淺談高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)

秦錦潔

（1. 南京大學(xué) 信息管理學(xué)院；2. 南京森林警察學(xué)院 圖書館，江蘇 南京 210000）

圖書館作為高等學(xué)校辦學(xué)的重要支柱，是高校公共服務(wù)體系中的必不可少的組成部分，有著其特有的功能和存在價值，與此同時在其建設(shè)、管理方面更有著特殊性。隨著教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校圖書館的各項建設(shè)都需要緊跟時代，其中加強(qiáng)館內(nèi)的文獻(xiàn)資源建設(shè)，從而提高圖書館的核心競爭力就顯得格外重要。何為文獻(xiàn)？大致來說文獻(xiàn)就是用文字、圖形、符號、聲頻、視頻等技術(shù)手段記錄人類知識的一種載體，或理解為固化在一定物質(zhì)載體上的知識[1]?，F(xiàn)在通常理解為圖書、期刊等各種出版物的總和。文獻(xiàn)資源建設(shè)是全國高校圖書館工作中的重中之重。

1 高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的現(xiàn)狀與問題

在高等教育迅速發(fā)展的今天，高校圖書館普遍已具備一定的規(guī)模，大多數(shù)高校已將圖書館作為一個獨(dú)立的硬件設(shè)施與其它教學(xué)設(shè)施相對分開建設(shè)，各類獨(dú)具特色的圖書館大樓平地而起，成為廣大高校的標(biāo)志性建筑。隨著教育產(chǎn)業(yè)化的推進(jìn)，各高校對于圖書館的文獻(xiàn)館藏量都有了明確的數(shù)字要求。所謂海納百川，有容乃大，文獻(xiàn)的館藏量大確實(shí)是為求學(xué)學(xué)子提供了足夠大的知識庫。可盲目地追求館藏量，對文獻(xiàn)資源不加以針對性地選擇，過分寬容的采購，往往造成了文獻(xiàn)資源的浪費(fèi)。在許多高校的圖書借閱率統(tǒng)計中，有近二成的圖書借閱次數(shù)僅為一次，而借閱次數(shù)為零的圖書也不在少數(shù)。全國高校圖書館成千上萬，如何才能在眾多的圖書館中根據(jù)自身學(xué)校的實(shí)際情況，建設(shè)有自己特色的圖書館藏資源，避免因盲目擴(kuò)建和競爭造成的資源浪費(fèi)，成為了各高校關(guān)注的重點(diǎn)。

2 高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的原則

為了更好地進(jìn)行圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)，提高館藏資源利用率，高校圖書館在進(jìn)行文獻(xiàn)采集時，制定一套符合本院校實(shí)際情況與特色專業(yè)學(xué)科發(fā)展規(guī)劃的文獻(xiàn)采集原則是非常有必要的。

2.1 保證所采集文獻(xiàn)的實(shí)用性

在進(jìn)行文獻(xiàn)采集時，所持的依據(jù)應(yīng)為本學(xué)校專業(yè)及主要科研方向，使采集的文獻(xiàn)符合本院校實(shí)際使用需求，滿足師生的閱讀要求。首先，在具體工作中不妨每年在高校內(nèi)部進(jìn)行一次調(diào)查，收集全校人員的閱讀范圍，通過統(tǒng)計再與本院校各學(xué)科教研組碰頭，最終定下本年度文獻(xiàn)采集的范圍。對于非本院校專業(yè)類用書，應(yīng)盡量減少采集量，并時刻根據(jù)本院校專業(yè)設(shè)置進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，這樣就可以在一定程度上減少文獻(xiàn)采集中的資源浪費(fèi)，更能減少一筆盲目采集造成的資金浪費(fèi)[2]。

2.2 保證所采集文獻(xiàn)的時效性

世間萬事萬物都有其相應(yīng)的“保質(zhì)期”，文獻(xiàn)也有其自身的生命周期，圖書館作為文獻(xiàn)采集的決定方更是要與時俱進(jìn)，不斷了解和研究文獻(xiàn)的發(fā)展方式以及方向。在進(jìn)行文獻(xiàn)采集時，對于那些生命周期較短的書籍文獻(xiàn)，如計算機(jī)知識、各類英語考試、公務(wù)員考試方面的參考資料等，必須做到在第一時間采購最新版本并隨時將舊的版本剔除。

2.3 保證所采集文獻(xiàn)的高質(zhì)量性

在如今信息爆炸的時代，許多內(nèi)容價值不是很高的文獻(xiàn)資料也隨之粉墨登場。對此，圖書館在文獻(xiàn)采購時應(yīng)注重挑選作者、出版單位、印刷單位等信譽(yù)較好的文獻(xiàn)，同時對提供文獻(xiàn)資源的書商也要有嚴(yán)格的要求。通過層層嚴(yán)格的刪選，不厭其煩，最終以質(zhì)取勝，將高質(zhì)量的文獻(xiàn)豐富到高校圖書館的館藏當(dāng)中。

2.4 保證所采集的文獻(xiàn)能滿足讀者需求

滿足讀者需求是圖書館采編工作的重中之重，高校圖書館在采購文獻(xiàn)時，既要滿足不同層次讀者對不同層次文獻(xiàn)資料的要求，同時要滿足不同層次讀者對不同層次文獻(xiàn)數(shù)量的要求，如圖書種類和復(fù)本的要求。在高校經(jīng)費(fèi)有限的前提下，高校圖書館應(yīng)合理制定圖書復(fù)本量，不能千篇一律。

3 對高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)提出的幾點(diǎn)優(yōu)化措施

3.1 設(shè)立高校文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會

為了能夠在有限的經(jīng)費(fèi)計劃內(nèi)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的有效利用，規(guī)范文獻(xiàn)資源建設(shè)行為，設(shè)立高校文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會是一項非常必要的舉措。首先，館級文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會的組成，一般由圖書館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專職采編人員和校內(nèi)讀者代表組成。這樣的好處在于，在對于常規(guī)文獻(xiàn)采購的過程中，實(shí)行民主表決制度，對于采訪人員提供的需要采購的文獻(xiàn)進(jìn)行評議審核。其次，院校文獻(xiàn)資源建設(shè)委員的組成，通常由分管圖書館的校領(lǐng)導(dǎo)、館長及各院系負(fù)責(zé)人、教授、專家組成。同樣實(shí)行民主決策，對于采購文獻(xiàn)進(jìn)行評議審核。

設(shè)立文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會的好處在于，采用民主表決制度，不僅能拉近圖書館與讀者之間的距離，更能符合實(shí)際地幫助圖書館做好文獻(xiàn)采集和建設(shè)工作。對相應(yīng)的采編人員起到了很好的幫助和監(jiān)督的作用，避免了因個人決定而造成的文獻(xiàn)建設(shè)過程中的資源浪費(fèi)、無針對性、不規(guī)范性等問題的發(fā)生。

3.2 制定完善的文獻(xiàn)資源采購審評流程

沒有規(guī)矩，不成方圓。在文獻(xiàn)資源建設(shè)的工作當(dāng)中，我們也可以借鑒企業(yè)的管理模式，建立健全相應(yīng)的文獻(xiàn)資源采購審批流程。例如：單批價格在五千元以內(nèi)的，一般由采編主任直接審批；五千至一萬元以內(nèi)的，由采編主任審核通過后交由分管采編的館領(lǐng)導(dǎo)審批；一萬至五萬元以內(nèi)的文獻(xiàn)資料，則應(yīng)匯總后，在每周召開的館級文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會例會上進(jìn)行表決后，由館長視表決結(jié)果后審批；超過五萬元的單批文獻(xiàn)，則應(yīng)先經(jīng)過館級文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會審批過后，再遞交至院校文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會商討后進(jìn)行審批；而大型電子文獻(xiàn)資源，則需先經(jīng)相關(guān)使用單位推薦，而后圖書館聯(lián)系進(jìn)行為期不低于2個月的試用后，再按上述流程進(jìn)行審批。

3.3 完善文獻(xiàn)資源采集的工作制度

首先，對從事文獻(xiàn)資源采集的工作人員要進(jìn)行嚴(yán)格的刪選和培訓(xùn)，招聘相關(guān)人員時應(yīng)盡量做到專業(yè)對口，并在有條件的情況下，組織采編人員到值得借鑒的兄弟圖書館進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流。其次，定期對采編人員進(jìn)行工作流程檢查和回顧，幫助發(fā)現(xiàn)由于采編人員疏忽造成的文獻(xiàn)采編中出現(xiàn)的問題。對相應(yīng)的數(shù)據(jù)要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，同一版圖書重購率應(yīng)有明確的限制。

再次，在每年的三季度左右，要針對報刊文獻(xiàn)、光盤數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫提出下年度采購計劃和方案。該方案的制定應(yīng)參考上年度的采購計劃，并根據(jù)本年度的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，先交由館級文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會審批，通過后提交由院校級文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會定案。

最后，當(dāng)文獻(xiàn)到館后，應(yīng)制定同樣嚴(yán)格的驗(yàn)收流程，合格后方可辦理付款或報銷手續(xù)。如有特殊原因要提前付款或付定金的，應(yīng)提前寫明原因，交由館長批準(zhǔn)。如因驗(yàn)收不利產(chǎn)生相應(yīng)不良后果的，要分清責(zé)任，責(zé)任到人，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依。

3.4 對文獻(xiàn)購置經(jīng)費(fèi)進(jìn)行定期回顧和分析

高校的文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)決定著館藏規(guī)模、結(jié)構(gòu)等相關(guān)指標(biāo)。因此，合理運(yùn)用經(jīng)費(fèi)和回顧經(jīng)費(fèi)使用情況，是能在經(jīng)費(fèi)有限的條件下，盡可能全面的進(jìn)行文獻(xiàn)資源擴(kuò)張的一個必要條件。

首先，要做好文獻(xiàn)資源建設(shè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。該預(yù)算要考慮到重點(diǎn)優(yōu)先，合理分布，滿足需求的原則。在此基礎(chǔ)上，列出詳實(shí)的預(yù)算計劃和明細(xì)，并交由館級文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會召開會議，進(jìn)行必要的修改后審核通過。在做好預(yù)算的同時，實(shí)際進(jìn)行采購還時應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對預(yù)算做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，采編人員需時時關(guān)注文獻(xiàn)資源的價格動向，不能生搬硬套采購預(yù)算。在市場價格有波動的情況下，應(yīng)根據(jù)院校實(shí)際情況，分清緩急輕重，不能一味盲目，造成經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。最后，要做好每年的經(jīng)費(fèi)總結(jié)。對于經(jīng)費(fèi)的使用去向和文獻(xiàn)的利用現(xiàn)狀做好效益評估，在總結(jié)中能發(fā)現(xiàn)問題是好事，讀者滿意度調(diào)查就是一個不錯的效益評估方法?？偨Y(jié)出的問題要避免再犯，總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)要適當(dāng)推廣，這樣才能循序漸進(jìn)地把文獻(xiàn)資源建設(shè)工作逐步完善[3]。

4 結(jié)語

高校圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)是一項長期的工作，我們目前要做的是在把握好原則，執(zhí)行好規(guī)范的前提下，根據(jù)圖書館現(xiàn)有的情況作相應(yīng)的調(diào)整和配置，使圖書館的館藏資源更加合理。我們希望通過我們自身的研究以及與兄弟單位的溝通，取長補(bǔ)短，與時俱進(jìn)，更好地做好高校圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)。

[1]沈繼武,肖希明. 文獻(xiàn)資源建設(shè) [M]. 武漢:武漢大學(xué)出版社,1991.

[2]閻世競,動態(tài)優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu),提高文獻(xiàn)信息保障能力 [J].圖書館工作與研究,2007,(5):40-42.

[3]劉芬. 淺論新形勢下的圖書采訪工作 [J]. 遼寧行政學(xué)院學(xué)報,2007,(3):217.