淺析院系教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用及素養(yǎng)要求

王凌燕

(南京理工大學(xué)泰州科技學(xué)院 商學(xué)院，江蘇 泰州 225300)

在信息化飛速發(fā)展的社會，知識依托著高等教育通過高校這一媒介對學(xué)子進(jìn)行傳播，高校教書育人理念的實(shí)際化離不開優(yōu)質(zhì)的教學(xué)管理體系，這主要體現(xiàn)在對各院系教學(xué)管理工作的重視，而院系教學(xué)秘書則是這項(xiàng)工作開展的直接執(zhí)行者，所以不斷加強(qiáng)院系教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)，有助于提高教學(xué)質(zhì)量，使整個(gè)教學(xué)管理工作規(guī)范化、合理化。

1 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

教學(xué)管理工作是整個(gè)教育教學(xué)流程中的重要環(huán)節(jié)，而院系教學(xué)管理則是這一重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，其規(guī)范化程度會對教師的教與學(xué)生的學(xué)產(chǎn)生影響，只有院系教學(xué)秘書做到在其位謀其職，才能保證整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。教學(xué)秘書是院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，也是院系與其他職能部門進(jìn)行信息交流的紐帶，起著上傳下達(dá)的作用，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的橋梁。

1.1 助手、參謀作用

院系教學(xué)管理隊(duì)伍主要由主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任、教學(xué)秘書組成。主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)是院系教學(xué)工作及其他各項(xiàng)教學(xué)管理制度的制訂者，教學(xué)秘書則是協(xié)助教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)做好院系內(nèi)部的教學(xué)管理和組織工作的幫手。在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書不應(yīng)該成為單純的干活機(jī)器，而要主動(dòng)思考、主動(dòng)解決問題。比如，教學(xué)秘書對教師教學(xué)情況，教學(xué)計(jì)劃在實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，學(xué)生對教學(xué)工作的意見與建議以及通過教務(wù)處反饋得來的各類教學(xué)信息，要及時(shí)地加以收集、綜合、整理，并將結(jié)果提交給領(lǐng)導(dǎo)以供教學(xué)管理之需；在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)各項(xiàng)工作計(jì)劃，比如每個(gè)學(xué)期任課教師的安排情況、學(xué)生選課情況、期初期中期末教學(xué)檢查、安排畢業(yè)論文等工作時(shí)，應(yīng)該先理出思緒，制作出各種參考方案后再提交領(lǐng)導(dǎo)以作參考，這樣便可節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間使其有更多的精力抓要事，從而使得領(lǐng)導(dǎo)的工作更有層次性。所以，稱職優(yōu)秀的教學(xué)秘書不僅是領(lǐng)導(dǎo)的好助手，同時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)的好參謀，這種作用是十分難能可貴的。

1.2 協(xié)調(diào)溝通和橋梁作用

教學(xué)秘書是院系與學(xué)校教學(xué)管理部門之間的橋梁，負(fù)責(zé)兩者之間信息上傳下達(dá)、下情上報(bào)的工作，保證傳達(dá)信息內(nèi)容的實(shí)效性和準(zhǔn)確性；教學(xué)秘書是師生之間溝通的紐帶，教學(xué)秘書要及時(shí)的將教師教學(xué)的要求通過輔導(dǎo)員傳達(dá)給學(xué)生，同時(shí)也要將學(xué)生提出的問題或其他合理化要求反饋給教師，通過該途徑進(jìn)一步提高課程的教學(xué)效果。教學(xué)秘書是介于領(lǐng)導(dǎo)層和基層之間的一個(gè)組成部分，要協(xié)調(diào)好各級人員之間的關(guān)系。在此，協(xié)調(diào)的重要性就體現(xiàn)得尤為突出，針對具體情況，教學(xué)秘書要做出統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。比如，每學(xué)期上報(bào)編排課表信息，這時(shí)教學(xué)秘書就要全面了解新學(xué)期上課的班級、學(xué)生人數(shù)、課時(shí)數(shù)和教師的上課要求等各種情況，隨時(shí)與教務(wù)處和其他院系做好溝通協(xié)調(diào)工作，應(yīng)避免發(fā)生沖突，如果不可避免的發(fā)生了沖突，則要以保證教學(xué)工作順利進(jìn)行為宗旨進(jìn)行協(xié)調(diào)。

1.3 研究和監(jiān)控作用

教學(xué)秘書作為基層管理者，還要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對教師的教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。這就要求教學(xué)秘書對各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃了解熟悉，在教學(xué)過程中協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行情況、教師的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果進(jìn)行檢查，同時(shí)還要對學(xué)生的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行評估，針對自己所了解到的具體情況進(jìn)行總結(jié)、分析和研究，積累好的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，研究分析出現(xiàn)的問題，一方面能夠促使自我在教學(xué)管理工作中形成自己的意見，取得新的進(jìn)步，另一方面也能夠?qū)υ合档慕虒W(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出建議，匯報(bào)給院系領(lǐng)導(dǎo)作為其具體解決措施的一個(gè)參考值。充分地發(fā)揮這一方面的作用，需要教學(xué)秘書在平時(shí)養(yǎng)成多看多學(xué)多思的習(xí)慣，通過參與到實(shí)際情況中，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，不斷地累積經(jīng)驗(yàn)，思考具體問題后得出自己的見解，借以提高自身業(yè)務(wù)水平，同時(shí)保證教學(xué)秩序正常進(jìn)行，進(jìn)一步提高院系的教育教學(xué)質(zhì)量。

2 教學(xué)秘書應(yīng)具備的工作素養(yǎng)

目前，院系教學(xué)秘書承擔(dān)著大量事務(wù)性的工作，幾乎沒有多余的時(shí)間和精力用來進(jìn)行教學(xué)管理方法的思考和研究，更不要說外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會了，這也就導(dǎo)致了教學(xué)秘書的個(gè)人工作素養(yǎng)有所欠缺，這在很大程度上影響著教學(xué)管理的質(zhì)量。所以教學(xué)秘書提升自我的管理素養(yǎng)已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

2.1 愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好教學(xué)管理工作

教學(xué)秘書工作是全校教學(xué)管理工作的基層，其工作的完成效果直接影響著院系教學(xué)活動(dòng)的質(zhì)量，因此，教學(xué)秘書要充分認(rèn)識到這份工作的重要性，以為學(xué)校教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)作為立足點(diǎn)，以飽滿的熱情投入到工作中，要將此項(xiàng)工作作為自己的事業(yè)來打拼，兢兢業(yè)業(yè)，積極努力，愛崗敬業(yè)地做好每一項(xiàng)工作，樹立良好的職業(yè)觀、人生觀和價(jià)值觀。

2.2 加強(qiáng)教學(xué)管理相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)

高校的教學(xué)管理是有序的、不間斷的一個(gè)過程，具有鮮明的周期性和較強(qiáng)的時(shí)間性，對于其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)所對應(yīng)的每一道程序，教學(xué)秘書必須結(jié)合學(xué)校相關(guān)的教學(xué)管理文件要求深入鉆研，掌握教學(xué)管理活動(dòng)的流程，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，對突發(fā)事件能夠做出及時(shí)的反應(yīng)并將問題加以解決；還必須有較強(qiáng)的社交表達(dá)能力和專業(yè)基礎(chǔ)能力，要對課程之間的聯(lián)系做到心中有數(shù)，同時(shí)還需熟練掌握各種管理辦法，抓重點(diǎn)，分輕重，有計(jì)劃、有步驟地開展工作，做到忙中有序，不急不躁的解決各種問題。所以，勤于學(xué)習(xí)和善于學(xué)習(xí)是教學(xué)秘書做好本職工作的必備條件［1］。

2.3 增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷提高教學(xué)管理水平

教務(wù)工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基石，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，這就要求教學(xué)秘書必須堅(jiān)持以學(xué)生為本，圍繞教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)開展各項(xiàng)工作，把真心服務(wù)師生作為工作的出發(fā)點(diǎn)，做好各項(xiàng)行政服務(wù)工作。在實(shí)際工作中，或多或少會遇到些困難，這就需要教學(xué)秘書在日常工作中深入了解不同群體的需求，對存在的問題及時(shí)地給予幫助，要牢固樹立教務(wù)無小事的理念，虛心聽取意見，對存在的問題耐心地進(jìn)行解釋，增強(qiáng)服務(wù)意識，力求做到為院系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為師生服務(wù)。

2.4 高度的工作責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心

教學(xué)秘書是在教學(xué)最前線的人員，其工作有著范圍廣、事情雜、任務(wù)重的特點(diǎn)，同時(shí)還需要協(xié)調(diào)好教與學(xué)、學(xué)與管之間的關(guān)系，而這些繁瑣的工作，在整個(gè)教學(xué)管理過程中起著十分重要的作用，這就需要教學(xué)秘書有樂于奉獻(xiàn)的精神，強(qiáng)烈的責(zé)任意識，要保持高度的工作熱情和樂觀的態(tài)度，勇于吃苦，全身心的投入到工作中，事無巨細(xì)，每一項(xiàng)工作都要一絲不茍的完成。比如教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整、教材的征訂工作、期末學(xué)生考試安排等各項(xiàng)工作，需要教學(xué)秘書抱以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以此才能更好的履行管理育人的職責(zé)。

2.5 需要一定的檔案管理知識和現(xiàn)代信息化知識

教學(xué)秘書的日常工作中還需要對學(xué)生的成績檔案、畢業(yè)設(shè)計(jì)報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃、教師科研材料和其他各種與教學(xué)有關(guān)的文件進(jìn)行存檔，這就需要教學(xué)秘書具備一定的檔案管理知識，這樣才能對各種檔案進(jìn)行分類、編號后加以管理，以便后期需要相關(guān)材料時(shí)不會出現(xiàn)無從下手的情況。

現(xiàn)在社會科技飛速發(fā)展，教學(xué)管理水平也隨之不斷提高，教學(xué)秘書的很多工作則慢慢向信息化處理靠攏，因此，教學(xué)秘書還需要熟悉與教學(xué)管理相關(guān)的各種軟件，要掌握基本的信息化辦公軟件使用方法，從而能夠更好的適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展需求，同時(shí)也能夠?qū)ψ陨淼慕虒W(xué)管理工作加以改善。

3 提升工作的實(shí)效性

教學(xué)秘書的工作效率、質(zhì)量和作風(fēng)直接影響著教學(xué)管理工作的順利開展，掌握科學(xué)適用的工作方法，是提高教學(xué)秘書工作實(shí)效性的方法之一［2］。

3.1 建立崗位職責(zé)制度，分工明確

有部分人員錯(cuò)誤地將教學(xué)秘書的工作等同于單一重復(fù)的機(jī)械勞動(dòng)，經(jīng)常把教學(xué)秘書工作與其他行政管理工作混淆起來，這種認(rèn)識是錯(cuò)誤的。教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理隊(duì)伍的組成部分之一，是從事教學(xué)管理的基層組成人員，他們從事著相關(guān)基礎(chǔ)性較強(qiáng)的教學(xué)管理工作，如院系授課任務(wù)的安排，組織各類考試，成績錄入等工作，這些都是保障教學(xué)計(jì)劃按照要求順利實(shí)施的防護(hù)欄。在日常教學(xué)中教學(xué)秘書還將師生對教學(xué)的意見和建議進(jìn)行收集，將之反饋給相關(guān)人員，為院系領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供了有用的第一手資料。

如此繁瑣的工作，只有分工明確，教學(xué)秘書在整個(gè)教學(xué)管理過程中就不會與其他人員產(chǎn)生相互推諉的現(xiàn)象，才能著實(shí)的提高工作的實(shí)效性，同時(shí)也能為日后學(xué)院評價(jià)個(gè)人工作績效時(shí)提供可靠的依據(jù)。

3.2 善于主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高自身綜合素養(yǎng)

提高實(shí)效性也就是提高工作效率，所以教學(xué)秘書想要提高工作效率就必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，掌握教學(xué)管理的規(guī)律，不斷的思考并加以總結(jié)，這樣才能從根本上提高效率，也就是提升了工作的實(shí)效性。與此同時(shí)，還要定期參與到教學(xué)管理相關(guān)方面的培訓(xùn)中，從各種培訓(xùn)中及時(shí)向兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)。

在日常生活中，還需密切注意前沿的教育教學(xué)的動(dòng)態(tài)信息，通過該渠道來更新自身教學(xué)管理的知識，使自己在工作崗位上能夠有所突破，使自身的綜合素養(yǎng)提高，在自己的工作中有所成就。

總之，教學(xué)管理區(qū)別于一般的行政管理，主要是其擁有行政和學(xué)術(shù)雙方面的職能，所以教學(xué)管理的工作者即教學(xué)秘書應(yīng)深刻了解自身所肩負(fù)的責(zé)任，為了適應(yīng)不斷發(fā)展的教育事業(yè)，必須擁有正確的工作態(tài)度，掌握科學(xué)的工作方法，不斷提升自我工作素養(yǎng)，這樣才能在教學(xué)管理中充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

[1]蔡華清.高校教學(xué)秘書的職業(yè)化建設(shè)探討[J].沿海企業(yè)與科技,2007,(12):186-188.

[2]王鎮(zhèn).對提升高校教學(xué)秘書教務(wù)管理水平的幾點(diǎn)建議[J].中國人才,2010,(11):76-77.