高等學校辦公室中的“行為藝術”

陳佳

（河海大學，江蘇 南京 210098）

十八大報告把“努力辦好人民滿意的教育”放在“在改善民生和創(chuàng)新管理中加強社會建設”的六項任務之首。高等教育工作把人民是否滿意，作為檢驗教育工作的最高標準。而高校辦公室作為高等學校的重要職能部門之一，在服務師生和學校的行政管理中，為高等學校長效、穩(wěn)定發(fā)展提供服務保障起到重要的輔助協調作用。高等學校辦公室行政運轉水平直接或間接會影響到高等學校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、服務社會的根本任務的完成。因此，如何提高高等學校辦公室的服務水平、工作質量，確保高等學校根本任務的完成，注重辦公室“行為藝術”，是十分重要也是亟須不斷研究、更新的課題。

一、辦公室“行為藝術“之一——重視空白點，保證工作有序推進。

高等學校辦公室秘書工作的“單一性”明顯。秘書間，職責明確，各司其職，而辦公室任務繁雜，突發(fā)性、綜合型事務也時有發(fā)生，秘書職責范圍內沒有涉及、多科室間相互交叉部分的工作任務，很容易造成工作中的空白點和處理事務過程中的死角，科室間的許多矛盾與困難就自然地存在于這些空白點和死角之中。這時，主動承擔任務、解決問題、避免責任不明確所產生矛盾的職責義不容辭地落到辦公室的肩上，需要辦公室進行協調，主動承擔任務，積極聯系兄弟院系、學校職能部門，加強溝通；內部主動協調，相互配合，有序分工，保證各項工作按照領導要求，根據學校、學院的工作計劃和要求進行督辦落實，督促科室間有效配合，在滿足時間節(jié)點要求的基礎上保質保量地圓滿完成任務，使工作有序開展。

二、辦公室“行為藝術”之二——收集信息，有效保障數據儲備。

傳統(tǒng)辦公室在日常工作中勤于傳達指令，事務性工作多，浮于表面，不重視結果反饋和經驗總結，一事一結，再來再做，重復勞動，無用功消耗量大，一定程度地妨礙了機構的高效運轉。這就要求高等學校辦公室工夫要下在平時，對于各科室產生的一些階段性的成果、數據應該有目的、有意識地進行收集、匯總、備案，保證辦公室所有資料、數據對內清晰明了，常存常新，對外口徑一致，有據可查。有效規(guī)避一事多數據，相互矛盾的情況，提高辦公信息、辦公資料公信度，保證準確性。為領導提供決策依據，積極主動地掌握第一手資料，去粗取精、去偽存真，為領導掌握全局、運籌帷幄提供信息保障。

三、辦公室“行為藝術“之三——借鑒“歷史”，進入角色。

辦公室每個成員都迫切希望盡早達到領導要求，縮短適應期，圓滿完成上級交辦的任務。要實現這個目標，關鍵在于平時要多看多聽多練，積極借鑒“歷史”。多聽：要多聽領導、前輩、同事間的經驗總結；多聽專家的經驗介紹，多聽群眾、師生的真正需求；多聽上級部門，兄弟院系的信息反饋。要主動聽、善于聽，不斷豐富自己的工作經驗。多看：要多看已有的工作計劃、總結報告；多看理論分析、語言表達、工作技巧，抓住實質；多看前輩、周圍同事的成長過程；仔細觀察成敗得失的原因，勤于總結，對比改進，多方面下工夫。運用歷史經驗、前輩的智慧加速自身成長，少走彎路、不走錯路。多練：要多進行自我訓練，多練寫作技巧，掌握寫作規(guī)律，積累寫作經驗，提高寫作能力；要多練語言表達，提高語言表達能力，做到匯報精簡、介紹清晰，布置準確，按文明禮儀的要求，規(guī)范接人待物行為，打造辦公室新形象。

四、辦公室“行為藝術“之四——轉變觀念、“反客為主”。

傳統(tǒng)辦公室習慣于“你問我答、不問不答”，“一交一辦、不提不碰”的守株待兔形式的服務方式，已不能適應新時期辦公室的靈活性、高效率的要求。新時期辦公室應該轉變觀念，采取“反客為主”的態(tài)度，勤于思考、精于業(yè)務、超前行動、主動服務。要練好內功，變“有一辦一”的服務為“未雨綢繆”式的服務，做到領導欲謀我先思，師生未提我先想的“百寶箱式”服務，打造辦公室新形象。簡單實效才會贏，如果工作中完成一件事情的方法過于繁瑣，又不注重總結、不注重思考，不注重創(chuàng)新，必然經受不起時間的考驗。就像漢字輸入法由全拼、智能ABC的實行到現在搜狗等智能輸入法的流行就是經過無數的思考、總結、改進的成果。同樣辦公室工作的“靈活性”就要求辦公室“反客為主”，未雨綢繆，達到事半功倍的效果。

五、辦公室“行為藝術”之五——木桶定律。

眾人拾柴火焰高，任何一個組織要出成績、有成就，都離不開組織內的每個成員的努力。根據美國理學家彼得的水桶原理或短板理論，一只水桶盛水的多少，并不取決于桶壁上最高的那塊木板，而恰恰取決于桶壁上最短的那塊木板。就是說組織的各個部分往往是優(yōu)劣不齊的，而短板部分往往決定了整個組織的水平。當然，對于木桶定律，也應該辯證地看待，因為每個人都有自己的優(yōu)點和缺點，只顧想辦法提高短板，很有可能會消耗大量的人力物力卻收效甚微。每個應該最大程度的發(fā)掘每一個成員的自身優(yōu)勢，然后再彌補成員間的短板，使得短板不短，長板不缺。這就要求在辦公室中，要學會互敬互愛，發(fā)現成員間的閃光點，相互激勵，努力提高自身。在不使自己被動形成辦公室中的短板的同時注重維護良好的“辦公室文化”，對內相互幫助、換位思考、尊重理解，對外注重禮儀，不揭人短，相互捧場，形成凝聚力強、感召力大的窗口型和諧部門。

六、辦公室“行為藝術”之六——二八定律。

二八定律也叫帕累托定律，是19世紀末20世紀初由意大利著名的經濟學家帕累托發(fā)現的。任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，卻起到關鍵的作用。二八定律所具有的實用性已經被確認，而且已經不斷被證明。辦公室工作包羅萬象、頭緒繁多，不能不經分析，胡子眉毛一把抓。要高效、準確的達到目標任務，辦公室要會抓住主要問題、發(fā)現主要矛盾，應該將80%的精力放在占據比重為20%的首要問題、本質根源上，達到80%的成效繼而帶動完成剩下80%的事務性工作。我們經?？吹絻蓚€同樣忙碌的人，因為對事情處理的順序不同，所達到的成就也大不一樣，這就是事物的區(qū)別，二八定律的寫照。辦公室應該按照二八定律的分配原則，將最主要的精力用在最重要的事情上，禁止出現解決容易解決的事務，擱置難點、重點工作，磨洋工，忽略成效的現象。

七、辦公室“行為藝術”之七——羅森塔爾效應。

沒有人不希望得到贊美和激勵，不管他是白領還是家庭主婦。羅森塔效應在工作和生活中都有廣泛應用，實質上就是暗示力量是決定事情成敗的關鍵。有人根據羅森塔效應做了一副對聯，上聯：說你行，你就行，不行也行；下聯：說不行，就不行，行也不行。橫批：不服（扶）不行。這就是暗示的力量。如果所期待的結果經過掂量后可能性較大，而這一結果又是有意義的，就能產生一種積極狀態(tài)，羅森塔效應產生的可能性就大。這一效應是按照“憧憬——期待——行為——感應——接受——外化”的機制產生的。在高效完成辦公室工作的同時又注重“辦公室文化”的塑造，就需要學會應用羅森塔效應，成員間互相激勵、相互尊重的同時，具有一定威望的期待者對被期待者的鼓勵與贊美，使得辦公室工作在愉悅的氛圍中高效開展。

八、辦公室“行為藝術”之八——吸引力定律。

麥克萊蘭說：“你所想到的，一定是你能夠成為的，渴望會幫助你向前走，也會讓你向后退，一無所得。這一切，都取決于你內心的欲望?！毕麡O能量吸引消極能量，積極能量吸引積極能量。高等學校辦公室在工作過程中要注重正能量的傳遞與積極向上工作氛圍的營造。要求定位準確、明晰目標，熱愛工作崗位。奇跡來源于熱愛，熱愛產生吸引。吸引力定律告訴我們，當高等學校辦公室成員熱愛崗位，熱愛工作，并付諸積極的行動時，積極的結果就會發(fā)生，正能量將會不停地傳遞，良好的工作氛圍將會持續(xù)保持。以進取的精神、高效的工作效率，突破傳統(tǒng)辦公室工作中的局限性，展示高等學校辦公室新形象。

總之，高等學校辦公室是一個承上啟下、協調左右、聯系內外的綜合部門。辦公室作為領導的助手和參謀，起著收集、傳遞、歸總、輔助、參與、督辦、落實等作用。隨著高等教育的不斷發(fā)展，對辦公室的要求和標準在不斷更新和提高。在遵照工作職責辦事的同時，認清當前外圍環(huán)境變化，注重辦公室“行為藝術”，適應形勢發(fā)展，及時調整工作方法、工作內容，打造新窗口、塑造新形象，探索高等學校辦公室運到新模式，提高高校辦公室的辦高效率。

［1］施惠賢.增強創(chuàng)新意識充分發(fā)揮高校辦公室的整體功能［J］.南通職業(yè)大學學報，2000（1）3：13-17.

［2］李明.做好高校辦公室的協調工作［J］.淮南職業(yè)技術學院學報，2010（4）.

［3］高永編，譯.維弗雷多·帕累托，等著.十定律［M］.珠海出版社.