淺析高校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)

施艷紅

(河海大學(xué),211000)

0 引言

近些年來，隨著科技信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化管理系統(tǒng)在各個(gè)領(lǐng)域中都占據(jù)著不可替代的地位。作為高等教育院校，更是應(yīng)該發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的巨大作用，學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)在減輕高校管理人員工作強(qiáng)度，提高工作效率方面發(fā)揮著積極的作用。

1 高校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)的意義

1.1 高校學(xué)生事務(wù)信息化建設(shè)是提升高校管理效率的重要手段

通過建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，把需要和存在的學(xué)生資料以固定統(tǒng)一的形式存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)方式進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，這樣做可以防止數(shù)據(jù)的不確定性、滯后性，提升了學(xué)生信息的處理速度，大幅度提升了管理效率；通過規(guī)范的流程設(shè)計(jì)和優(yōu)化管理，可以使得管理結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單化，減少了中間流程，管理層和執(zhí)行部門的信息傳遞速度更快、更便捷，激發(fā)基礎(chǔ)管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性思維，大幅度強(qiáng)化了組織活力，并且可以防止各個(gè)部門在學(xué)生事務(wù)管理中存在矛盾的現(xiàn)象產(chǎn)生，很大程度上保證了公平、公正、合理的管理，加快建設(shè)高校公正化、規(guī)范化、民主化管理進(jìn)程；通過科學(xué)化的管理方式，可以加強(qiáng)高?？茖W(xué)決策水平，降低決策失誤概率，提升了決策效率；在進(jìn)行學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)的過程中，還會(huì)促進(jìn)高校的工作人員堅(jiān)持提高自己的科技運(yùn)用能力，轉(zhuǎn)變管理思想，增強(qiáng)管理水平。

1.2 高校學(xué)生事務(wù)信息化建設(shè)對(duì)社會(huì)的信息化管理

起到了積極的引導(dǎo)作用信息化管理是整個(gè)社會(huì)進(jìn)步的大形勢(shì)

高等院校學(xué)生事務(wù)信息化建設(shè)是對(duì)企業(yè)甚至是社會(huì)的管理信息化程度帶來積極的引導(dǎo)作用和輻射作用，并且在信息化管理背景下培養(yǎng)出的學(xué)生在走入社會(huì)、步入工作崗位后也會(huì)對(duì)整個(gè)社會(huì)的信息化管理程度起到一定的推動(dòng)作用。

2 高校學(xué)生事務(wù)管理信息化的內(nèi)涵

高校學(xué)生事務(wù)管理信息化指的是運(yùn)用新時(shí)期電子信息技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)，把管理和服務(wù)運(yùn)用高科技技術(shù)綜合起來，根據(jù)高校學(xué)生管理的需要，開發(fā)和管理現(xiàn)有的學(xué)生信息，提高高校學(xué)生事務(wù)管理效率、決策能力和協(xié)調(diào)水平，節(jié)省成本，優(yōu)化組織構(gòu)成、業(yè)務(wù)流程和工作形式，全面地位高校師生和社會(huì)提供更有保障、高效率、規(guī)范化、公平合理的管理和信息服務(wù)。高校學(xué)生事務(wù)信息化管理建設(shè)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

2.1 信息化設(shè)施的建設(shè)

高等院校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)該憑借現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這都不能脫離網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和有關(guān)管理系統(tǒng)軟件的幫助。

2.2 數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化建設(shè)指的是學(xué)生信息的電子化建設(shè)，將高等院校會(huì)用到的和已經(jīng)有的管理資源應(yīng)用固定的格式輸入到管理系統(tǒng)中，便于查詢和使用。

2.3 信息化流程的優(yōu)化建設(shè)

高校學(xué)生事務(wù)管理信息化并不是單純地把過去的管理事務(wù)照搬到網(wǎng)絡(luò)上，而是對(duì)組織構(gòu)成進(jìn)行整合、優(yōu)化、重組，同時(shí)對(duì)一部分難以處理的、不符合實(shí)際需要的信息處理流程進(jìn)行優(yōu)化更新，進(jìn)而帶來信息化管理觀念上的 一些改變。高校管理信息化建設(shè)只有做到這樣的，才可以大大提升管理效率、為師生、為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。

2.4 程序化建設(shè)

程序化建設(shè)也就是管理流程的數(shù)字化建設(shè)，是將高校已經(jīng)優(yōu)化更新的管理流程用軟件保留下來，便于升級(jí)優(yōu)化，促使管理流程中接觸到的事務(wù)可以更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。

2.5 科學(xué)化建設(shè)

科學(xué)化建設(shè)也就是支持科學(xué)的管理決策。運(yùn)用科學(xué)的方式對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、處理，得到有用的信息，進(jìn)而提供給管理層和決策者以有用的幫助。

3 高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理系統(tǒng)功能模塊

根據(jù)高校學(xué)生事務(wù)管理的平臺(tái)建設(shè)需求及內(nèi)涵，該系統(tǒng)模塊主要包含核心系統(tǒng)以及其他功能系統(tǒng)模塊，下面將對(duì)各個(gè)模塊的根本性能以及管理人員的權(quán)限等方面進(jìn)行分析。

3.1 核心系統(tǒng)模塊

核心系統(tǒng)模塊是整個(gè)事務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)中心的建立主要是為了更加方便的提供信息的搜集、處理、儲(chǔ)存與交換，也便于用戶管理。其中數(shù)據(jù)中心儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)一般包括學(xué)生詳細(xì)資料、與學(xué)生相關(guān)的各種文檔資料等，雖然沒有直接用戶，但卻在為所有使用事務(wù)管理系統(tǒng)的用戶提供了服務(wù)。

3.2 學(xué)生黨建管理系統(tǒng)模塊

學(xué)生黨建管理系統(tǒng)主要包括學(xué)生中黨員、積極分子的相關(guān)培訓(xùn)、管理及統(tǒng)計(jì)等功能。高校學(xué)制一般都是四年，相對(duì)高職院校等具有更長(zhǎng)的時(shí)間對(duì)學(xué)生黨員工作進(jìn)行培訓(xùn)，但是所謂管理，就首先要由相關(guān)管理人員對(duì)學(xué)校的黨委組織部、各系部黨支部及黨校的學(xué)生進(jìn)行管理，并且對(duì)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行調(diào)用，對(duì)黨員或預(yù)備黨員、正在申請(qǐng)黨員的學(xué)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、審核、修改及統(tǒng)計(jì)等。

3.3 學(xué)生日常管理系統(tǒng)模塊

學(xué)生日常管理主要包括上課考勤、日常行為、?；顒?dòng)管理、請(qǐng)假及處分管理等，大多數(shù)的高校都是由學(xué)校團(tuán)委、學(xué)生工作部門、團(tuán)支部等進(jìn)行管理，主要對(duì)日常管理情況進(jìn)行錄入、統(tǒng)計(jì)、修改和評(píng)價(jià)等。

3.4 學(xué)生工作信息發(fā)布平臺(tái)模塊

除了在高校的網(wǎng)站頁面上會(huì)發(fā)布相關(guān)新聞及通知以外，學(xué)生工作信息發(fā)布平臺(tái)模塊也會(huì)對(duì)學(xué)生的相關(guān)信息和通知進(jìn)行發(fā)布，盡量保證信息的公開性和實(shí)時(shí)性。該模塊提供的服務(wù)是面向?qū)W校所有學(xué)生，所以是由學(xué)校的黨委宣傳部進(jìn)行管理，主要對(duì)信息進(jìn)行審核并發(fā)布。

3.5 學(xué)生綜合測(cè)評(píng)管理系統(tǒng)模塊

學(xué)生綜合測(cè)評(píng)管理系統(tǒng)主要對(duì)學(xué)生的綜合考核成績(jī)進(jìn)行計(jì)算，并采取網(wǎng)上打分的方式，此系統(tǒng)模塊還包括心理測(cè)評(píng)，同時(shí)形成報(bào)表格式，主要是由學(xué)校的管理教師對(duì)此工作負(fù)責(zé)。

3.6 學(xué)生就業(yè)管理系統(tǒng)模塊

該系統(tǒng)模塊的數(shù)據(jù)是由數(shù)據(jù)中心進(jìn)行提供，由就業(yè)指導(dǎo)中心的負(fù)責(zé)人及學(xué)生相關(guān)工作部門負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，用人單位在有一定的授權(quán)基礎(chǔ)上，在固定的時(shí)間內(nèi)對(duì)就業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用和審閱，并決定是否錄用學(xué)生，在簽訂協(xié)議書后，允許將學(xué)生的相關(guān)信息轉(zhuǎn)移到用人單位的人事管理系統(tǒng)中，而學(xué)校還將繼續(xù)保留畢業(yè)生的信息作為留檔，其數(shù)據(jù)將繼續(xù)被存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)中心。學(xué)生如果工作改簽，可以通過網(wǎng)絡(luò)向?qū)W校申請(qǐng)，按照正常流程辦理派遣證改簽的相關(guān)事宜即可。

3.7 學(xué)生后勤服務(wù)管理系統(tǒng)模塊

學(xué)生后勤服務(wù)管理系統(tǒng)主要對(duì)學(xué)生每一學(xué)年住宿費(fèi)是否繳清、住宿安排情況、乘車卡辦理情況、學(xué)生一卡通辦理情況、學(xué)生證辦理、補(bǔ)發(fā)及補(bǔ)辦情況等進(jìn)行管理，主要是由后勤管理教師進(jìn)行管理和負(fù)責(zé)。

3.8 家長(zhǎng)互動(dòng)平臺(tái)模塊

家長(zhǎng)互動(dòng)平臺(tái)是為了讓家長(zhǎng)對(duì)學(xué)生在校情況更加了解，也是處理家長(zhǎng)和學(xué)生管理工作的有效方式，這部分工作主要由學(xué)生部門對(duì)信息進(jìn)行搜集和維護(hù)。

3.9 學(xué)生資助管理系統(tǒng)模塊

學(xué)生資助管理系統(tǒng)主要是對(duì)貧困學(xué)生提供勤工儉學(xué)的機(jī)會(huì)，以及國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)及發(fā)放。通常是由學(xué)校資助部門對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、錄入及修改。

4 高校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)的作用及展望

高校學(xué)生事務(wù)管理信息化的建設(shè)所產(chǎn)生的成效及作用是很重大的，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

4.1 提高工作效率、大膽創(chuàng)新

如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速，而且也基本普及，通過信息化管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行查詢，例如查詢學(xué)生在學(xué)校期間獲取的獎(jiǎng)勵(lì)或受到的處罰情況；學(xué)生參加的文體活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、競(jìng)賽或志愿者活動(dòng)等情況；還可以查詢各科成績(jī)、合格率、上課出勤率及教師評(píng)語等。利用學(xué)生事務(wù)管理軟件能夠輕松的完成學(xué)生管理工作，對(duì)學(xué)生、教室、班級(jí)、寢室、院系動(dòng)態(tài)新聞等更快捷、方便的獲取和掌握。在管理工作中摒棄原有的傳統(tǒng)管理方式，不斷轉(zhuǎn)變?yōu)樾碌慕虒W(xué)理念，并大膽創(chuàng)新，結(jié)合數(shù)據(jù)有針對(duì)性的進(jìn)行工作，會(huì)對(duì)學(xué)校管理工作效率有很大程度的提高。

4.2 使學(xué)生工作規(guī)范化、信息化

將學(xué)生工作當(dāng)作項(xiàng)目進(jìn)行管理，提高學(xué)校管理水平，使高校學(xué)生管理工作向規(guī)范化、信息化方向發(fā)展。總之，使用管理軟件能夠?qū)⑺杏脩舻撵o態(tài)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和信息更好的掌握，這就有利于相關(guān)部門做出相應(yīng)的反映。

4.3 資源共享得以實(shí)現(xiàn)

高校學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)為所有用戶賦予不同的權(quán)限，這對(duì)部門間的資源共享十分有利，部門之間更加方便的溝通，不僅工作效率得以提高，而且工作也更具有挑戰(zhàn)性。

4 結(jié)束語

隨著電子信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，管理系統(tǒng)信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)期的發(fā)展必然趨勢(shì)，高校的學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)久而復(fù)雜的過程，它不但是一個(gè)新技術(shù)項(xiàng)目，同是還是一個(gè)復(fù)雜的社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目，更是一個(gè)影響巨大的管理革新。高校應(yīng)該關(guān)注管理信息化建設(shè)項(xiàng)目，根據(jù)自身的實(shí)際情況，科學(xué)規(guī)劃、按步驟進(jìn)行，逐漸形成擁有自己特色的高校學(xué)生事務(wù)信息化管理模式

[1]李彥西;論高校學(xué)生事務(wù)管理體系運(yùn)行機(jī)制專業(yè)化構(gòu)建[J];貴州教育學(xué)院學(xué)報(bào);2007年03期

[2]馬詠梅,段青松,唐春榮;論高校學(xué)生工作網(wǎng)上信息資源的組織[J];云南師范大學(xué)學(xué)報(bào)(教育科學(xué)版);2002年06期

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