應急機制。高校檔案應急機制包括檔案危機預警機制、應急資源調配與調動機制、檔案危機化解機制。本著預防為主的原則，檔案危機預警機制居于首位。檔案危機預警機制，主要是通過制定檔案部門應急預案，加強檔案安全預警和信息報告制度，采取適當?shù)念A防措施，避免突發(fā)事件發(fā)生，減少檔案損失后果。對重要、珍貴檔案，特別要注意進行多重備份或適當集中保管，提高其安全等級和系數(shù)，從而以最有限的資源來實施最有效的保護。

5、加強高校檔案應急管理相關研究。高校檔案應急管理作為一個新情況、新問題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風險，怎樣防范應對風險，要建設什么樣的應急管理體系，如何評估應急管理的成效，怎樣通過高校檔案應急管理來推動高校檔案管理方式和理念創(chuàng)新等。這就要求我們加強相關的研究，并及時做好相關研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領域應急管理研究的實際進展，都能盡最大可能整合到高校檔案應急管理預案中，從而盡可能為應對突發(fā)事件提供理論支持和現(xiàn)實指導。

［1］楊安蓮.國外檔案機構應對突發(fā)事件的主要做法［J］.檔案學通訊，2009.1.

［2］張燕.基于突發(fā)事件的高校檔案應急管理策略分析［J］.蘭臺世界，2010.5.