高校檔案管理工作探析

王淑萍

（山東煙臺職業(yè)學(xué)院，山東 煙臺 264000）

隨著高等教育改革的逐步深入，高校檔案管理工作由原來單一的、獨(dú)立的、封閉式的管理格局，轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡(luò)管理為主要工具的檔案信息自動化、網(wǎng)絡(luò)化、開放化模式。因此，把檔案建設(shè)納入學(xué)校管理工作的整體規(guī)劃之中，及時(shí)準(zhǔn)確的搜集信息，整理相關(guān)資料，科學(xué)地建立完整、規(guī)范、系統(tǒng)的檔案資料網(wǎng)，已成為現(xiàn)實(shí)的迫切需要。適應(yīng)新形勢下的工作需要，為各級部門分析和研究問題提供高質(zhì)量、時(shí)效性資料，為高校教育改革的思路、決策提供科學(xué)依據(jù)成為高校檔案管理工作改革的重要任務(wù)。本文就高校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行探析，力圖使高校檔案的管理適應(yīng)新形勢下的發(fā)展，得到更好的開發(fā)和利用，為教育學(xué)改革服務(wù)，為學(xué)校和社會的發(fā)展服務(wù)。

一、積極與時(shí)代接軌，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識

高校檔案管理工作領(lǐng)域存在著理論滯后的現(xiàn)象由來已久，主要原因是檔案部門較長時(shí)間處于封閉和半封閉狀態(tài)。檔案管理工作的本質(zhì)是什么？教科書和學(xué)者一直認(rèn)為是它的原始性和記錄性。近幾年，迅速發(fā)展的辦公自動化使檔案內(nèi)涵和形式發(fā)生了深刻的變化，從而影響檔案發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案管理形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互作用的多種要素構(gòu)成的多層次多結(jié)構(gòu)的復(fù)雜系統(tǒng)。在新形勢下，檔案的外在形式和內(nèi)容都發(fā)生了變革，我們單純從原始性和記錄性這兩點(diǎn)去認(rèn)識檔案管理工作，就不全面了，高校檔案管理工作應(yīng)積極與時(shí)代接軌，樹立現(xiàn)代化意識。

在外在形式和組成上，檔案管理過程中存在著有序性和歷史性。檔案載體隨著歷史的演變，對檔案的原始記錄性的影響較為深刻。當(dāng)前，以機(jī)代筆已成為現(xiàn)實(shí)，人們直接運(yùn)用微機(jī)管理各種文獻(xiàn)信息資源以及信息的傳遞、存取、咨詢等，隨著微機(jī)的普及應(yīng)用，脫離了費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的手工操作，定稿和底圖的概念將會慢慢消失，檔案的原始性隨之而改變。隨著計(jì)算機(jī)的大量應(yīng)用于高校管理，數(shù)字化檔案信息資料也與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。辦公自動化環(huán)境下的電子檔案、數(shù)字檔案等，對傳統(tǒng)的的檔案管理模式形成了極大的沖擊之勢，成為檔案工作研究的熱點(diǎn)。由于現(xiàn)代化的檔案管理工作是以計(jì)算機(jī)為手段，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，因此高校檔案管理隊(duì)伍需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。

在內(nèi)容上，如今的檔案與信息、情報(bào)、圖書資料在內(nèi)容上存在著交叉滲透性。辦公自動化的飛速發(fā)展，一方面使許多學(xué)科越分越細(xì)，另一方面又使許多專業(yè)學(xué)科的界限越來越模糊，他們相互交叉綜合，彼此相融，這些特點(diǎn)在檔案領(lǐng)域里也明顯的體現(xiàn)出來。檔案學(xué)與它的相近專業(yè)信息、情報(bào)、圖書、資料等，不管是在研究內(nèi)容上還是在管理方式上，或是在開發(fā)形式上，都有趨于統(tǒng)一的傾向。在實(shí)際工作中，我單位根據(jù)它們在內(nèi)容上交叉與相互滲透，在作用上相互補(bǔ)充與認(rèn)證的特點(diǎn)，嘗試采用文檔一體化進(jìn)行管理，取得了很好的效果，實(shí)踐也證明，這種檔案管理方式在企事業(yè)單位很有適應(yīng)性。有人也存在疑問——在中國古代，檔案與圖書、典籍、資料是分不開的，形成了一套系統(tǒng)理論，現(xiàn)在又將檔案與信息、情報(bào)、圖書、資料一體化管理，是不是認(rèn)識上的一種倒退呢？答案顯然是否定的。古代由于科學(xué)發(fā)展緩慢，才造成了文史不分家，文檔不分家的現(xiàn)象。今天辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化飛速發(fā)展，各種社會活動的開展往往需要多方面的參與。社會實(shí)踐的活動的復(fù)雜性要求各學(xué)科結(jié)合在一起，靠單一的信息情報(bào)渠道是難以承擔(dān)復(fù)雜的社會化生產(chǎn)對知識的多方面的需要的，因此，多學(xué)科的綜合是社會生產(chǎn)力發(fā)展的必然。檔案與相關(guān)知識領(lǐng)域的綜合是學(xué)科進(jìn)步的反映，絕不是知識上的倒退。高校檔案工作者必須清楚的認(rèn)識到這一點(diǎn)，更好地去引導(dǎo)和規(guī)范檔案、信息、情報(bào)、圖書資料一體化管理模式向健康的軌道發(fā)展。

過去有人認(rèn)為，檔案的作用是憑證和參考作用，這是不完整的，只認(rèn)識到檔案的憑證與參考作用，實(shí)際上是將檔案與社會孤立起來后得到的結(jié)論，在古代檔案信息對社會指導(dǎo)的作用不大時(shí)，檔案的作用當(dāng)然是憑證與參考的作用了。今后，在現(xiàn)實(shí)工作中，有很多文件（特別是法規(guī)文件和技術(shù)文件）歸檔保存后，仍在起著執(zhí)行的作用，這種執(zhí)行效用也體現(xiàn)著檔案重要的現(xiàn)實(shí)作用。檔案的現(xiàn)實(shí)作用與在歸檔前的文件的作用是一致的，我們不能因?yàn)橐粋€(gè)歸檔手續(xù)就人為地將其現(xiàn)實(shí)作用一筆勾銷。只有現(xiàn)實(shí)作用消失后，才有歷史作用即憑證與參考作用的出現(xiàn)。高校檔案管理人員要在深刻人事檔案作用的基礎(chǔ)上，有效地去開發(fā)和研究檔案信息資源，努力實(shí)現(xiàn)管理自動化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存取真實(shí)廣泛實(shí)效化、收藏?cái)?shù)字化、資源保密、共享適度化等等。

二、求新學(xué)新提高專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的成效起著決定性的作用。目前高校檔案工作還有許多不盡人意的地方，首先是檔案組織機(jī)構(gòu)不健全，專職檔案人員少；其次，文件歸檔程序不夠規(guī)范，給立卷保管、存機(jī)和檔案利用都帶來困難；許多學(xué)校由于資金不足，致使許多設(shè)備缺乏，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、自動化的目標(biāo)。我們應(yīng)針對這些問題，采取相應(yīng)措施，培養(yǎng)既精通檔案專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代高科技知識，具備良好的職業(yè)道德的檔案管理人員，這是提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證。

因變思新，因變革新。檔案信息自動化、網(wǎng)絡(luò)化、開放化模式的轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作發(fā)生了深刻變化，我們清楚的看到，當(dāng)今影響檔案管理工作發(fā)展的主要問題是滯后的觀念和不合時(shí)宜的技術(shù)，主要矛盾是新的技術(shù)手段與落后的管理手段之間的矛盾。目前，檔案部門的現(xiàn)狀是一方面渴望新技術(shù)新方法的普及，另一方面又不知如何將新技術(shù)新方法運(yùn)用到具體實(shí)踐中去；一方面呼喚著革命，另一方面是變革到來之時(shí)又顯得驚慌失措。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因，是技術(shù)與體制的發(fā)展出乎檔案管理工作者之意料，使其觀念、思維方式、認(rèn)識一下子難以調(diào)整過來。針對這種情況，我們要因變思新，因變革新，不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。因變而重思勤，因變而調(diào)研。在教育改革和檔案管理轉(zhuǎn)型的新形勢下，諸如傳統(tǒng)的檔案手工操作管理手段怎樣與電子化、數(shù)字化管理過渡銜接，檔案怎樣為改革和社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等檔案管理的新問題已經(jīng)擺在我們面前，不下功夫去研究，檔案管理工作的發(fā)展就會受到影響。高校檔案管理人員要勤于思考，認(rèn)真調(diào)查研究，積極探索檔案與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系以及檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律等，解決理論難題，求的實(shí)踐工作的發(fā)展。

三、建立健全的高校檔案管理制度，規(guī)范完善管理體制

早在1987年9月5日中華人民共和國頒布了《檔案法》，為我國的檔案管理工作指定了明確的方向。2008年8月20日，根據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定，教育部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高校檔案管理工作做出了細(xì)致的規(guī)定。高校檔案室要在貫徹落實(shí)國家檔案法規(guī)的基礎(chǔ)上建立健全各項(xiàng)制度，規(guī)定一套可行的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作的順利展開。檔案室的管理工作應(yīng)在檔案的立卷歸檔，保管管理、統(tǒng)計(jì)、查閱、鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)建立明確的規(guī)章制度。各部門檔案管理人員也應(yīng)建立明確的崗位責(zé)任制，使高校檔案管理工作有章可依，更好的貫徹執(zhí)行。也使廣大的教職工自覺按章辦事并嚴(yán)格監(jiān)督規(guī)章制度的執(zhí)行情況。在檔案工作實(shí)踐過程中，規(guī)章制度也應(yīng)在新的形勢下不斷的修改完善，以增強(qiáng)對檔案工作各環(huán)節(jié)的針對性、指導(dǎo)性。

在現(xiàn)實(shí)情形中，雖然部分高校貫徹了檔案法的要求，規(guī)范了檔案管理制度，但仍有很多高校因?yàn)楦鞣N原因，檔案管理沒有納入科學(xué)、法制的規(guī)范，校內(nèi)各單位各自為政，人員配備不到位，管理制度不健全，檔案管理水平低下，難以為師生提供及時(shí)有效的服務(wù)。要改變這種情況，我認(rèn)為應(yīng)從以下方面入手：（1）高校領(lǐng)導(dǎo)提高對檔案作用重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，提高教職工對檔案管理的重視程度，增強(qiáng)大家的檔案意識，共同配合專兼職人員做好檔案管理工作。（2）建立科學(xué)有效的檔案管理制度，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，建立明確的責(zé)任機(jī)制，任務(wù)細(xì)化、責(zé)任到人，建立專核競爭機(jī)制，充分調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和主動性。

四、重視教學(xué)檔案的管理工作，為教學(xué)改革提供科學(xué)依據(jù)

高校是以教學(xué)、科研為中心，教學(xué)是高校的主要內(nèi)容，高校的檔案管理工作除一般的文書檔案管理之外，更應(yīng)重視和加強(qiáng)的是教學(xué)檔案管理工作。

教學(xué)檔案是高校檔案的重要核心組成部分，這是因?yàn)椋叩葘W(xué)校在大量的教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動中，形成許多有價(jià)值的教學(xué)材料，這是教學(xué)改革的歷史憑據(jù)，對這些有珍貴歷史價(jià)值的材料，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔。高校教學(xué)檔案主要來源于教務(wù)處、電教處、科研處及各教學(xué)系部、實(shí)驗(yàn)室等部門。主要內(nèi)容包括以下部分：（1）教學(xué)文件，包括教學(xué)大綱、優(yōu)秀教案等內(nèi)容。教學(xué)大綱是由國家教委主持編制的具有法律作用的材料，是各專業(yè)教學(xué)的依據(jù)。自編教材、教學(xué)參考資料、典型講義、優(yōu)秀教案等是學(xué)校教師教學(xué)成果的體現(xiàn)和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)方面的積累，是可供他人學(xué)習(xí)借鑒的寶貴資料。另外，還有教學(xué)實(shí)習(xí)材料、各科考試題標(biāo)準(zhǔn)答案、優(yōu)秀作業(yè)等內(nèi)容。（2）教學(xué)管理中形成的文件，包括招生工作、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)管理、教室培訓(xùn)等方面材料。如招生簡章、錄取名單、教學(xué)計(jì)劃、課程進(jìn)度表、任課教師安排表、學(xué)生注冊表、各科成績表、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考核、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生分配方案、教學(xué)分析對照表及教師國內(nèi)外培訓(xùn)規(guī)劃等方面材料。（3）教師業(yè)務(wù)檔案，它主要反映每位教師任職教學(xué)工作方面的情況，如授課門類、工作量、教學(xué)效果、進(jìn)修情況、科研情況、本人特點(diǎn)及學(xué)年度成果、論文、著作的鑒定等情況。

高校教學(xué)檔案在全校檔案管理中處于非常重要的地位，加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)，要把力量放在提高管理水平上，其中主要應(yīng)從三方面入手：（1）抓好目標(biāo)責(zé)任制。責(zé)任要明，職責(zé)要清，目標(biāo)要具體。（2）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。作為協(xié)調(diào)工作，對全校各部門檔案管理要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對從事該專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，以提高其管理能力和水平。（3）主動熱情的為教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)，積極組織教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用，使教學(xué)檔案信息不斷地從各個(gè)檔案管理部門輸送出來，以便全校教師能從中取其精華，提高教學(xué)工作水平。

檔案工作要為教學(xué)服務(wù)，必須建立完善的服務(wù)機(jī)制。首先是在校內(nèi)擴(kuò)大服務(wù)對象，建立良好的服務(wù)關(guān)系，樹立學(xué)校檔案工作新形象，使檔案由原來主要為領(lǐng)導(dǎo)決策、指導(dǎo)教學(xué)服務(wù)，轉(zhuǎn)向?yàn)槿＝搪毠ぴ谏罨逃母镏蟹?wù)，為全面提高教學(xué)政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和教育質(zhì)量提供參考。檔案工作為教學(xué)改革服務(wù)要有重點(diǎn)，要選好突破口，這個(gè)突破口應(yīng)選在教學(xué)檔案更好的開發(fā)利用上。因?yàn)榻處煹臉I(yè)務(wù)檔案比較全面的反映了教師業(yè)務(wù)水平，是教師職稱評定晉級評優(yōu)等最好的考核資料，所以應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對這部分檔案的管理和開發(fā)利用。對教學(xué)檔案進(jìn)行積極的開發(fā)利用，可以更好的調(diào)動廣大教師工作的積極性，推動教學(xué)改革的深入發(fā)展。

[1]中華人民共和國檔案法，中國人民共和國檔案實(shí)施辦法.

[2]馮惠玲.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2006.

[3]丁志民.檔案館與學(xué)校教育[M].青海檔案學(xué)會，2002.