淺論機(jī)關(guān)辦公自動化對檔案工作的影響及對策

蘆 蕾

（黑龍江省八五四農(nóng)場 黑龍江 虎林 158403）

在計(jì)算機(jī)應(yīng)用最廣泛的辦公領(lǐng)域，其方便快捷、高效節(jié)能的優(yōu)越性徹底改變了傳統(tǒng)的辦公理念和模式，由此產(chǎn)生的辦公自動化又成為將計(jì)算機(jī)導(dǎo)入檔案領(lǐng)域的一個直接動力，加速了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，從而對檔案工作尤其是機(jī)關(guān)檔案工作產(chǎn)生了一系列積極而深遠(yuǎn)的影響。面對當(dāng)前的形勢，我們的檔案部門必須加速檔案管理的辦公自動化進(jìn)程，把檔案管理納入數(shù)字化管理的范疇，把檔案管理工作提高到一個新的水平。

一、辦公自動化對檔案工作的影響

（一）辦公自動化將計(jì)算機(jī)等技術(shù)融入檔案工作，促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

辦公自動化是一種利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等，不斷使人的部分辦公業(yè)務(wù)活動借助于各種辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備和辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的系統(tǒng)。面對日益倍增的文件數(shù)量，檔案部門要擁有快速便捷的管理和服務(wù)手段，最大限度地延長檔案壽命，提高工作質(zhì)量和效率，開拓檔案工作新領(lǐng)域，開發(fā)檔案資源的新途徑、新方法等，都需要借助現(xiàn)代化手段，而計(jì)算機(jī)輔助檔案管理和檔案管理現(xiàn)代化也正是在此情況下應(yīng)運(yùn)而生的。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)已在我國檔案部門普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理軟件也多達(dá)數(shù)百種，多數(shù)是從辦公自動化軟件中移植或改造過來的。

利用多媒體計(jì)算機(jī)對照片、聲像、文字等多種形式檔案進(jìn)行儲存管理和使用；還可對聲像檔案進(jìn)行編輯、剪接、重排和轉(zhuǎn)換，能夠模擬元件，通過編輯系統(tǒng)完成對部分破損檔案的復(fù)原；利用多媒體做成的全宗介紹、庫藏檔案簡介更是“有聲有色”。諸多新技術(shù)推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)代化，而辦公自動化在此過程中起到了直接而有力的推動作用。

（二）辦公自動化帶來的大量電子文件對傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響

辦公自動化的發(fā)展產(chǎn)生了大量電子文件，使檔案工作從理論到技術(shù)方法都發(fā)生了一些質(zhì)的變化。用計(jì)算機(jī)制作文件、統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)，形成大量以磁盤、磁帶、光盤等為載體的文件材料。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制造產(chǎn)生了越來越多的電子圖紙，還有電子商務(wù)、電子出版等新科技的衍生品，都在不同程度地修正著我們原有的“文件”概念?？梢韵胂螅瑢黼娮游募罅砍霈F(xiàn)在一切社會領(lǐng)域，它將像造紙術(shù)、活字印刷術(shù)一樣改變?nèi)祟惖纳?、文化?xí)慣和結(jié)構(gòu)。檔案作為人類社會實(shí)踐活動的歷史記錄，其主要組成部分必然源于電子文件，而原有的檔案管理理論和模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新或補(bǔ)充，這些都給機(jī)關(guān)檔案工作提出了新的課題。

隨著辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模在地域、專業(yè)領(lǐng)域和涵蓋內(nèi)容上都將擴(kuò)大。電子文件及檔案的管理、利用已不僅是一種技術(shù)現(xiàn)象，還是一種社會現(xiàn)象。由于數(shù)據(jù)信息庫的聯(lián)網(wǎng)，收集和歸檔工作的必要性和實(shí)踐方法還有待于進(jìn)一步研究解決。

（三）辦公自動化的發(fā)展使機(jī)關(guān)文檔一體化趨于現(xiàn)實(shí)

辦公自動化的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使文書、檔案、信息工作之間的聯(lián)系更加密切，在管理方式上逐步走向統(tǒng)一，在管理制度上標(biāo)準(zhǔn)化的要求越來越高，出現(xiàn)了以辦公室為中心的文件信息管理體系。

所謂文檔一體化是指把一個單位的文件管理工作同檔案管理工作融為一體進(jìn)行全面體系的管理，它能優(yōu)化文檔管理工作，提高效率，增強(qiáng)安全性和完整性。以往的文檔計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)由于沒有一體化開發(fā)，不能系統(tǒng)地管理整個文件流程，許多環(huán)節(jié)只是“單兵作戰(zhàn)”，難以從整體上形成信息共享、功能銜接、性能齊全的運(yùn)行機(jī)制。辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，則真正實(shí)現(xiàn)了從文件到檔案的“無縫交接”。如利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，文件的所有工作流程都顯得輕松自然，包括從文件的擬稿、簽發(fā)直至最后的分類、歸檔、著錄標(biāo)引，全部通過網(wǎng)絡(luò)完成并傳輸，不存在文件的遺失問題，而且保留了文件間完整清晰的聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)了文件一次性輸入、多途徑的輸出利用，達(dá)到文書與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳利用效果，同時(shí)可消除重復(fù)勞動，提高工作效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理的“數(shù)字化”是今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢

數(shù)字檔案館發(fā)展的第一步是實(shí)現(xiàn)文檔信息化。有人將此稱之為檔案事業(yè)的一場“革命”。由于辦公自動化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，未來社會人類信息交流的主要工具將是高速信息網(wǎng)，來自社會各方面的信息將通過高速信息網(wǎng)傳遞、交流、融合、脫離于高速信息網(wǎng)的信息將因無法交流，而無法為社會所利用。近幾年，一批優(yōu)秀的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)被推廣應(yīng)用。在檔案工作中起著越來越重要的作用。

但由于對文檔信息化認(rèn)識還不夠深刻，檔案界曾經(jīng)設(shè)計(jì)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的“雙套制”保存方案?！半p套制”是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案一并保存。這一現(xiàn)象在我國當(dāng)前的檔案管理實(shí)際工作中普遍存在。在一次關(guān)于“數(shù)字檔案館”的研討會上，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院院長馮惠玲博士認(rèn)為，“雙套制”既可以保存反映歷史真實(shí)面貌的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，又可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸、儲存等方面的優(yōu)越性。但也有人認(rèn)為，“雙套制”現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)是電子檔案的法律地位沒有得到確認(rèn)的表現(xiàn)。因此電子檔案的法律地位問題不解決，“雙套制”就將一直存在下去。長期以來，我國的檔案信息系統(tǒng)沒有具體標(biāo)準(zhǔn)遵循，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范，給現(xiàn)實(shí)資源共享帶來很大的困難。很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

二、改進(jìn)辦公自動化檔案管理工作的相關(guān)對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭增強(qiáng)檔案意識，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

首先，要牢固樹立檔案意識，把檔案工作擺到應(yīng)有的位置。不要認(rèn)為檔案工作無足輕重、可有可無。一定要清醒地認(rèn)識到，抓好檔案管理是自己分內(nèi)的事，是自己的重要職責(zé)。機(jī)關(guān)工作離不開檔案工作，只有做好了機(jī)關(guān)檔案工作，才能提高機(jī)關(guān)工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)工作的科學(xué)化、規(guī)范化。其次，要為檔案工作提供有利條件。檔案管理一定要面向現(xiàn)代化，面向未來，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。這就需要各級領(lǐng)導(dǎo)要為檔案工作提供人員、經(jīng)費(fèi)等多方支持，努力改善管理、工作條件。

（二）加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，努力提高業(yè)務(wù)水平

檔案工作者必須有高度的責(zé)任感和使命感，把心思與精力集中到為檔案事業(yè)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展上來，樹立全局意識。因?yàn)闄n案工作是一種科學(xué)性、文化性很強(qiáng)的腦力勞動，需具備較高的文化素質(zhì)，檔案工作又是一門專業(yè)性非常強(qiáng)的學(xué)科，應(yīng)具有一定的檔案專業(yè)知識。首先把提高檔案干部思想道德和科學(xué)文化知識素質(zhì)放在首位，要努力學(xué)業(yè)務(wù)，學(xué)科學(xué)，熟練掌握做好檔案工作所必須的科學(xué)文化知識和專業(yè)技能，增強(qiáng)工作積極性和主動性，激發(fā)創(chuàng)造精神，樹立敬業(yè)愛崗、默默奉獻(xiàn)的新時(shí)期檔案工作者的新形象。其次要加強(qiáng)職業(yè)道德教育，加強(qiáng)熱愛檔案事業(yè)的教育，使廣大檔案干部愛崗敬業(yè)，具有牢固的專業(yè)思想和崇高的使命感、責(zé)任感，大力加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量，提高檔案工作的職業(yè)道德水平。最后檔案人員一定要立足崗位，勤練“內(nèi)功“不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，使自己成為博學(xué)多能的人才，成為出色的檔案管理工作者，以適應(yīng)新的形式發(fā)展和工作的需要，積極為檔案管理工作開創(chuàng)新的局面。

（三）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，最大限度的利用檔案的本身價(jià)值

保守黨和國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的業(yè)務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密。但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，在“保密”與“利用”兩者之間，往往偏重于保密，檔案利用率相對較低。由此產(chǎn)生了大批檔案得不到充分利用的弊端。上述情況表明，檔案工作人員要改變傳統(tǒng)觀點(diǎn)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)提高檔案的利用率勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，“保密”“?！倍弧坝谩敝粫ァ氨！钡囊饬x。認(rèn)真分析檔案資料的作用與價(jià)值，以便及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供所需檔案。

參考文件：

[1]文惠元.機(jī)關(guān)電子文件及其管理[J].檔案與建設(shè)，1999，（7）.

[2]郭秀娟.企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].機(jī)電兵船檔案，2011，（4）.

[3]陳艷彬.淺談提高檔案管理人員素質(zhì)[N].承德日報(bào)，2010.