學(xué)校檔案管理淺說

鄧成梅

（荊州廣播電視大學(xué)，湖北 荊州 434020）

學(xué)校的檔案管理工作屬于學(xué)校日常事務(wù)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是學(xué)校整體運(yùn)行機(jī)制中不可或缺的部分。不僅因?yàn)閷W(xué)校檔案記載著學(xué)校建立、建設(shè)與發(fā)展的歷史過程，它還詳細(xì)記載了學(xué)校教學(xué)、科研和各項(xiàng)工作所取得的成績與經(jīng)驗(yàn)。從這些歷史記錄中歸納出的有關(guān)問題與教訓(xùn)，可為今后學(xué)校的科學(xué)發(fā)展提供切合實(shí)際并完整可靠的決策依據(jù)。

一、檔案在學(xué)校工作中的重要地位與作用

（一）檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄。檔案是由學(xué)校歷年在教育教學(xué)過程中形成的文件材料積累轉(zhuǎn)化而來的，無論是學(xué)校的征地建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)更迭，還是教職工的進(jìn)出與職稱評聘，學(xué)生的人數(shù)與學(xué)籍變異等等，在學(xué)校檔案上都會一一留下原始記錄。因此，檔案能客觀地記載學(xué)校的辦學(xué)歷史，反映學(xué)校過去教育教學(xué)活動的完整情況，是學(xué)?？偨Y(jié)過去工作中的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)的憑據(jù)，是學(xué)校處理教學(xué)與管理工作不可缺少的輔助資料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教職工尤其是新任領(lǐng)導(dǎo)與新入職教職工熟悉學(xué)校工作情況、處理學(xué)校事務(wù)時，需要查考和利用的重要音像與文字材料。

（二）檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的得力參謀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)為了使自己的工作能切合實(shí)際、有效開展，必須對學(xué)校過去的辦學(xué)情況進(jìn)行必要的、全面的調(diào)查研究，精心謀劃，才能做出正確的決策。為此，不得不借助學(xué)校檔案開展一些必要的調(diào)查和研究工作，了解各時期的辦學(xué)師資、專業(yè)設(shè)置、課程開設(shè)、教學(xué)實(shí)驗(yàn)、招生與畢業(yè)生人數(shù)等多方面的情況，根據(jù)這些情況，及時調(diào)整辦學(xué)思路、改進(jìn)管理方法，確保學(xué)校教育、教學(xué)工作順利進(jìn)行。

（三）檔案是學(xué)校宣傳工作的主要素材。檔案的內(nèi)容極其豐富，集中了學(xué)校各個時期生動的音像文字資料，具有較強(qiáng)的說服力和感染力，其中有些內(nèi)容還可以為學(xué)校宣傳教育提供生動素材。例如，學(xué)校檔案保留的照片、數(shù)據(jù)及其他文字資料就是對廣大師生員工進(jìn)行校史宣傳，校情教育的最好資料，可以激發(fā)師生敬業(yè)愛校的熱情；同時，利用學(xué)校檔案資料舉辦各類展覽、宣傳?？蛨蟾鏁?，宣傳學(xué)校的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)與成果，可以提升學(xué)校的社會形象、擴(kuò)大學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。

（四）檔案是學(xué)校工作評估的原始資料。對學(xué)校過去工作的查考，離不開真實(shí)數(shù)據(jù)，離不開音像文字資料，這就必然離不開檔案。一次全面的學(xué)校工作評估，必須對學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展建設(shè)、辦學(xué)條件、領(lǐng)導(dǎo)配備、師資力量、管理績效、教學(xué)水平，以及學(xué)生的德、智、體、美、勞成績，甚至學(xué)生走向社會后的各種情況進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查和分析。只有依靠檔案提供的原始資料，才能得到系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確、科學(xué)、切合實(shí)際的評估結(jié)論。

（五）檔案是學(xué)校人才培養(yǎng)的可靠依據(jù)。檔案中的教職工檔案部分都是由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成的，它客觀地反映了每個人的政治素質(zhì)、道德品質(zhì)、思想水平、工作能力、業(yè)務(wù)專長、家庭和社會關(guān)系以及身體健康狀況等等。通過查閱完整的檔案，就能掌握一個人德、才、體的全面情況，了解他的全部歷史，適當(dāng)調(diào)整其工作、變動其職務(wù)，搞好優(yōu)秀人才的培養(yǎng)工作，使其能更好地發(fā)揮才能和作用。如學(xué)校人事檔案，它是個人經(jīng)歷和工作實(shí)踐的歷史記錄，再如學(xué)校教學(xué)檔案，它是教師教學(xué)活動與教學(xué)效果的真實(shí)反映。

（六）檔案是學(xué)校科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)。科學(xué)研究工作，主要依靠人類的社會實(shí)踐，只有通過不斷總結(jié)前人的研究成果，吸取有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能避免少走彎路或不走彎路。學(xué)校開展科學(xué)研究，必須聯(lián)系學(xué)校的發(fā)展實(shí)際、必須充分占有材料。在這項(xiàng)活動中，檔案一方面能提供學(xué)校的原始記錄和研究成果供直接借鑒，另一方面能提供學(xué)校大量的基礎(chǔ)材料供間接參考，其真實(shí)可靠性是任何材料都不可替代的，因而可以說檔案是學(xué)?？茖W(xué)研究的重要基礎(chǔ)。

二、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

自《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》實(shí)施以來，絕大多數(shù)學(xué)校在檔案管理工作中不斷貫徹落實(shí)《檔案法》和《實(shí)施辦法》，努力適應(yīng)改革發(fā)展的需要，在建立科學(xué)的管理制度、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和改善檔案硬件設(shè)施等方面，均有了很大的提高，但在具體工作中仍然存在著許多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）學(xué)校有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠。由于檔案是歷史的產(chǎn)物，不能在當(dāng)前產(chǎn)生直接的成果與效益，往往是到檢查評估利用的時候才顯出其價值，所以，有些急功近利的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意義認(rèn)識不足，往往不把檔案工作作為學(xué)校工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來納入工作日程，只是把檔案工作擺在學(xué)校工作的附屬位置，對《檔案法》學(xué)習(xí)、宣傳不夠，致使學(xué)校大多數(shù)人不了解檔案法律責(zé)任，不明確統(tǒng)一管理檔案的意義，不重視學(xué)校檔案工作。

（二）學(xué)校有些教職工依法治檔觀念淡薄。由于檔案違法行為所產(chǎn)生的后果具有間接性、隱蔽性，這導(dǎo)致有人忽視或輕視檔案違法行為，學(xué)校教職工依法歸檔的意識不強(qiáng)，把檔案資料的收集、移交看成是一種負(fù)擔(dān)，甚至以輕率的態(tài)度隨意處理。學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料不能及時整理移交，需檔案管理人員多番催討，也不一定完全到位，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在各部門甚至個人的手中，這都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（三）學(xué)校檔案管理手段大都比較落后。許多學(xué)校的檔案管理和應(yīng)有技術(shù)還比較落后，不少檔案管理部門不僅沒有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對辦學(xué)信息進(jìn)行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不完備，檔案管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時費(fèi)力、效率低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作一定要采用現(xiàn)代化管理手段，只有這樣才能適應(yīng)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的一些對策

（一）完善學(xué)校的檔案管理機(jī)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理，要把檔案工作列入學(xué)校的議事日程，增加人、財、物的投入，學(xué)校設(shè)置綜合檔案室，各管理部門設(shè)立兼職檔案管理員，改善學(xué)校和各管理部門的檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中出現(xiàn)的問題。要對學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，成立與學(xué)校管理體制相適應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，組建一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭、辦公室主任主抓、學(xué)校檔案專干負(fù)責(zé)、各部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員參與的學(xué)校檔案管理隊(duì)伍。

（二）強(qiáng)化全員的檔案管理意識。學(xué)校要在全體教職工中加強(qiáng)對有關(guān)檔案法規(guī)與要求的宣傳教育工作，提高全員對檔案工作的認(rèn)識。要使全體教職工深刻認(rèn)識到，學(xué)校檔案的收集整理，不只是少數(shù)人的事情，而是全體人員的共同責(zé)任。學(xué)校要建立健全檔案管理制度，落實(shí)管理措施，通過制度建設(shè)，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，加大管理力度，全員參與，共同努力，切實(shí)搞好學(xué)校檔案管理工作。

（三）完善學(xué)校的檔案管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發(fā)揮檔案工作整體功能的前提，也是做好檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)。學(xué)校要加大力度，努力營造濃厚的檔案管理氛圍，依法健全和完善學(xué)校的檔案收集制度，采取必要的行政措施，促進(jìn)各部門把應(yīng)歸檔的材料收集齊全、及時移交，以便按時組卷、編目。加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的實(shí)時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實(shí)、有效的保存在檔案部門，使學(xué)校的電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣得到科學(xué)保管和有效利用。

（四）提高專干的檔案管理水平。搞好檔案管理，一靠人員，二靠制度。因此，學(xué)校要為檔案部門配備高素質(zhì)的專業(yè)人才，還要采取多種方式加強(qiáng)對檔案管理人員的在職培訓(xùn)，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)檔案管理需要，優(yōu)化檔案隊(duì)伍的整體結(jié)構(gòu)；同時，還要建立一套完整的檔案管理制度和崗位責(zé)任制，增強(qiáng)檔案管理專干和兼職檔案管理員的檔案管理責(zé)任。針對學(xué)校檔案分散性、系統(tǒng)性、周期性的特點(diǎn)，學(xué)校要組織定期或不定期的檢查或抽查，并對檢查與抽查情況在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)予以公布，以此督促檔案管理人員以及全員養(yǎng)成及時收集、整理檔案的好習(xí)慣。

（五）提高學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理水平。學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化就是利用計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備對檔案資料進(jìn)行存儲、檢索、統(tǒng)計分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計算機(jī)為操作工具的管理方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，這是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。因此，在工作中要逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，增加必要的軟硬件設(shè)施投入，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備和手段的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和信息化。

（六）建立學(xué)校檔案信息安全保障體系 。在學(xué)校檔案信息化管理中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行的安全可靠；在利用安全上既不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或不設(shè)置訪問權(quán)限，又不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重的原則，在信息安全的前提下做好檔案信息的充分利用工作。

學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，在學(xué)校管理中具有不可低估的作用。因此，學(xué)校檔案管理工作不可不予以充分重視，要使學(xué)校全員形成依法治檔的共識，提高學(xué)校檔案工作水平，以便更好地為學(xué)校管理提供良好的服務(wù)和必要的保障，促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。

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