談企業(yè)重點(diǎn)工程檔案的收集與管理

李仿玲

(江西銅業(yè)集團(tuán)公司 永平銅礦檔案館，江西 鉛山334506)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基建工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來愈得到深入發(fā)展，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)重要的工作?；n案是企業(yè)檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程。永平銅礦露天開采萬噸規(guī)模服務(wù)年限到2012年，2013年即進(jìn)入減產(chǎn)期，穩(wěn)產(chǎn)時(shí)間只剩下2年，2004年永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程經(jīng)過幾年的可行研究，已積累了大量的技術(shù)基礎(chǔ),通過委托國內(nèi)多家科研院所對(duì)該工程進(jìn)行可行性研究，以及國外麥康公司的礦業(yè)咨詢，進(jìn)一步明確了在永平銅礦實(shí)施露轉(zhuǎn)坑工程的可行性和必要性，為順利實(shí)現(xiàn)露天開采向井下開采的平穩(wěn)過渡,延長(zhǎng)永平銅礦穩(wěn)產(chǎn)年限，露轉(zhuǎn)坑工程必須盡快實(shí)施。于2006年開工建設(shè)，結(jié)合近年來工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工程建設(shè)檔案資料的管理實(shí)行項(xiàng)目部負(fù)責(zé)制，理順了工作程序，對(duì)企業(yè)做好后續(xù)生產(chǎn)組織、設(shè)備及工藝優(yōu)化起著重要的作用。

永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程，工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對(duì)工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。永平銅礦在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，做到同計(jì)劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目部負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1 建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目部檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程，成立露轉(zhuǎn)坑工程項(xiàng)目部，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程竣工資料收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，對(duì)永平銅礦今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此永平銅礦加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案館專職檔案員，在項(xiàng)目部指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全礦的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。永平銅礦露轉(zhuǎn)坑工程項(xiàng)目部在工程開始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作。由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專、兼職檔案員、露轉(zhuǎn)坑項(xiàng)目部、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2 圍繞工程建設(shè)，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來隨著技術(shù)進(jìn)步和江西銅業(yè)永平銅礦發(fā)展的要求，永平銅礦技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案館與項(xiàng)目部密切聯(lián)系，首先對(duì)中國有色工程設(shè)計(jì)研究總院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案館移交。項(xiàng)目部在資料管理上對(duì)檔案館負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案館人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3 強(qiáng)化檔案全過程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，把檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制、合同管理制和參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制之中，并對(duì)責(zé)任制的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督。

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管，在管理過程中，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《國家檔案局中央檔案館關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)〈國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知〉，進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的通知》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹立質(zhì)量管理意識(shí)，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入永平銅礦經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程的各個(gè)階段及各部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

4 注重實(shí)效，健全完善的保證措施

為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案工作的管理，便于有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程管理部門作好對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，保障重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程建設(shè)順利進(jìn)行。重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問題，永平銅礦注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。

5 開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程技術(shù)人員和施工人員對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來實(shí)施檔案數(shù)字化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為工程技術(shù)人員提供服務(wù)，檔案管理人員注重用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。

綜上所述，要搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案收集與管理，必須扎實(shí)抓好檔案的基礎(chǔ)工作。沒有優(yōu)質(zhì)的檔案基礎(chǔ)工作不僅難以保障優(yōu)質(zhì)服務(wù)和開展利用工作，而且檔案管理升級(jí)工作也就無從談起。為了全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代管理水平，企業(yè)檔案部門必須要立足于檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，按照業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，扎扎實(shí)實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，抓好各類檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開發(fā)利用，促使企業(yè)檔案管理水平盡快提高。

［1］企業(yè)檔案工作規(guī)范[S].