淺談電子文件的歸檔工作

郝明香

（河南鶴壁煤業(yè)〈集團(tuán)〉有限責(zé)任公司 煤炭科學(xué)研究所，河南 鶴壁 458000）

近幾年，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸漸完善，使用“無紙化辦公”逐漸代替了以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上完成，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)束幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量新的電子文件，面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)；因此，為適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，電子文件歸檔已成趨勢。與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。我認(rèn)為電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

1 電子文件歸檔的途徑

紙質(zhì)檔案的載體較為安全，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；而電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。實踐證明，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，造成浪費。簡單而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

1.1 利用計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專門途徑

隨著單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，由電子文件形成部門編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳送，也可借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔的專門途徑，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件。

1.2 電子文件由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔

為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破立卷界限，更趨向于某一方或幾方職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或者直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件應(yīng)存入光盤，最好不要用磁盤存貯。

2 建立電子文件歸檔制度，實現(xiàn)相關(guān)職能部門的交融

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，各單位都設(shè)定了分管分管領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室，負(fù)責(zé)督促檢查本單位的檔案立卷歸檔工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像原立卷歸檔人員經(jīng)常與檔案部門合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機(jī)與信息管理人員為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重托。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度。列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件的歸檔工作。

制定電子文件歸檔工作暫行規(guī)定，分別對歸檔范圍、歸檔單位與歸檔方法和要求做具體規(guī)定，設(shè)計電子文件歸檔目錄樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和歸檔人能夠盡快地接受這一新生事物，在對電子文件的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，選擇電子文件信息綜合性強(qiáng)的綜合辦和總工辦聯(lián)合做為開展電子文件歸檔的重點和試點部門。先后三次與他們專門研究電子文件歸檔工作，成立了電子文件歸檔工作小組，由總工程師擔(dān)任組長，綜合辦主任為領(lǐng)導(dǎo)小組成員，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出綜合辦、總工辦電子文件歸檔明細(xì)，經(jīng)過多部門的配合與合作，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素較多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合相互配合與制約的工作方法。電子文件形成部門熟悉各項管理管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，了解大局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔工作中共同努力，形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3 歸檔“兩套制”的必要與簡化合一的可能

由于印章和簽名是文件生效的重要標(biāo)志，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性 ，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及地址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

在磁、光介質(zhì)文件耐久性問題尚未解決之前，它于紙質(zhì)檔案將并存很長時間，從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能增加檔案庫存的空間，緩解庫房緊張的狀況。

［1］關(guān)于加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思考[J].檔案管理,2009,12.

［2］談現(xiàn)代辦公條件下電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔[J].山東電大學(xué)報,2008(3).

［3］關(guān)于推動電子文件歸檔工作的幾點思考[J].陜西檔案,2009(4).