淺析信息技術(shù)對(duì)人力資源管理的優(yōu)化作用

王茜

（中交第四公路工程局海外事業(yè)部，北京 100123）

伴隨計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟運(yùn)用，信息技術(shù)作為企業(yè)提高管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段，正深刻影響著企業(yè)管理的各個(gè)層面。就企業(yè)人力資源管理而言，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應(yīng)信息時(shí)代的要求，企業(yè)迫切需要一個(gè)更加靈活、快速反應(yīng)的人力資源管理新模式，信息技術(shù)與人力資源管理的結(jié)合，成為企業(yè)的必然選擇。

一、信息技術(shù)手段應(yīng)用于人力資源管理的背景

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。利用信息技術(shù)手段對(duì)人力資源管理進(jìn)行優(yōu)化，即在企業(yè)人力資源管理中的人力資源規(guī)劃、工作分析、招聘、考勤、績(jī)效考核等各有機(jī)環(huán)節(jié)運(yùn)行中采用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，以此來提高企業(yè)人力資源管理的效率。由此可見，它是以信息技術(shù)和先進(jìn)的人力資源管理思想相結(jié)合應(yīng)用為基礎(chǔ)，依賴信息技術(shù)對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置的一種管理方式，是提高人力資源管理水平的一個(gè)持續(xù)漸進(jìn)的過程，而不可理解成一種目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，更不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為是一些軟硬件的配套組合。人力資源管理中的信息技術(shù)應(yīng)用大致經(jīng)歷了如下階段：

1 薪資計(jì)算系統(tǒng)階段。20世紀(jì)60年代末，由于當(dāng)時(shí)發(fā)達(dá)國(guó)家的計(jì)算機(jī)技術(shù)已進(jìn)入實(shí)用階段，同時(shí)企業(yè)規(guī)模也越來越大，用手工來計(jì)算和發(fā)放薪資既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又易出差錯(cuò)，為此，薪資管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

2 薪資/人事管理系統(tǒng)階段。20世紀(jì)70年代末，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,在計(jì)算機(jī)薪資管理基礎(chǔ)上，開始記錄員工的其他基本信息，具備了報(bào)表生成和薪資數(shù)據(jù)分析功能，即具有了一部分人事信息管理的功能。

3 人力資源管理系統(tǒng)階段。20世紀(jì)90年代初，人力資源管理系統(tǒng)出現(xiàn)革命性的變革。人力資源理論的發(fā)展，使人們認(rèn)識(shí)到人力資源在企業(yè)發(fā)展和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的關(guān)鍵性作用，另外隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，把一些人力資源管理理念和理論應(yīng)用到企業(yè)管理中也成為可能。

4 人力資源管理信息系統(tǒng) (eHR)階段。20世紀(jì)90年代末和21世紀(jì)初，人力資源管理信息系統(tǒng)經(jīng)歷了第二次革命性變革。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，以及人力資源管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，使人力資源管理快速響應(yīng)企業(yè)內(nèi)外部的各種的要求與變化成為可能，這就是人力資源管理的電子信息化。

二、信息技術(shù)手段在人力資源管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理，可以用來處理幾乎所有定量的問題：比如人事信息管理、員工考勤、薪資計(jì)算、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職業(yè)規(guī)劃等等，其特點(diǎn)是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)，如薪資福利、招聘、個(gè)人職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)、職位管理、績(jī)效管理、崗位描述、個(gè)人信息和歷史資料統(tǒng)一管理起來，形成了集成的數(shù)據(jù)信息源，建立起一個(gè)能實(shí)時(shí)更新的人力資源信息數(shù)據(jù)庫。加上可操作的用戶界面，強(qiáng)有力的報(bào)表生成工具、分析工具和信息的共享，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下幾乎可以完成全部的人力資源管理流程。

1 人員招聘與配置

網(wǎng)絡(luò)招聘是目前信息技術(shù)在人力資源管理方面應(yīng)用范圍最廣的人力資源管理解決方案。除了獨(dú)立的外部網(wǎng)絡(luò)招聘商的招聘應(yīng)用系統(tǒng)外，企業(yè)內(nèi)部招聘系統(tǒng)也可以為企業(yè)內(nèi)部勞務(wù)需求與勞資供給雙方創(chuàng)建互動(dòng)服務(wù)體系。通過信息系統(tǒng)，可以進(jìn)行求職者與空缺崗位的匹配，并應(yīng)用各種人才測(cè)評(píng)軟件進(jìn)行人才選拔、崗位匹配工作，甚至處理這一過程中在線面試、入職審批等其他的所需環(huán)節(jié)。

2 薪酬福利管理

在新的信息技術(shù)支持下，薪酬福利管理不僅僅是停留在簡(jiǎn)單的員工薪數(shù)據(jù)庫、福利備忘與記錄等階段。對(duì)內(nèi)通過與其他模塊，如人員信息模塊、勞動(dòng)合同模塊的共享，系統(tǒng)可以自動(dòng)為調(diào)職晉升的員工進(jìn)行薪酬計(jì)算。員工的薪酬福利規(guī)劃、調(diào)整、審批和實(shí)施各個(gè)流程都可以在系統(tǒng)內(nèi)完成。對(duì)外通過網(wǎng)絡(luò)的連接，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成報(bào)表，定期將員工社保福利變動(dòng)情況報(bào)送相關(guān)政府部門。員工也可以利用系統(tǒng)所提供的員工自助平臺(tái)，及時(shí)了解個(gè)人薪酬福利狀況。新的系統(tǒng)甚至還支持員工進(jìn)行個(gè)人財(cái)務(wù)狀況分析和個(gè)人退休金的科學(xué)規(guī)劃。

3 績(jī)效管理

信息技術(shù)的應(yīng)用加速了績(jī)效管理流程的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)，企業(yè)可以將所有與公司相關(guān)的數(shù)量龐大的個(gè)人工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)實(shí)施流程等內(nèi)容放置到信息系統(tǒng)中，通過對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)定目標(biāo)和規(guī)則進(jìn)行工作評(píng)估和量化的考評(píng)。通過信息系統(tǒng)，績(jī)效管理中的平衡計(jì)分卡、360度績(jī)效考核等現(xiàn)代管理理念也才能更好地被引入實(shí)踐，與信息系統(tǒng)一道，為企業(yè)績(jī)效管理工作的有效開展，提供管理技術(shù)和信息技術(shù)的雙重保障。

4 培訓(xùn)與發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)為員工培訓(xùn)提供了完美的解決方案。培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)上不僅可以下載內(nèi)容豐富的課件包，而且還可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行培訓(xùn)課程的計(jì)劃、安排和演示。當(dāng)某位員工需要學(xué)習(xí)某方面新知識(shí)時(shí)，應(yīng)用系統(tǒng)可以提供在線指導(dǎo)，并有可能按照個(gè)性化需求提供相應(yīng)培訓(xùn)項(xiàng)目。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，培訓(xùn)也變得愈加廣泛和簡(jiǎn)便。同時(shí)利用新技術(shù)，企業(yè)用于培訓(xùn)的投資回報(bào)變得更加直觀和容易衡量。

5 自助服務(wù)

各種在線數(shù)據(jù)庫的建立以及流程的設(shè)定，能夠使信息直接到達(dá)需要它的用戶層面，可以為管理人員及員工提供各種形式的自助服務(wù)。比如依據(jù)權(quán)限的不同，員工可以在網(wǎng)上查到企業(yè)內(nèi)部政策、人力資源的配置、員工的基本信息、工時(shí)記錄和休假管理、組織培訓(xùn)安排和工作調(diào)配、人力資源成本的分析等等。同時(shí)，員工還可以在線填寫相關(guān)表格，通過系統(tǒng)中內(nèi)部信息流的形式直接發(fā)送到相關(guān)人員手中，替代了原來手工操作的方式。

三、信息技術(shù)手段對(duì)人力資源管理中的優(yōu)化效果分析

1 信息技術(shù)的應(yīng)用有助于提高人力資源管理部門的工作效率

影響人力資源管理部門工作效率的因素主要包括：每月的工資計(jì)算與處理；員工的考勤休假處理；員工信息管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容。這些事務(wù)往往要占用人力資源管理人員的大量時(shí)間。手工操作不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。而信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用，將大大降低例行性工作占用人力資源管理人員時(shí)間的比例，使管理人員從日常事務(wù)中解脫出來。人力資源管理信息化強(qiáng)調(diào)員工的自助服務(wù)，如果員工的個(gè)人信息發(fā)生變化，他本人就可以更新自己的信息，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)，程序即可生效。同樣，對(duì)于培訓(xùn)、假期申請(qǐng)、報(bào)銷等日常的行政事務(wù)也可作類似處理。這樣不僅減輕了管理人員用于數(shù)據(jù)采集、確認(rèn)和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和更新的速度。這無疑極大地提高了人力資源管理部門的工作效率，從而可以有更多時(shí)間思考戰(zhàn)略層次的問題。

2 信息技術(shù)的應(yīng)用有助于規(guī)范人力資源管理部門的業(yè)務(wù)流程

當(dāng)人力資源管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來后，就希望規(guī)范人力資源運(yùn)作體系的業(yè)務(wù)流程。招聘、績(jī)效管理、員工培訓(xùn)與發(fā)展、員工職業(yè)計(jì)劃、離職的流程等都在他的考慮范圍。信息技術(shù)手段能將有關(guān)人力資源管理的分散信息都緊密集中在一起并進(jìn)行分析，自動(dòng)優(yōu)化人力資源管理業(yè)務(wù)流程，使信息流得到加速和舒暢，人力資源管理的作業(yè)流程跟業(yè)務(wù)流程以及直線功能結(jié)合更緊密。人力資源管理信息系統(tǒng)不僅能將人力資源管理部門的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，而且能將經(jīng)過優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)。人力資源管理的日常業(yè)務(wù)如干部任免、職工退休、調(diào)配、辭職等都可以按照規(guī)范的工作流程設(shè)計(jì)相應(yīng)的模板來完成。查詢、統(tǒng)計(jì)、制作花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、領(lǐng)導(dǎo)審批等過程也可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)。

3 信息技術(shù)的應(yīng)用能提供各種形式的自助服務(wù)

對(duì)于公司高層而言，他們可在網(wǎng)上查看企業(yè)人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源管理成本的分析、員工績(jī)效等。高層決策者還能獲得各種輔助其進(jìn)行決策的人力資源經(jīng)營(yíng)指標(biāo)以及直接在網(wǎng)上進(jìn)行決策等：對(duì)于中層經(jīng)理，即直線經(jīng)理來講，人力資源管理信息化是其參與人力資源管理活動(dòng)的工作平臺(tái)，通過此平臺(tái)，直線經(jīng)理可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工。比如可在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看所有下屬員工的人事信息，對(duì)員工的培訓(xùn)、休假、離職等流程進(jìn)行在線審批等；一般員工可以在線查看企業(yè)規(guī)章制度、內(nèi)部招聘信息、個(gè)人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、個(gè)人考勤休假情況、注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請(qǐng)假/休假申請(qǐng)、實(shí)現(xiàn)在線報(bào)銷等。

4 信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效地降低企業(yè)管理成本

企業(yè)在實(shí)施人力資源管理信息技術(shù)手段后，比如在員工培訓(xùn)方面，員工可以“在線”隨時(shí)隨地接受培訓(xùn)，從而可以節(jié)省時(shí)間，減少差旅費(fèi)用，降低培訓(xùn)成本；在評(píng)估方面，通過網(wǎng)絡(luò)，各級(jí)主管可以很快看到來自各地下屬定期遞交的工作述職報(bào)告，并進(jìn)行評(píng)估、指導(dǎo)及監(jiān)督，這樣，評(píng)估的成本也可以大為降低。據(jù)統(tǒng)計(jì)，公司在實(shí)施人力資源管理信息化以后，員工的電話詢問可以減少75%。美國(guó)愛立信公司實(shí)施員工自主服務(wù)系統(tǒng)后，第一年就節(jié)省了超過100萬美元的開支，Cisco公司通過e-learning系統(tǒng)一年節(jié)省了2400萬美元。

5 信息技術(shù)的應(yīng)用有利于企業(yè)人才建設(shè)

一方面，人力資源管理信息化使知識(shí)員工比重增加。信息技術(shù)在企業(yè)的普遍應(yīng)用使得一些文化素質(zhì)過低、年齡偏大無法適應(yīng)信息技術(shù)要求的員工被淘汰，員工為了適應(yīng)環(huán)境必須不斷提升和完善自己，激發(fā)員工學(xué)習(xí)的主動(dòng)性；另一方面，信息技術(shù)的應(yīng)用可以幫助企業(yè)留住人才。人才流失除了薪資因素外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等。企業(yè)實(shí)施人力資源管理信息化后，利用人力資源管理信息系統(tǒng)對(duì)員工進(jìn)行選拔、任用，可以減少人為的主觀性，體現(xiàn)公平原則，從而留住人才。同時(shí)，人力資源管理信息化使員工得到充分授權(quán)，它所提供的透明、簡(jiǎn)便易查的信息獲取方式將贏得員工對(duì)人力資源管理服務(wù)和企業(yè)管理滿意度的提升。員工滿意度的提升無疑會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，從而發(fā)揮吸引人才、留住人才的作用。

四、信息技術(shù)手段在人力資源管理應(yīng)用上存在的問題

總體來講，目前我國(guó)企業(yè)人力資源管理信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀是滯后的，主要側(cè)重于人事信息、薪資、報(bào)表、考勤、招聘、福利等事務(wù)處理，對(duì)人力資源規(guī)劃、工作分析、自助服務(wù)等內(nèi)容涉及偏少。據(jù)調(diào)查，我國(guó)絕大部分企業(yè)在人力資源管理信息技術(shù)應(yīng)用方面還處于起步階段，超過70%的企業(yè)還沒有引入人力資源管理信息系統(tǒng)。在已經(jīng)實(shí)施人力資源管理信息系統(tǒng)的企業(yè)里，18%的企業(yè)需要更換系統(tǒng)。究其原因：一是人力資源管理信息化缺乏管理者的支持與資金投入；二是我國(guó)企業(yè)人力資源管理信息化的基礎(chǔ)薄弱 ；三是企業(yè)對(duì)人力資源管理信息化的內(nèi)容主要集中于事務(wù)處理；四是尚沒有突出的人力資源管理軟件產(chǎn)品；五是人力資源管理者本身的IT應(yīng)用能力較低，限制了信息技術(shù)在人力資源管理用的發(fā)展應(yīng)用。

結(jié)語

從某種意義上講，信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理更像是一種觀念、一種思想--一種在信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)支持下得以體現(xiàn)的管理思想，擁有這種思想和觀念的人是人力資源管理系統(tǒng)的神經(jīng)中樞，離開了這種人的參與，企業(yè)人力資源管理信息化只能是一句空話，“以人為本”的管理思想在人力資源管理信息化過程中將得到精辟的闡釋。同時(shí)，信息技術(shù)手段在人力資源管理中的開發(fā)應(yīng)用不是一朝一夕的事，也不是一次開發(fā)就能完成的事，需要企業(yè)結(jié)合行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步完善、不斷提升。企業(yè)既要對(duì)行業(yè)的人力資源戰(zhàn)略管理有一個(gè)前瞻性的認(rèn)識(shí)，對(duì)行業(yè)的人力資源管理現(xiàn)狀有客觀的評(píng)價(jià)和科學(xué)的分析，又要對(duì)人力資源管理信息化的需求有通盤的考慮，能夠從最急迫的需求入手，逐步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人力資源信息化在企業(yè)中的有效運(yùn)用。

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