淺析高校檔案信息化建設

侯 平

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

近年來，隨著信息化技術的發(fā)展，我國高校檔案管理建設取得了明顯的成績，信息化程度得到了逐步的提高，各單位的檔案管理工作因此而進行著從手工管理方式向現(xiàn)代化管理的轉變。但是，實際上，這種轉變只是初步的，高校檔案管理的信息化程度仍然偏低，例如，檔案資源中豐富的信息未得到充分挖掘利用。同時，在檔案信息儲存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化過程中，還有許多具體問題需要加以解決。

一、高校檔案信息化建設中存在的問題

（一）認識上存在誤區(qū)

檔案信息化直到目前尚未形成一套較為完整的理論，因此，對檔案信息化建設必然存在著認識上的誤區(qū)。最突出的表現(xiàn)是認為信息化就是電子化、數(shù)字化，把檔案文獻的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡化的建設等同于檔案信息化的建設。許多高校在目前缺乏實施細則標準與指標體系的情況下，過分追求檔案工作的“現(xiàn)代化”“、信息化”，過于追求紙質檔案數(shù)字化的速度、進度、完成量，僅僅注意到了信息化的表面現(xiàn)象——電子設備，而沒有注意到信息化由內(nèi)及外的全部內(nèi)容，除設備的配置外，更重要的還在于規(guī)劃與論證的研究、資源與內(nèi)容的建設等等。“數(shù)字檔案館”的概念是個不斷豐富的過程，對館藏歷史檔案的數(shù)字化加工是其中一個比較重要的課題。近年來，相當多的檔案館把大量精力放在數(shù)字化加工上，但不少檔案館的著眼點還只不過是想通過對歷史檔案的數(shù)字化加工，改變目前頻繁進出庫房借閱檔案的勞頓之苦，而在一定程度上忽視了正在形成的電子文件的收集和管理問題。

另一誤區(qū)就是認為信息化是檔案部門或有限的幾個部門的信息化，缺乏系統(tǒng)觀，不能與全校的信息化建設統(tǒng)籌規(guī)劃、同步發(fā)展，不能同圖書館、網(wǎng)絡中心和其他信息機構合作，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享；落后甚至脫離于整體規(guī)劃，把檔案信息化變相為檔案部門的信息化，給檔案信息化建設的使用乃至發(fā)展蒙上不確定的陰影。

（二）管理上存在漏洞

首先，缺乏有力的宏觀調控。高校主管部門對檔案信息化建設的發(fā)展缺少周密的計劃和強有力的組織，沒有把檔案信息化納入學校整體的發(fā)展格局中，因此，往往在政策、資金、技術等方面缺乏支持力度。其次，高校檔案信息化存在盲目建設、重復建設問題，不重視投入產(chǎn)出的分析。在檔案信息化建設實施中目標體系混亂，中長期目標與短期目標錯位，方案不切實際，設備購置過于超前，從而造成了相當?shù)睦速M，使信息化建設難以持續(xù)發(fā)展。再次，信息流通中也存在許多問題。如各類檔案信息不平衡，某些信息貧乏，而某類信息過剩；一些檔案信息在加工處理和流通過程中失真；檔案信息加工遲滯，使信息價值受損，甚至失去價值；信息服務缺乏針對性和預測性等等。

（三）質量上存在不足

主要表現(xiàn)以下幾個方面：

一是不能很好地與信息需求相協(xié)調，在建設的標準化方面做得不夠。在設計檔案信息網(wǎng)絡的體系結構、選擇網(wǎng)絡的軟硬環(huán)境、確定相關的技術標準時，不能采用已成熟的信息技術及其成果，確保其可行性和可靠性；較少考慮信息技術的發(fā)展，使檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)在技術上具有先進性、前瞻性和可擴展性。檔案信息化建設的相關標準，不僅體系復雜，而且因信息技術的急速發(fā)展而處于相對的變動之中。

二是缺乏一定的前瞻性與安全性。未能很好地立足現(xiàn)實，把握未來發(fā)展尤其是信息技術的發(fā)展趨勢，沒有足夠重視技術標準的更新。同時，檔案信息化建設的安全性原則是一項綜合性的系統(tǒng)工程，信息網(wǎng)絡的基礎設施建設、上網(wǎng)檔案信息的準備、網(wǎng)上檔案信息管理服務及網(wǎng)絡環(huán)境的維護等各個環(huán)節(jié)都密切關聯(lián)著安全問題。目前高校在這些安全方面所采取的態(tài)度和措施都是不足的，在建立、規(guī)范、聯(lián)通網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化，應加強安全意識和措施。

二、高校檔案信息化建設的應對策略

胡錦濤同志曾經(jīng)指出：“檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)?！备咝n案信息化建設必須適應高校教育體制改革的要求，創(chuàng)新機制，提高認識，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學化。

（一）進行整體規(guī)劃，確保經(jīng)費投入。高校檔案系統(tǒng)的信息源點多面廣、縱橫交錯、關系復雜，如果不進行科學合理的整體規(guī)劃，很難把信息化建設工作推行下去。應該由檔案和計算機兩方面的專業(yè)人員組成一個規(guī)劃小組進行整體框架設計，結合本單位的實際情況，制定出包括近期實現(xiàn)目標和遠期發(fā)展方向在內(nèi)的整體規(guī)劃，同時也要制定出包括各項切實可行的方法、措施在內(nèi)的具體實施方案。整體規(guī)劃要符合校情，避免好高鶩遠、華而不實，要本著量力而行、適當超前的原則，確定各階段分步實施的計劃。在具體措施的選擇上，要遵循適用的原則，所有被整合處理的檔案信息必須能夠適應信息被提供利用的需要，發(fā)揮好檔案保存和延續(xù)“社會記憶”并為現(xiàn)實各項工作服務的功能。

（二）完善管理制度，不斷拓寬信息采集渠道，提高標準化水平。檔案是最重要的歷史記錄載體，不論采取什么樣的手段進行管理，其自身具有的反映歷史、佐證過去的固有屬性不應該改變。實現(xiàn)數(shù)字化以后，檔案的保存、保密、查閱、復制等一系列管理上的問題將隨之發(fā)生變化，其焦點是電子檔案上網(wǎng)以后如何維護檔案數(shù)據(jù)庫的安全、限制調閱權限及保護好知識產(chǎn)權和科研教學機密。因此，建立一整套在數(shù)字化背景下的規(guī)范的管理制度，是完成好這項工作的前提，沒有制度作保障一切工作將無章可循。上網(wǎng)以后，有時一個不經(jīng)意的失誤給學校乃至國家?guī)淼呢撁嬗绊懯请y以估量的，因此檔案信息化建設必須做到有章可循，有章必循。

高校的檔案館（室）聯(lián)網(wǎng)以后自然就成為本校檔案信息的中心節(jié)點，也就是說在發(fā)揮檔案信息資源庫作用的同時還應是檔案信息傳輸?shù)臉屑~。檔案上網(wǎng)的目的就是使使用者快捷地獲取更多的檔案信息，挖掘檔案信息資源、不斷充實檔案信息數(shù)據(jù)庫應成為檔案工作的一項經(jīng)常性的任務。重點是采集和處理好本校有價值的檔案信息，特別對二級單位的信息采集應形成制度、不留死角；其次是對校外有價值的、權威的檔案信息網(wǎng)站應建立鏈接，以方便本校師生查閱。

加強電子文件的歸檔和管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效地保存在檔案部門，為“電子公文和紙質公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設，在做好原有館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設工作的同時，加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設，加快實現(xiàn)手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大的方便。建立檔案信息安全保障體系，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或未設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則。

（三）加強隊伍建設，培養(yǎng)檔案管理人才。檔案信息化建設的過程與新知識、新技術的普及密不可分，因此人才隊伍建設問題是檔案信息化建設成敗的關鍵。高校檔案部門要把培養(yǎng)和鍛煉一支現(xiàn)代化知識型的檔案管理人才隊伍作為一項戰(zhàn)略任務來抓，加強對檔案信息化人才建設工作的宏觀管理，遵循人才成長規(guī)律，根據(jù)不同的人員類別進行合理的培養(yǎng)安排，最大程度地發(fā)揮所長。一是配好檔案管理人員。要選派思想素質好、工作認真負責、文化水平高并且具有一定檔案業(yè)務知識的同志擔任檔案管理工作；二是穩(wěn)定檔案管理隊伍。學校應多為檔案管理人員創(chuàng)造有利條件，鼓勵檔案管理人員安心工作，不應將適合檔案管理工作的人員隨意調離，嚴格控制不合理的人員流動；三是加強檔案工作培訓。學校應為專兼職檔案管理人員創(chuàng)造條件，支持他們參加培訓班、業(yè)務研討會、學術交流、專題講座。學習內(nèi)容不僅是檔案方面的知識，還應有相關的現(xiàn)代化辦公技術、計算機網(wǎng)絡技術的知識，以及教學評估方面的知識等。

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