學習項目管理體系指南的體會和應用

趙躍捷

(山西焦煤汾西礦業(yè)集團公司賀西煤礦，山西 柳林 033300)

項目管理體系指南基礎知識，指導項目管理的過程管理方法。本人結(jié)合多年的項目管理工作，感悟體系的理論指導作用頗深，以下是一些體會和應用。

1 項目管理知識是我們工作的基礎知識

項目就像矛盾一樣，時時刻刻圍繞著我們。喝水、睡覺、買菜、做飯、設備檢修、培訓、開會、出差……都可以看做項目。我們在生活和工作過程中，不斷地完成一個或多個項目，然后迎接管理一個或多個新的項目。工作可以分為日常運作和項目，項目是組織在日常運作范圍內(nèi)無法處理的工作。日常運作為企業(yè)帶來價值，而項目則為企業(yè)帶來提升價值的能力。項目管理是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略并支撐企業(yè)快速健康發(fā)展的主要手段和重要保障。項目管理的實質(zhì)是:把復雜的事情簡單化(分解)，把簡單的事情量化(臨界值)，把量化的事情專業(yè)化(規(guī)律)，把專業(yè)的事情模板化(框架模板)。“凡事預則立，不預則廢”，項目管理舉足輕重?！爱斀裆鐣磺卸际琼椖?，一切也將成為項目”。所以，項目管理知識是工作的基礎知識，項目管理知識學習非常必要。

2 企業(yè)應注重組織過程資產(chǎn)的整理和應用

組織過程資產(chǎn)是企業(yè)運作過程中形成的制度、工作程序、共享知識庫、經(jīng)驗、檔案等。組織日常運作過程中的組織過程資產(chǎn)，如規(guī)章制度、管理程序等，企業(yè)大都規(guī)范地總結(jié)且比較完善成熟。而項目管理的組織過程資產(chǎn)，如溝通經(jīng)驗數(shù)據(jù)、風險管理經(jīng)驗等常常被忽視，在項目管理過程中，數(shù)據(jù)信息庫沒有及時歸納總結(jié)，這就往往造成某個項目負責人調(diào)離崗位，項目就面臨運作困難，給企業(yè)造成一定的損失。而項目管理體系指南系統(tǒng)地指導了組織過程資產(chǎn)的過程整理和應用，對項目管理水平的提高進行了體系指導?！胺彩掠姓驴裳彩掠腥素撠?，凡事有人監(jiān)督，凡事有據(jù)可查?！背浞直磉_了組織過程資產(chǎn)的形成、總結(jié)、歸檔、指導和逐步完善的過程。

3 充分重視溝通管理的重要性，掌握溝通方法

項目的每一個過程，都離不開信息，而信息需要溝通獲取。溝通管理的關鍵是對干系人的溝通，而項目成功的標準是干系人對項目的滿意度。我們對干系人的溝通不能片面的理解為吃吃飯、開開會等。溝通有三個層次:首先是干系人對信息能獲取，再到干系人有所感受，最后到干系人有認同的價值觀。只有經(jīng)過這三個層次，方能達到和干系人溝通效果。不管是管理人員，還是技術人員，溝通時應掌握三個原則:1)有效果比有道理更重要。2)接收方的反饋決定溝通效果，有效的溝通由聽者決定。3)真誠、尊重的溝通起決定作用。在有情緒時，不要做溝通的事情。認真傾聽是創(chuàng)造理解空氣的最簡單方法。有道是“小勝在智，大勝在德”。我們知道，在口頭溝通過程中，信息分布來源比率如下:1)臉部表情和肢體語言占55%。2)說話的音調(diào)占38%。3)實際使用的語言和詞匯占7%。工作生活中溝通時刻存在，所以，口頭溝通也應掌握技巧。我們在日常工作和生活中，應掌握無往不勝的溝通七句話:1)你說的很有道理。2)我理解你的心情。3)我了解你的意思。4)謝謝你的建議。5)我認同你的觀點。6)這個問題問的很好。7)我知道你是為我好。一個項目的成功，目標需控制好，而目標需關鍵干系人的認可，沒有良好持續(xù)地溝通，關鍵干系人的滿意度很難保證。所以不能一味地埋頭苦干而忽視溝通。項目管理的溝通非常重要。

4 團隊的建設關鍵在于項目經(jīng)理的良好素質(zhì)

團隊建設的五個階段:形成階段、震蕩階段、規(guī)范階段、成熟階段、解散階段。團隊的每一個建設階段，項目經(jīng)理均是團隊的核心，項目經(jīng)理應做好內(nèi)部溝通工作，協(xié)調(diào)好團隊每個成員。項目經(jīng)理應該是個通才，不一定是某領域的專家，但必須具備豐富的經(jīng)驗和廣闊的知識背景。在承擔責任方面，項目經(jīng)理是一個促成者，決定任務、期限及所需資源，不決定具體操作方法。在解決問題方面，應具備綜合的集成能力，特別是系統(tǒng)思考能力。

優(yōu)秀的項目經(jīng)理應具備以下素質(zhì):1)緊盯目標:應當使團隊協(xié)同一致。2)從容駕馭:應能嫻熟地控制局勢，使團隊行動目標明確，同時認真對待拖沓現(xiàn)象，能使團隊繞開礁石，即使出現(xiàn)問題也能迅速修正。3)臨危不懼:能樂觀地面對長期壓力，并能鼓舞團隊士氣。4)團結(jié)協(xié)調(diào):能使團隊成員團結(jié)一致，靈活高效，發(fā)揮自己的能力共同致力于實現(xiàn)團隊目標;深刻體察隊員的感受，敏銳發(fā)現(xiàn)隊員的情緒變化，及時調(diào)整調(diào)動隊員的積極性，使項目回歸到正規(guī)。5)目光遠大:清楚地關注項目全局，并注重重要的細節(jié)以防出現(xiàn)問題，不會迷失在細節(jié)中而失去對全局的把握。只有項目經(jīng)理做好團隊領袖，擁有豐富的實戰(zhàn)經(jīng)驗，才能使項目順利成功。

5 項目成功的關鍵在于過程控制

項目管理有五大過程:啟動階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段、監(jiān)控階段、收尾階段。項目管理體系指南一書，系統(tǒng)的講述了項目管理的五大過程組和九大知識領域的內(nèi)容，是針對項目管理的指導性理論。我們在應用過程中，應結(jié)合項目自身特點，有針對性的進行過程控制和管理。

過程是否識別，并有規(guī)定;職責是否明確，并有界定;程序是否有效，并能持續(xù);結(jié)果是否有效，并有數(shù)據(jù)。這是對過程管理的形象描述，充分證實了過程管理的重要性。

在項目管理過程中，應把要做的事寫下來，按照寫下來的做，把所做的事記錄下來。只有這樣才能及時更新組織過程資產(chǎn)，為以后項目做好經(jīng)驗指導。

6 結(jié)語

以上是本人學習的一些體會，經(jīng)過學習體系指南，感悟到項目管理體系知識的重要性，在以后工作中，應理論聯(lián)系實踐，把項目管理工作提升到一個新的臺階。