淺談在建建筑工程資料管理

摘要：建筑工程資料指在建過程中，隨工程的推進同步產(chǎn)生與收集到各種形式的信息記錄，屬于動態(tài)資料。對工程資料進行有效的管理，是工程建設(shè)的重要工作之一。在建建筑工程的資料管理應(yīng)結(jié)合工程日常管理進行，應(yīng)根據(jù)工程的動態(tài)資料搜集狀況，結(jié)合WBS對工程資料的管理工作進行有效的分解，實時掌握項目綜合進度情況，并對此進行調(diào)整與控制，有效地實施推進項目管理的工作。

關(guān)鍵詞：建筑工程資料；工程資料特點；收集原則；日常管理原則

1 引言

當(dāng)前建筑行業(yè)正處于高速發(fā)展的階段，各類城建工程、安居工程等項目正在建設(shè)得如火如荼，而建筑工程在實施建設(shè)過程中產(chǎn)生包括規(guī)劃、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工和竣工階段的有關(guān)技術(shù)文件、合同、圖紙等，均屬重要的工程資料，在工程完成驗收手續(xù)后，按規(guī)定編制形成工程檔案，作為該項工程的真實記錄和實際反映，并為日后工程項目的管理、維修甚至是改造、擴建等提供真實有效的依據(jù)。由于每個工程的整個實施周期往往長達一年甚至更長，建設(shè)環(huán)節(jié)復(fù)雜且管理難度大，所以，對工程資料進行有效的管理，是工程建設(shè)的重要工作之一。

雖然目前國家已制定相關(guān)的工程資料管理規(guī)范（如GB50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等），但在實際工作中，仍不可避免地存在一些管理問題：個別建設(shè)單位或施工單位的工程管理人員對有關(guān)工程資料整編規(guī)定等的意識較薄弱，收集工程資料時把關(guān)不嚴，工程資料容易出現(xiàn)重要文件是復(fù)印件、相關(guān)人員缺少簽名蓋章、原始資料的文字有錯別字等情況；資料分類編號不夠系統(tǒng)與科學(xué)，甚至是混亂，容易在資料的保管與移交時造成遺失；工程資料的內(nèi)容跟不上工程的實際施工進度，容易造成資料信息滯后甚至是嚴重脫節(jié)。

2 建筑工程資料的組成與特點

建筑工程資料與建筑工程檔案有一定的區(qū)別：建筑工程資料指在建過程中，隨工程的推進同步產(chǎn)生與收集到各種形式的信息記錄，屬于動態(tài)資料；建筑工程檔案指工程在竣工驗收、交付使用后，按文件歸檔規(guī)范對所有文件資料進行整理、分類編號、保存收藏等，形成不同形式且具有保存價值的歷史記錄，屬于靜態(tài)資料。

本文中談及的建筑工程資料主要是指在建建筑工程中所產(chǎn)生的一系列動態(tài)工程資料。

2.1 建筑工程資料的組成

2.1.1 綜合類文件

主要包括：可行性研究文件；立項批準(zhǔn)文件；地質(zhì)等勘察資料；房屋安全（可靠性）鑒定報告資料；征地資料、拆遷安置協(xié)議等；規(guī)劃、消防、環(huán)保等政府部門的審批文件；招投標(biāo)文件；計劃實施階段的各類合同文件（含設(shè)計、招標(biāo)代理、施工、監(jiān)理等）；概算、預(yù)算、結(jié)算的審批報告文件；各階段工程進度支付憑證；各類會議紀要資料；

2.1.2 設(shè)計、施工類資料

主要包括：圖紙會審、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、設(shè)計變更通知單、技術(shù)交底資料、變形觀測記錄；

2.1.3 竣工類資料

主要包括：各類管線竣工圖；建筑竣工圖，結(jié)構(gòu)竣工圖，給排水竣工圖，裝飾竣工圖，強弱電竣工圖及其他特殊專業(yè)工程竣工圖；竣工報告；隱蔽工程驗收記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定材料；施工技術(shù)總結(jié)；

2.2 建筑工程資料的特點

2.2.1 真實性

工程資料是隨著一項工程開始實施而逐步形成、積累的，是工程在建設(shè)過程中（包括報批、施工、竣工階段）的一系列原始記錄，具有重要的使用價值，故此，其必須是真實且全面反映該工程的建設(shè)情況，不得隨意偽造、遺失或損壞，如有違反或情況嚴重的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。

2.2.2 復(fù)雜性

當(dāng)建筑工程具有一定的規(guī)模性時，其建設(shè)周期可長達數(shù)年以上，涉及的工程種類以及工程難度較多、較復(fù)雜，從而影響建筑工程實施推進的因素也會相應(yīng)增加，使工程資料具有一定的復(fù)雜性。

2.2.3 綜合性

具一定建設(shè)規(guī)模的建筑工程通常屬于綜合性工程，在建設(shè)過程中必然涉及勘察、設(shè)計、土建施工、水電管線、裝飾裝修等多個專業(yè)與工種，每個專業(yè)與工種之間既有單一的獨立性，也有一定的相互協(xié)調(diào)與聯(lián)系，從而形成的工程資料具有相當(dāng)?shù)木C合性。

3 建筑工程資料的收集原則與日常管理原則

建筑工程的建設(shè)一般分為三個階段：前期階段（立項、報建、動遷安置、施工圖設(shè)計審查、招投標(biāo)）、施工階段（辦理施工許可證、施工階段、驗收）、后期階段（結(jié)算、歸檔）。每個建設(shè)階段所產(chǎn)生的工程資料均應(yīng)做好移交收集與日常管理工作。

3.1 收集工程資料的原則

3.1.1 動態(tài)參與原則

項目管理人員應(yīng)參加該工程的相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量安全、監(jiān)理等方面的會議，隨時了解、跟蹤建設(shè)工程的進展情況，及時掌握工程項目的全面信息。

3.1.2 同步原則

實時掌握每個環(huán)節(jié)、每個分項工程的完成情況，以便于及時同步更新、收集相關(guān)工程資料，從而保證資料的完整性與時效性，這也是收集建筑工程資料的基礎(chǔ)性工作之一。

3.1.3 嚴格把關(guān)原則

嚴格認真核對、整理新產(chǎn)生的工程資料，確保工程資料是原件或副本，并與工程實際情況相符合，文件應(yīng)字跡清晰，圖表應(yīng)整潔，簽字蓋章等手續(xù)應(yīng)完備，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正。

3.2 日常管理工程資料的原則

3.2.1 有序原則

明確各方單位在工程資料形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，保證現(xiàn)存各類工程資料的標(biāo)準(zhǔn)、無誤、完好，尤其是已完工的分部分項工程的資料。

3.2.2 制度原則

建立、完善相關(guān)制度（如：登記制度、借閱制度、利用復(fù)印制度等），嚴格按照既定的程序進行查閱等手續(xù)的辦理，及時做好相關(guān)傳遞、變更、修改等情況的記錄，確保工程資料的運轉(zhuǎn)流向清晰；加強項目資料管理人員的業(yè)務(wù)知識水平，有效掌握相關(guān)法律法規(guī)及本單位的有關(guān)規(guī)定，嚴格執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度。

3.2.3 現(xiàn)代化原則

運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段與設(shè)備，對既有的工程資料進行分類編號與建立檢索目錄，方便隨時進行調(diào)用、信息統(tǒng)計等工作，設(shè)計科學(xué)合理的分析、匯總報表，為項目管理者進行科學(xué)管理工作提供可靠的依據(jù)與保障。

4 結(jié)語

在建建筑工程的資料管理應(yīng)結(jié)合工程日常管理進行，特別是在建中繼

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