創(chuàng)新獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作芻議

連伊娜

獨(dú)立學(xué)院是我國高等教育改革中新出現(xiàn)的一種辦學(xué)形式，是專指由普通本科高校按新機(jī)制、新模式舉辦的本科層次的高等教育機(jī)構(gòu)。創(chuàng)建獨(dú)立學(xué)院，利用原有大學(xué)的教育資源，整合社會辦學(xué)力量，吸納企業(yè)、個人等社會資金，增加辦學(xué)渠道，開擴(kuò)辦學(xué)市場，滿足廣大人民群眾日益高漲的學(xué)習(xí)需要，是我國高等教育改革與發(fā)展的重大舉措。

而檔案作為獨(dú)立學(xué)院發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是內(nèi)部信息最重要的載體之一。其建檔立卷質(zhì)量和管理水平是衡量獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)質(zhì)量、科研學(xué)術(shù)水平、辦學(xué)和管理水平的重要尺度，在本科教學(xué)評估工作中起著舉足輕重的作用。因此獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作在其發(fā)展中也應(yīng)不斷地創(chuàng)新，才能生存與發(fā)展。

一、創(chuàng)新管理觀念

江澤民同志曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)：“創(chuàng)新是一個民族的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。創(chuàng)新的關(guān)鍵在人才,人才的成長在教育。”就培養(yǎng)高素質(zhì)人才的獨(dú)立學(xué)院而言,檔案的創(chuàng)新意識即指從管理思想和觀念創(chuàng)新著手,在新思想和觀念的指導(dǎo)下開展檔案管理工作[1]。

創(chuàng)新在新時期的檔案管理工作中顯得尤為重要。現(xiàn)代化成果在管理工作的運(yùn)用，也為檔案管理人員提出了更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。檔案管理人員是檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用。因此建設(shè)一支思想良好、業(yè)務(wù)專精，具有較強(qiáng)現(xiàn)代意識、開拓創(chuàng)新精神的檔案人才隊伍，是做好獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作的重要保證。新時期的檔案管理人員除了掌握專業(yè)的知識，還應(yīng)具備以下幾個方面的素質(zhì)。

1.應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的新理念。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著知識經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案館（室）的數(shù)字化建設(shè)由此興起。檔案管理人員在系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)知識的同時，要加強(qiáng)對計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)和運(yùn)用。因此，檔案管理人員必須強(qiáng)化開拓進(jìn)取的創(chuàng)新意識，積極發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，在實(shí)際工作中深入實(shí)踐，創(chuàng)新技術(shù)，努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息，開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動態(tài)的信息資源，更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，服務(wù)于社會。

2.應(yīng)具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平。隨著獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)展，與國外合作辦學(xué)的機(jī)會越來越多，從而會有很多外文的歸檔資料，如果檔案管理人員有相當(dāng)?shù)耐庹Z水平，對整理這些外文的歸檔資料就很有幫助了。因此，作為獨(dú)立學(xué)院的檔案管理人員也要有與時俱進(jìn)的觀念，不僅要掌握精深的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)該加強(qiáng)外語知識的學(xué)習(xí)，這對獨(dú)立學(xué)院的快速發(fā)展以及檔案事業(yè)的健康發(fā)展是非常重要的。

二、創(chuàng)新管理模式

隨著教育信息化的深入，我國高等院校已基本完成擔(dān)當(dāng)著學(xué)校教學(xué)、科研、管理和對外交流等多種角色的校園網(wǎng)建設(shè)。校園網(wǎng)的建立和完善、網(wǎng)上OA系統(tǒng)的啟用、與OA系統(tǒng)無縫對接的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、大量電子文件與有用的數(shù)字信息的普及，為高校檔案館（室）數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化提供有效平臺的同時，也是對高校檔案工作的極大挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，高校檔案館（室）要在教育信息化、高校電子校務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，檔案管理人員必須改變檔案工作傳統(tǒng)觀念和管理方式，探索校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案管理模式[2]。

建立一個科學(xué)的管理模式，是解決獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作中存在問題的關(guān)鍵。獨(dú)立學(xué)院可根據(jù)自身優(yōu)勢，建立具有本學(xué)院專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁，使廣大師生都能利用網(wǎng)絡(luò)獲取自己所需要的技術(shù)資料，提高信息資源的利用率。管理網(wǎng)絡(luò)化是獨(dú)立學(xué)院檔案管理模式探索道路上的新里程。

三、創(chuàng)新檔案整理

整理是檔案管理工作的核心部分。其基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化。其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。足以代表檔案管理專業(yè)特點(diǎn)的一系列專門管理方法技術(shù)，主要體現(xiàn)于這一環(huán)節(jié)之中。檔案管理的基本理論、原則以及方法之爭也大都集中于這一環(huán)節(jié)[3]。

我國高校檔案管理工作中許多傳統(tǒng)的做法、方法對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些已不適應(yīng)高校發(fā)展的需要，必須在檔案工作整理的原則上有一定的創(chuàng)新。

1.以“件”為歸檔資料的整理單位。整理作為檔案管理工作的核心與基礎(chǔ)，必須符合簡潔、便利、有效等基本要求，使整理結(jié)果便于保管和利用。大部分檔案人員接受的是傳統(tǒng)的文書以“卷”為歸檔資料的整理單位，把厚厚的一疊資料裝訂組為一“卷”進(jìn)行歸檔，當(dāng)碰到在這一“卷”歸檔資料里面有需要插件的時候，就必須要整本拆開再進(jìn)行裝訂，這樣歸檔資料就很容易被損壞。以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂的話，既便于日后歸檔資料插件的需要，又便于保管利用及利用時歸檔資料的復(fù)印。

2.利用“條碼機(jī)”編制檔號。檔號是檔案整理過程中形成的檔案的編號，是全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內(nèi)文件頁號（件號）的總稱。檔號反映檔案的整理體系和物理位置，如實(shí)地具體地顯示檔案間的聯(lián)系和區(qū)別，它使館（室）藏檔案達(dá)到個別化、次第化，便于檔案的檢索和利用。它是科學(xué)合理地典藏檔案的工具，為檔案的庫房管理提供了方便條件，是檔案登記、清點(diǎn)、排列等工作的不可缺少的工具。它將檔案實(shí)體結(jié)構(gòu)體系用代碼方式表現(xiàn)出來，有利于計算機(jī)自動處理檔案信息，便于檔案的現(xiàn)代化管理。所以對檔號的編制基本要求是要具有唯一性、穩(wěn)定性和可延性，并且要盡可能地簡潔易記，達(dá)到規(guī)范化。計算機(jī)的應(yīng)用和檔案檢索工作的發(fā)展，使檔號的功能得以加強(qiáng)，利用“條碼機(jī)”編制檔號，一是美觀、安全可靠，二是方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。

四、創(chuàng)新檔案開發(fā)利用

檔案的最大價值，就在于開發(fā)利用。檔案的開發(fā)利用是指針對檔案資料信息所進(jìn)行的一系列管理工作，檢索、提供利用、編研三項內(nèi)容屬檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用范疇。搞好檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作的根本。檔案管理人員必須創(chuàng)造條件，拓寬檔案信息的利用渠道。

1.加強(qiáng)檔案服務(wù)的宣傳工作。檔案館（室）收藏有什么樣的資料，資料有什么作用，是怎么管理的，要通過什么途徑去查找，廣大利用者幾乎是一無所知。因此，要開發(fā)資料信息，發(fā)揮資料應(yīng)有的作用，必須強(qiáng)化資料的宣傳工作。

長期以來，高校對檔案工作的宣傳利用一般都是以說教的形式，一味地強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求等，這些不直觀的形象，很難引起人們的了解和重視。如果能通過高校的網(wǎng)絡(luò)、或是制作PowerPoint等，把開放的檔案以動態(tài)的形式展現(xiàn)出來，其效果會更形象、更直觀。另外還可以定期開展檔案展覽工作，體現(xiàn)實(shí)物宣傳的作用，加強(qiáng)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，改善服務(wù)方式等途徑，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新[4]。

2.加強(qiáng)檔案的編研工作。獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員應(yīng)重視發(fā)掘檔案內(nèi)容的工作，及時對檔案信息進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、編簒，把原始的、分散的、零碎的靜態(tài)檔案變成專指的、系統(tǒng)的、活的檔案信息，并及時準(zhǔn)確地傳遞出去，以供廣大師生和社會使用?？茖W(xué)系統(tǒng)地做好檔案的編研工作，還可使檔案充分發(fā)揮其潛在價值，為撰寫校史、調(diào)整專業(yè)設(shè)置、分析學(xué)生畢業(yè)分配形勢、豐富教研和教改活動等各項工作提供有力的依據(jù)[5]。信息化時代帶給了我們太多的機(jī)遇。檔案管理人員必須主動掌握時代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使檔案管理工作與獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案的開發(fā)利用。獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案是指獨(dú)立學(xué)院在教育教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料和電子介質(zhì)材料。它不同于一般的文獻(xiàn)資料，不是隨意或事后編撰的，而是教育管理人員、師生共同創(chuàng)造的智慧結(jié)晶，是教育管理部門和獨(dú)立學(xué)院的寶貴財富，它原始地、可靠地、客觀真實(shí)地反映歷史全貌，是查考學(xué)院發(fā)展和對學(xué)校教學(xué)工作或人才培養(yǎng)工作評估的最可靠的第一手資料，在評估工作中具有查證、考實(shí)、參考、依據(jù)等重要作用[6]。

獨(dú)立學(xué)院對教學(xué)檔案的管理可以充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理，在獨(dú)立學(xué)院網(wǎng)絡(luò)建立信息平臺，利用網(wǎng)絡(luò)對教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理，以全新的工作方式及時、準(zhǔn)確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)[7]?？傊虒W(xué)檔案是獨(dú)立學(xué)院整個教學(xué)管理工作的重要組成部分，充分開發(fā)和利用教學(xué)檔案來為教學(xué)服務(wù)，這對加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、開展教學(xué)研究，有著非常積極的意義。

[1]劉立明.略記高校人事檔案管理的創(chuàng)新意識[J].邵陽學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2005，（2）

[2]陳碧珍.校園網(wǎng)環(huán)境下的高校檔案管理模式[J].中國校外教育理論，2008，（2）

[3]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社，1996，10

[4]李華.創(chuàng)新高校檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案與建設(shè)，2006，7

[5]黃律靈.以評估為契機(jī)，加強(qiáng)高校檔案管理[J].科技信息，2007，（15）

[6]劉海濤.淺談高校獨(dú)立學(xué)院檔案管理的弊端與對策[J].科技情開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008，（35）

[7]范葉青，程云行.獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的思考[J].中國林業(yè)教育，2007，（6）