高校教學(xué)秘書工作探析

潘 篪

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，遼寧 大連 116052）

引言

教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理的中心工作。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用，為教學(xué)工作服務(wù)，為本部門教師和學(xué)生服務(wù)，工作繁雜，責(zé)任重大。在實(shí)際工作中，民辦高校的教學(xué)秘書還承擔(dān)著行政秘書的工作，工作強(qiáng)度之大可想而知。教學(xué)秘書是各系部教學(xué)管理的主要力量，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量關(guān)系到各系部的教學(xué)管理工作質(zhì)量，教學(xué)秘書是督促、檢查、落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)政策、目標(biāo)、措施在基層貫徹執(zhí)行的主要力量，它是教學(xué)管理工作的重要組成部分。

一、教學(xué)秘書崗位目前存在的問題

我國高校普遍存在著重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象，認(rèn)為教學(xué)管理是事務(wù)性工作，不需要專業(yè)知識和技能，可替代性很強(qiáng)。教學(xué)秘書只是在做著機(jī)械的重復(fù)性的勞動。教學(xué)秘書工作量大、責(zé)任大、任務(wù)重；遇到突發(fā)事件多，精神壓力過大；待遇差距大；教學(xué)秘書的工作缺乏培訓(xùn)和指導(dǎo)等，造成了教學(xué)秘書對待工作的積極性不高，以致影響到其自身發(fā)展。

教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)被忽視。教學(xué)秘書崗位沒有受到重視，工作任務(wù)繁重，缺乏主觀能動性。部分教學(xué)秘書對所從事的工作缺少自豪感及不被認(rèn)同、理解和尊重，造成一些教學(xué)秘書心理失衡，缺乏積極的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，對工作沒有熱情，沒動力、自信心不足、缺乏進(jìn)取心和責(zé)任感，缺乏創(chuàng)新性和靈活性。同時，伴隨高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)大量增加，在教學(xué)管理人員緊張的情況下，繁重的工作使得教學(xué)秘書疲于應(yīng)付。

二、教學(xué)秘書的職責(zé)與定位

（一）教學(xué)秘書的定位。教學(xué)秘書工作首先應(yīng)定位于服務(wù)。在工作中，教學(xué)秘書要擺正自己的位置。凡事力求做到位但不越位；主動參與各項(xiàng)工作，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，但不決策。只有角色定位準(zhǔn)確，才能當(dāng)好參謀和助手。領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是進(jìn)行決策，秘書在決策過程中，為決策者提供信息。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的第一線工作人員，是學(xué)校教學(xué)管理各項(xiàng)規(guī)章制度等的有利執(zhí)行者，教學(xué)改革的促進(jìn)者，同時還要有較強(qiáng)的政策水平，成為教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手。

（二）教學(xué)秘書的崗位職責(zé)。1.協(xié)助、配合教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理工作。2.多方溝通與協(xié)調(diào)工作。3.信息地傳遞工作。及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級通知及安排，使教學(xué)工作井然有序。4.常規(guī)教學(xué)管理工作。理順教學(xué)管理工作中的每一個工作環(huán)節(jié)是教學(xué)秘書的責(zé)任所在。5.檔案材料管理工作。教學(xué)檔案是學(xué)院改革發(fā)展的見證，是教師進(jìn)行教學(xué)改革的重要依據(jù)，是檢查系、部教學(xué)質(zhì)量重要依據(jù),是教師考核的重要參考。教學(xué)秘書工作關(guān)乎教學(xué)一線工作的順利進(jìn)行。教學(xué)秘書工作要力求做精、做細(xì)。

三、教學(xué)秘書的工作創(chuàng)新與效率的提高

（一）對教學(xué)秘書工作加強(qiáng)認(rèn)識，尊重并重視教學(xué)秘書工作。目前，多數(shù)高校對教學(xué)秘書工作不夠重視，表現(xiàn)在—教學(xué)秘書參觀、交流、學(xué)習(xí)的機(jī)會很少，教學(xué)秘書的待遇偏低等，這都會影響他們創(chuàng)新工作的積極性。只有重視基層教學(xué)管理者的團(tuán)隊(duì)建設(shè),不斷改善基層教學(xué)管理者的薪資福利待遇，給予他們專業(yè)培訓(xùn)、職級晉升的機(jī)會等，切實(shí)做到工作上支持，生活上幫助，才能調(diào)動教學(xué)管理人員的積極性和主動性，為教學(xué)管理工作的開展創(chuàng)造好的氛圍和有利的環(huán)境。特別是需要要把一大批具有碩士以上學(xué)歷、思想政治素質(zhì)過硬、愛崗敬業(yè)、勇于付出的優(yōu)秀人才吸引到教學(xué)管理隊(duì)伍中來,建立起綜合素質(zhì)較高的教學(xué)管理隊(duì)伍。從各方面加強(qiáng)對教學(xué)管理工作的重視程度—讓教學(xué)秘書參加教學(xué)管理研討會；鼓勵他們提高職稱和學(xué)歷；安排教學(xué)秘書參加高校組織的教學(xué)秘書培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)開闊視野，同時，將先進(jìn)的教育教學(xué)管理理念，融入到實(shí)際教學(xué)管理工作中去，對于教學(xué)管理工作的有效提高將起到非常重要的作用。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自己。教學(xué)秘書工作屬于管理學(xué)范疇。因此，教學(xué)秘書在日常的教學(xué)管理工作中，要學(xué)會用管理學(xué)知識來指導(dǎo)實(shí)踐，注意按管理規(guī)律辦事，同時還要加強(qiáng)各種辦公軟件知識的學(xué)習(xí)與運(yùn)用，有效地開展教學(xué)管理工作，提高工作效率。只要以一種不斷學(xué)習(xí)的心態(tài)從事工作，創(chuàng)新工作方法，增強(qiáng)自信心和工作成就感，使自己的能力得到提升，以適應(yīng)學(xué)院的快速發(fā)展。

（三）通過服務(wù)創(chuàng)新，提高工作效率。作為學(xué)院的服務(wù)窗口，教學(xué)秘書要清楚自己的工作職責(zé)，努力提高服務(wù)質(zhì)量和效率。要謙虛謹(jǐn)慎，真誠服務(wù)，不推脫，不浮躁，這樣才能贏得的尊重，有利于更好的展開工作，提高工作效率。堅(jiān)持“以人為本”的管理理念，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的有機(jī)結(jié)合。教學(xué)管理的本質(zhì)就是服務(wù)，服務(wù)于教師，服務(wù)于學(xué)生。在實(shí)際工作中，要增強(qiáng)服務(wù)意識，做到管理與服務(wù)并重，將服務(wù)師生的思想貫穿于教學(xué)管理的始終，將服務(wù)貫穿于教學(xué)管理的全過程，努力為師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

（四）創(chuàng)建寬松的環(huán)境，健立激勵機(jī)制。教學(xué)秘書工作需要得到理解。給予教學(xué)秘書一個寬松、自由的工作環(huán)境，才能充分的發(fā)揮教學(xué)秘書的創(chuàng)造性。實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新制度是前提，要建立激勵機(jī)制，幫助教學(xué)秘書實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展，激發(fā)其創(chuàng)新熱情。高校的高層管理者應(yīng)積極采取措施，改善教學(xué)秘書的工作條件和待遇。首先，配置良好的辦公設(shè)備，有利于教學(xué)秘書提高辦事效率。再有，教學(xué)秘書工作沒有得到相關(guān)職能部門及領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可，表現(xiàn)在教學(xué)秘書的付出與回報相對失衡，教學(xué)秘書的待遇和教師有著很大的差別。通過制度建設(shè)給予教學(xué)秘書一定的發(fā)展空間和充分的人文關(guān)懷；在制定晉職、晉級、進(jìn)修、評優(yōu)、福利等有關(guān)政策時充分考慮到他們的利益。個別高校在對教學(xué)秘書的培養(yǎng)上走在前列，如“哈爾濱學(xué)院”將教學(xué)秘書定為科級,這無疑是對教學(xué)秘書工作的肯定,有利于教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定與發(fā)展。

（五）多方面多渠道調(diào)動工作的積極性，提高工作效率。1．強(qiáng)化信息化工具的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化。（1）現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的在高校的應(yīng)用，提高了信息傳遞的及時性、準(zhǔn)確性、可靠性。借助教務(wù)管理系統(tǒng)，管理者可以大幅度降低人工失誤率，提高了資源利用率。在客戶端學(xué)生可以登陸教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生評教、選課、考試報名、重修報名等，既方便了學(xué)生、輔導(dǎo)員和教學(xué)秘書，又體現(xiàn)出教學(xué)管理 “以人為本”的管理理念。教學(xué)秘書利用教務(wù)管理系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力代替手工操作完成對教學(xué)數(shù)據(jù)、教學(xué)信息的迅速、準(zhǔn)確的處理，從中提煉出帶有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為全過程的動態(tài)管理和科研課題的研究提供數(shù)據(jù)支持。（2）教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)信息的收集者和傳遞者。搭建有效的辦公溝通渠道，如創(chuàng)建辦公QQ群，辦公郵箱，創(chuàng)新工作手段，有助于提高工作的質(zhì)量和效率。2．加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，擴(kuò)大對外交流。教學(xué)管理人員自身的素質(zhì)高低，不但影響教學(xué)管理工作水平，而且對學(xué)生的成才、成長起著潛移默化的作用,因此，我們要提高教學(xué)管理隊(duì)伍的專業(yè)知識水平,加強(qiáng)理論知識和政策能力的培養(yǎng)、創(chuàng)新意識的培養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使他們的業(yè)務(wù)水平、處理新情況、新問題的應(yīng)變能力和預(yù)見能力不斷得到提高。同時，還要加強(qiáng)與兄弟院校之間的交流與學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn),促進(jìn)教學(xué)管理的持續(xù)改進(jìn)。3．遵循制度，保證效率。教學(xué)秘書要熟悉學(xué)院有關(guān)教學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過對學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)和宣傳，使師生明確各項(xiàng)要求，得到師生的配合。要依靠制度管理人和事，減少各種因素的干擾，這樣才能節(jié)省時間，提高效率。4．加強(qiáng)工作的預(yù)見性和主動性。（1）加強(qiáng)預(yù)見性。教學(xué)秘書要掌握教學(xué)運(yùn)行過程中的客觀規(guī)律，熟悉教學(xué)管理各階段的工作內(nèi)容、特點(diǎn)及工作流程，對各種可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行事前控制，消除隱患，以保證教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。對有規(guī)律可循的事務(wù)提前安排提前布置，計(jì)劃性與靈活性相結(jié)合，給自己的工作留有“時間空間”，萬事趕在前面，如遇突發(fā)事件，盡可能避免事務(wù)疊加的情況。（2）加強(qiáng)主動性。教學(xué)秘書要充分考慮教師的困難和需求，征求教師的意見，堅(jiān)持“服務(wù)于教師而不是管理教師”的信念，以科學(xué)化、規(guī)范化的管理和高效率的工作為教師服務(wù)。對教師的教學(xué)工作進(jìn)行安排時，在不違反教學(xué)原則的情況下，盡可能的使教師以愉快的心情完成教學(xué)任務(wù)，增強(qiáng)教師教學(xué)的動力，提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書應(yīng)盡量幫教師分擔(dān)一些事務(wù)性、重復(fù)性的工作，如調(diào)課、試卷歸檔、工作量統(tǒng)計(jì)、教材征訂、各類教學(xué)統(tǒng)計(jì)表格的填寫等，使之將更多的精力用于教學(xué)、科研，從而將服務(wù)落到實(shí)處，得到教師的認(rèn)可、配合與支持。5．增強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書要善于運(yùn)用溝通技巧來減少工作中可能遇到的各種摩擦和矛盾。在實(shí)際工作中，由于閱歷、性格、職位不同的個體對同一事物的認(rèn)識和理解不同．教學(xué)秘書應(yīng)采取不同的溝通策略，進(jìn)行有效溝通，建立廣泛的、良好的工作氛圍—對待領(lǐng)導(dǎo)要適應(yīng)其工作方法，當(dāng)好參謀和助手；對待相關(guān)職能部門的同事要謙虛謹(jǐn)慎，以誠相待，與他們保持密切協(xié)作關(guān)系；對待教師要熱情周到、相互信任，積極主動地做好教學(xué)服務(wù)工作；對待學(xué)生要關(guān)心愛護(hù)、積極引導(dǎo)，耐心細(xì)致地做好學(xué)習(xí)服務(wù)工作。6．規(guī)范檔案管理，提高工作效率。教學(xué)管理工作是承前啟后的，具有多層次、多學(xué)科、多環(huán)節(jié)、連續(xù)性、周期性等特點(diǎn)，若想提高工作效率，就要規(guī)范工作流程，發(fā)揮檔案的教學(xué)服務(wù)功能。（1）可以隨時為領(lǐng)導(dǎo)、教師提供各種方便查閱、分析的資料、數(shù)據(jù)；（2）可以為教學(xué)秘書工作不斷規(guī)范、總結(jié)、梳理工作流程提供實(shí)例和參考依據(jù)。7．具備良好的心理素質(zhì)。高校教學(xué)秘書，不僅要有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，而且要有良好、積極的心態(tài)，要有一種奉獻(xiàn)精神和全心全意為師生服務(wù)的意識。工作方式上要體現(xiàn)人性化，注重人本管理，建立并維護(hù)良好的教學(xué)秩序。在工作過程中，教學(xué)秘書要注意勤溝通，多督促，促進(jìn)各項(xiàng)工作的積極推進(jìn)。大量教學(xué)材料的收集、整理、總結(jié)等工作壓在教學(xué)秘書身上，使其忙得分身乏術(shù)，容易產(chǎn)生消極的思想；而相對來講，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書素質(zhì)的提高、職務(wù)的晉升、崗位的流動、生活條件的改善等比起一般教師和科研人員來顯得重視程度不夠，這種反差也會促使其產(chǎn)生悲觀、失落的情緒。這就要求教學(xué)秘書要具備一定的心理承受力，保持樂觀、積極的心態(tài)；要善于在平凡中積極進(jìn)取，淡泊名利；善于從大局、長遠(yuǎn)利益考慮，學(xué)會自我心理調(diào)節(jié)，善于進(jìn)行自我心理疏導(dǎo)，消釋工作中的不良情緒，挖掘主觀潛力，以良好的心態(tài)全身心地投入到工作中去。

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