高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀及對策探索

吳志鋒

（五邑大學(xué) 職業(yè)生涯規(guī)劃教研室,廣東 江門 529020）

隨著高等教育規(guī)模的快速發(fā)展和社會、政府對就業(yè)服務(wù)多元化發(fā)展的期望，畢業(yè)生檔案管理服務(wù)應(yīng)對著新的挑戰(zhàn)。畢業(yè)生檔案作為畢業(yè)生信息的最可信載體，是記錄學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，是企事業(yè)單位選擇畢業(yè)生的重要依據(jù)，也是畢業(yè)生完成就業(yè)派遣的重要憑據(jù)。近年來，很多高校都加快了畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化工作，但由于高校個(gè)體間的差異，畢業(yè)生檔案管理中還存在著許多有待改善之處。如何有效的規(guī)范檔案管理工作是高校畢業(yè)生檔案管理人員亟需解決的現(xiàn)實(shí)問題。筆者依據(jù)近幾年來檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從檔案管理人員和經(jīng)費(fèi)、檔案材料收集、檔案服務(wù)查詢功能、檔案傳遞工作四個(gè)方面的情況進(jìn)行切入分析，提出改善檔案管理的可行實(shí)踐措施，

一、畢業(yè)生檔案管理普遍存在的問題

（一）畢業(yè)生檔案管理人員和經(jīng)費(fèi)缺乏

高校對于畢業(yè)生檔案的重視程度還不夠高，校內(nèi)沒有專職的畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)。畢業(yè)生檔案管理負(fù)責(zé)部門多設(shè)在就業(yè)指導(dǎo)部門或檔案館中，檔案管理人員多為兼職工作。由于這些部門人員編制普遍緊缺，在就業(yè)指導(dǎo)部門中的檔案管理人員除了負(fù)責(zé)檔案管理外，還要處理就業(yè)指導(dǎo)中心的招聘、學(xué)生咨詢、網(wǎng)絡(luò)管理、任課等多項(xiàng)的事務(wù)；學(xué)校檔案館除了管理學(xué)生檔案外還要負(fù)責(zé)全校的各種形式的資料存儲、學(xué)校年鑒的編寫等諸多事務(wù)，使得這些部門的兼職管理人員很難有充足時(shí)間和精力投入到畢業(yè)生檔案管理上，多采取粗線條管理。此外，由于對經(jīng)費(fèi)投入的不足，檔案管理上的相關(guān)硬件設(shè)備更新、場地保養(yǎng)都相對滯后，有的高校甚至連檔案柜的數(shù)量都不足，把檔案直接堆放地方。面對畢業(yè)生人數(shù)不斷增加和檔案服務(wù)功能的需求，高校畢業(yè)生檔案管理的人員、經(jīng)費(fèi)的投入顯得難以應(yīng)付。

（二）畢業(yè)生檔案材料的收集力度和范圍欠缺

畢業(yè)生最終的檔案材料主要包括：中學(xué)時(shí)代材料、學(xué)生登記表、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、入團(tuán)材料、入黨材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料、報(bào)到證存根、體檢表以及參加各類各類社會竟賽及社會實(shí)踐活動的材料。材料涉及到學(xué)生工作部門、教務(wù)部門、各院系部、醫(yī)務(wù)部門等校內(nèi)多個(gè)部門，由于畢業(yè)生檔案管理部門的行政職能不高，在檔案材料收集上往往顯得力度不足。各個(gè)部門單位在送遞檔案材料上出現(xiàn)拖延滯后、材料格式五花八門、材料缺漏等問題。其次由于缺乏完善有度的檔案收集條例，在檔案材料的收集范圍上不能明確，個(gè)別部門只上交鑒定材料、學(xué)籍成績單、體檢表等主要的材料，其他具有很重要的輔證材料，如誠信信用材料、助學(xué)貸款材料、社會實(shí)踐評價(jià)等，往往被忽視。檔案材料收集力度和范圍的欠缺最終形成了畢業(yè)生檔案材料的單一和不規(guī)范。

（三）檔案查詢服務(wù)功能不齊備

畢業(yè)生檔案的重要作用就是查看和考證畢業(yè)生的相關(guān)信息，查詢服務(wù)功能是檔案管理中的重要職能。畢業(yè)生在大四學(xué)年的求職中，有很多事項(xiàng)涉及到個(gè)人檔案的輔證，如公務(wù)員事業(yè)單位的政審、入黨的證明、個(gè)人身體健康體檢證明、學(xué)習(xí)成績單證明等，甚至是畢業(yè)生的派遣、落戶、定級都與檔案息息相關(guān)。在實(shí)際中，多數(shù)畢業(yè)生檔案管理者為兼職管理，自身檔案管理專業(yè)知識欠缺，其次由于缺乏系統(tǒng)檔案管理導(dǎo)致檔案材料存放無序、出現(xiàn)材料漏缺、涂改等現(xiàn)象嚴(yán)重影響檔案的查詢服務(wù)功能。有的檔案管理員過度關(guān)注檔案的保密性，學(xué)生有查詢需求時(shí)，往往要大費(fèi)周章跑幾個(gè)部門開具證明，方可批準(zhǔn)簡單查閱。另外，由于檔案管理信息化程度過低、信息化共享手段不足，有些材料還是到了需要查詢時(shí)才到相關(guān)部門收集材料，如此種種不便給畢業(yè)生就業(yè)帶來了不良的影響，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案查詢服務(wù)的效度大大減低。

（四）畢業(yè)生檔案傳遞工作不規(guī)范

畢業(yè)生檔案管理工作實(shí)質(zhì)涵括兩個(gè)重要部分：檔案材料收集和檔案傳遞。檔案傳遞工作的效果是衡量檔案管理服務(wù)的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著畢業(yè)生人數(shù)的增加和就業(yè)方式的多元化，使得檔案的傳遞工作出現(xiàn)地域差別大、行業(yè)差別大、屬性差別大等狀況，使得傳遞過程多元化、復(fù)雜化。很多畢業(yè)生就業(yè)去向?yàn)榉枪衅髽I(yè)，但不具備保管檔案的權(quán)利，也不需要任職畢業(yè)生的檔案，由此檔案對就業(yè)的直接影響力下降，很多畢業(yè)生的檔案意識弱化，把檔案棄置學(xué)?；蛉瞬欧?wù)中心，由此出現(xiàn)了大量的棄檔或“死檔”。各地人才中心對檔案接收工作缺乏統(tǒng)一安排，有需要機(jī)要傳遞、有只用快遞即可、有可自帶。有的學(xué)校為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，采取學(xué)生檔案自帶，學(xué)生不來領(lǐng)取檔案就當(dāng)歷史檔案放置學(xué)校。有的學(xué)校為了簡化檔案傳遞，把畢業(yè)生的檔案作一刀切處理，在畢業(yè)生離校后就把檔案寄出，使得延長學(xué)年或結(jié)業(yè)的畢業(yè)生的只能在真正畢業(yè)后要自帶學(xué)位、畢業(yè)登記材料到檔案所在單位存檔案材料。由于檔案傳遞工作的不規(guī)范，使得出現(xiàn)棄檔、死檔、改寫檔案等問題，畢業(yè)生、企業(yè)、人才交流中心與學(xué)校的矛盾時(shí)有發(fā)生，影響了學(xué)生的就業(yè)、企業(yè)的招錄工作以及學(xué)校的運(yùn)作。

二、應(yīng)對畢業(yè)生檔案管理不良現(xiàn)狀的對策

（一）增強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和加大經(jīng)費(fèi)投入

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是優(yōu)化檔案管理，完善資料收集的重要基礎(chǔ)。高校應(yīng)加大檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。畢業(yè)生檔案管理應(yīng)設(shè)專人專崗管理（以具備檔案學(xué)人員為主），各院系可由輔導(dǎo)員或教學(xué)秘書擔(dān)任兼職管理人員，負(fù)責(zé)各院系的檔案材料收集。學(xué)校的檔案管理部門要開展相關(guān)的檔案管理教育培訓(xùn)，通過邀請專家講學(xué)、視頻教學(xué)、對外交流、進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式提高檔案人員的管理素質(zhì)。還可以通過勤工助學(xué)等形式選擇責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過硬的勤工學(xué)生協(xié)助開展檔案管理的一些事務(wù)性工作，從而提高檔案管理的效率。最后，高校應(yīng)該加大對畢業(yè)生檔案管理部門的投入，一定要保證檔案管理的硬件設(shè)備、場地等達(dá)到檔案管理?xiàng)l例的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，省級的行政部門可以進(jìn)行合理化的周期性檢查，監(jiān)督各高校完善硬性的檔案管理建設(shè)。

（二）制定明確歸檔范疇，做好統(tǒng)籌監(jiān)督工作

針對檔案管理和材料收集的模糊問題，各高校應(yīng)嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定全校統(tǒng)一的歸檔材料類型以及規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，明確哪些材料應(yīng)當(dāng)歸檔，哪些不能歸檔。尤其是一些具備輔政性作用的材料收集，諸如參加或組織哪一級的活動，獲得哪一級授予的榮譽(yù)稱號、受到了哪一級批評或處分等等，需要有明確的界定。由于畢業(yè)生工作多屬于學(xué)生工作部門，學(xué)生工作部門應(yīng)建立好統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，可由分管學(xué)生工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任畢業(yè)生檔案管理委員會的負(fù)責(zé)人，同時(shí)把教務(wù)、后勤、各院系書記納入委員會中，建立一個(gè)覆蓋檔案工作需求的組織架構(gòu)，以提高檔案管理部門開展各項(xiàng)檔案工作的效率。同時(shí)可制定相關(guān)的考核制定，把其納入到學(xué)生工作考核，對出色完成檔案管理的部門進(jìn)行表揚(yáng)，對后進(jìn)單位進(jìn)行通告品批評，逐步在校內(nèi)構(gòu)建重視畢業(yè)生檔案建設(shè)的氛圍。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案查詢服務(wù)

由于高校檔案專職管理人員較少，要做好檔案查詢服務(wù)工作必須加強(qiáng)信息化服務(wù)工作，建立從檔案柜——個(gè)人檔案——檔案材料的完整信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而建立多種信息收集工具，以適應(yīng)學(xué)生對檔案的查閱。對于這方面的工作可以結(jié)合學(xué)生的鍛煉進(jìn)行開展，筆者曾嘗試申請以檔案管理系統(tǒng)開發(fā)為主題的校級學(xué)生科研課題，在開展課題研究中，筆者讓學(xué)生通過整理檔案、開發(fā)檢索功能等實(shí)踐活動完成了檔案管理的信息化初步工作，學(xué)生也通過課外課題立項(xiàng)鍛煉了個(gè)人的能力。其次，畢業(yè)生檔案人員要提高檔案管理意識，增強(qiáng)檔案查詢服務(wù)意識，不要對學(xué)生查檔“諱莫如深”。對于合理的檔案查詢訴求，在做好合理的登記基礎(chǔ)上，應(yīng)予以迅速細(xì)致的協(xié)助，特別是對于政治審查、學(xué)習(xí)成績查詢、身體概況了解等關(guān)乎學(xué)生就業(yè)的主要查詢項(xiàng)目。

（四）因地制宜，嚴(yán)格做好檔案傳遞工作

高校要重視畢業(yè)生檔案價(jià)值，規(guī)范檔案傳遞工作，必須嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定及時(shí)將檔案送遞到相關(guān)的企事業(yè)單位、人才交流中心，杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規(guī)范的現(xiàn)象。高校也可結(jié)合實(shí)際情況對于畢業(yè)生相對集中的報(bào)到單位和檔案托管部門，如高等院校、大型企業(yè)、人才市場等，采取檔案由專人送交、直接辦理轉(zhuǎn)、遞手續(xù)的辦法，減少中間環(huán)節(jié)的誤差。其次，要及時(shí)做好檔案單位接收憑據(jù)的收集，以便畢業(yè)生進(jìn)行查詢了解。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案意識教育，通過召開班會、就業(yè)指導(dǎo)講座、培訓(xùn)班等活動向畢業(yè)生傳遞檔案涉及到職稱定級、戶口遷移、社會保障等關(guān)聯(lián)個(gè)人權(quán)益的重要性，提高畢業(yè)生對于自身檔案的重要性認(rèn)識，使得畢業(yè)生在畢業(yè)后都能關(guān)注自身檔案去向，參與到檔案傳遞工作的核查中，從而能即時(shí)糾正檔案傳遞不到位的問題。

三、結(jié)語

高校畢業(yè)生檔案里是大學(xué)生涯的個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平的反映材料，是用人單位選擇畢業(yè)生的重要憑證，是畢業(yè)生完成就業(yè)派遣相關(guān)手續(xù)的重要材料，對畢業(yè)生就業(yè)有著十分重要的作用，如何強(qiáng)化畢業(yè)生檔案管理是提高和延伸就業(yè)服務(wù)的必然課題，高校要嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，應(yīng)自身情況，不斷的探索優(yōu)化檔案管理的措施，才能有針對性地做好檔案管理工作。

（注：本文為2011廣東省高等教育科學(xué)研究課題“基于‘珠中江同城化’下高校就業(yè)創(chuàng)業(yè)聯(lián)盟模式研究”的部分研究成果，項(xiàng)目編號：11GJB125088）

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