淺談如何構(gòu)建公司債權(quán)債務(wù)的內(nèi)部控制體系

劉 燕

（中交武漢港灣工程設(shè)計(jì)研究院有限公司，湖北 武漢 430000）

債權(quán)債務(wù)一直是很多公司難以解決的問題。這是由于債權(quán)債務(wù)的特性決定的，其本質(zhì)是公司同客戶及供貨商三者間關(guān)系的利益調(diào)整與維護(hù)。最近幾年，很多公司的經(jīng)濟(jì)收益出現(xiàn)了嚴(yán)重的下降，其共同點(diǎn)之一就是大量呆賬、死賬、三角債等共同存在。所以，創(chuàng)建完善的債權(quán)債務(wù)控制系統(tǒng)就是當(dāng)前公司內(nèi)部會計(jì)控制的重要事情。

一、進(jìn)行債權(quán)債務(wù)控制的原因

其原因主要分為兩點(diǎn)：其一，依照現(xiàn)實(shí)出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，根據(jù)《會計(jì)法》相關(guān)規(guī)定及國家統(tǒng)一的會計(jì)制度來進(jìn)行債權(quán)債務(wù)控制；其二，要確保債權(quán)債務(wù)所涉及的內(nèi)容收錄真實(shí)、準(zhǔn)確、全面和及時(shí)，推行債權(quán)債務(wù)責(zé)任劃分制度，開展債權(quán)債務(wù)追究責(zé)任原則。按照“誰掛賬，誰銷賬”的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而確保資金回收及時(shí)，縮短債權(quán)時(shí)間。另外，建立相應(yīng)的債權(quán)模式，降低公司債務(wù)負(fù)擔(dān)，從而確保資金的正常流通及運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、公司債權(quán)債務(wù)的內(nèi)部控制流程

（一）將債權(quán)債務(wù)責(zé)任劃分到部門

在進(jìn)行債權(quán)債務(wù)的內(nèi)容控制時(shí)，將其相關(guān)責(zé)任劃分到部門內(nèi)。主要指的是同項(xiàng)目發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來或業(yè)務(wù)的相關(guān)部門，包含同對方進(jìn)行溝通、商洽、簽署等，還包含已向財(cái)務(wù)部上交付款的部門。相關(guān)責(zé)任劃分的部門其主要辦理人就是其主責(zé)任人，負(fù)責(zé)清理所要處理的債權(quán)債務(wù)，相關(guān)責(zé)任劃分的部門中批次人及負(fù)責(zé)人是次要責(zé)任人。

（二）將債權(quán)債務(wù)職責(zé)進(jìn)行分工

公司在對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)其不同職責(zé)進(jìn)行分工劃分。具體可分為后勤采購、相關(guān)業(yè)務(wù)、合同管理、財(cái)務(wù)等部門，通過相互分工、合作，保證公司經(jīng)濟(jì)收益。其中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)安排專人對債務(wù)及債權(quán)的審核工作進(jìn)行核算、簽署、清理。財(cái)務(wù)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對債權(quán)債務(wù)的清理工作進(jìn)行監(jiān)督、對債權(quán)債務(wù)的合理性進(jìn)行審查等；后勤采購部門負(fù)責(zé)制定物資的購買規(guī)劃，簽訂采買相關(guān)合同等；相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對相關(guān)的工程業(yè)務(wù)進(jìn)行保證，按時(shí)完成項(xiàng)目工作，同時(shí)簽署勞務(wù)合同。

三、公司債權(quán)債務(wù)的內(nèi)部控制辦法

（一）對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行審核

財(cái)務(wù)人員在對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行核算工作時(shí)，首先要對初始資料進(jìn)行檢驗(yàn)，包含物資購買票據(jù)、訂貨單、項(xiàng)目驗(yàn)收單、項(xiàng)目規(guī)格以及資金數(shù)量等。當(dāng)確定其業(yè)務(wù)真實(shí)、有效后，找尋相關(guān)部門簽署章，確定其符合標(biāo)準(zhǔn)后再進(jìn)行會計(jì)核算工作。

（二）對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行確定

財(cái)務(wù)人員依照現(xiàn)實(shí)出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對債權(quán)債務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行確定，主要包含以下幾點(diǎn)內(nèi)容：其一，對應(yīng)收款項(xiàng)的確定，其過程是在勞動者已經(jīng)履行其勞動義務(wù)，合同也已經(jīng)生效，相關(guān)的手續(xù)已經(jīng)全部齊全時(shí)進(jìn)行的確定活動；其二，對票據(jù)的確定。當(dāng)各種勞動及相關(guān)數(shù)據(jù)憑證都符合法律效益后進(jìn)行票據(jù)確定工作，應(yīng)用商業(yè)票據(jù)匯總的結(jié)算方法，對其內(nèi)容，應(yīng)收款項(xiàng)數(shù)目、債權(quán)票據(jù)等進(jìn)行確定；其三，對預(yù)付款數(shù)目及項(xiàng)目的確定，根據(jù)我國《合同法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同的簽署工作，同時(shí)由單位的責(zé)任人進(jìn)行批準(zhǔn)、授權(quán)，依照合同的內(nèi)容為供貨方提供一定數(shù)額的貨款，對預(yù)付款的數(shù)目及項(xiàng)目進(jìn)行確定；其四，對其他應(yīng)收取的款項(xiàng)進(jìn)行確定，其他應(yīng)收取的款項(xiàng)指的是企業(yè)沒有經(jīng)過經(jīng)銷活動的應(yīng)收債權(quán)，主要包含各種保證金、賠款及備用金等，財(cái)務(wù)人員應(yīng)依照單位主要負(fù)責(zé)人提供的批準(zhǔn)，相關(guān)部門提供的初始數(shù)據(jù)及資料對其進(jìn)行確定；其五，對沒有付清的款項(xiàng)進(jìn)行確定，依照購銷合同把所要購買的商品權(quán)及沒有付清的款項(xiàng)進(jìn)行確定；其六，對應(yīng)該收付的票據(jù)進(jìn)行確定，應(yīng)該收付的票據(jù)來源與企業(yè)的購買貨物的環(huán)節(jié)，購買貨物的一方向售出貨物的一方提供的商業(yè)票據(jù)，在進(jìn)行票據(jù)開具過程時(shí)，辦理人應(yīng)對貨物的合同、清單及訂貨單、驗(yàn)貨單都進(jìn)行詳細(xì)的核實(shí)，同時(shí)核對發(fā)票數(shù)額，通過財(cái)務(wù)管理人員簽字蓋章后方可將票據(jù)交給簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)，另外，票據(jù)應(yīng)在登記簿上進(jìn)行記錄。辦理人不可以進(jìn)行“應(yīng)該收付票據(jù)”的核對工作；其七，對其他應(yīng)該收付款項(xiàng)的確定。其他應(yīng)該收付款項(xiàng)指的是非購銷或非接受勞務(wù)應(yīng)付的款項(xiàng)，主要包含單位自身的承辦租金，暫時(shí)接受其他部門或個(gè)人的資金，保證金及養(yǎng)老金等，財(cái)務(wù)人員根據(jù)現(xiàn)實(shí)中的金額進(jìn)行確定工作；其八，對應(yīng)該繳納的稅金進(jìn)行確定。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)對公司經(jīng)營收入及利潤進(jìn)行整理，按照相關(guān)規(guī)定對所應(yīng)繳納的稅金數(shù)目進(jìn)行確定。

（三）對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行記錄

公司會計(jì)人員在審核及確定債權(quán)債務(wù)內(nèi)容后，在賬目中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，保證以后有據(jù)可查。

（四）對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行清理

當(dāng)發(fā)生債權(quán)債務(wù)以后，主要辦理人應(yīng)盡快、積極地對債權(quán)債務(wù)進(jìn)行清理，財(cái)務(wù)人員有責(zé)任督促相關(guān)人員進(jìn)行債權(quán)債務(wù)的審查、檢驗(yàn)、簽認(rèn)等工作。同時(shí)輔助主要辦理人盡快清理債權(quán)債務(wù)，在一段時(shí)間后對債權(quán)債務(wù)的清理工作進(jìn)行檢查。主要包含以下幾點(diǎn)內(nèi)容；其一，當(dāng)應(yīng)該接收的款項(xiàng)到達(dá)時(shí)限時(shí)沒有交付資金時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)事前通知相關(guān)部門及主要辦理人對其進(jìn)行催款；其二，如果應(yīng)該接收的款項(xiàng)超過三個(gè)月仍沒有進(jìn)行清理，財(cái)務(wù)人員就要定期向主要經(jīng)辦人及相關(guān)負(fù)責(zé)人提供催繳通知；其三，對于那些由于個(gè)人原因超支或預(yù)支的資金，主要辦理人在進(jìn)行債權(quán)債務(wù)業(yè)務(wù)辦理后，應(yīng)盡快辦理報(bào)銷手續(xù)，同時(shí)將剩余的款項(xiàng)全部結(jié)算清楚。如果主要辦理人在資金借支、預(yù)支一個(gè)月后仍沒有辦理報(bào)銷過程，財(cái)務(wù)人員應(yīng)出示書面材料給部門負(fù)責(zé)人，監(jiān)督借支人進(jìn)行清帳；其四，公司應(yīng)該依據(jù)自身的賬務(wù)償還能力控制債權(quán)債務(wù)模式，同時(shí)根據(jù)合同規(guī)定上的時(shí)限還清債務(wù)，不可以隨意拖延還款時(shí)間；其五，對于那些時(shí)間較長或跨年的債權(quán)債務(wù)來講，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在每年的年底開具對賬單，交由主辦人同對方進(jìn)行數(shù)據(jù)核對，并取得對方的簽字，如果出現(xiàn)問題要盡快查明緣由。

四、總結(jié)

總而言之，公司在進(jìn)行債權(quán)債務(wù)的內(nèi)部控制體系時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循國家相關(guān)規(guī)定，依照企業(yè)自身內(nèi)部發(fā)展制定相應(yīng)的方針策略，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力。因此，對構(gòu)建公司債權(quán)債務(wù)的內(nèi)部控制體系進(jìn)行探討是值得相關(guān)工作人員深入思考的事情。

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