網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息化建設初探

黃夢華

（漯河職業(yè)技術學院 河南 漯河 462002）

隨著社會信息技術的快速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡環(huán)境下多媒體技術的廣泛應用，檔案信息化建設已成為檔案管理的重要組成部分。作為歷史真實記錄的檔案和檔案工作，也在隨著時代的發(fā)展發(fā)生著變化。如何提高檔案信息化建設水平，增強檔案服務現(xiàn)實需要的能力和水平，成為檔案工作者認真研究的重要課題。

一、檔案信息化建設的重要作用

21世紀是信息社會，信息技術是當今社會最具潛力的生產(chǎn)力，信息化對我國社會主義建設事業(yè)的發(fā)展具有重要的作用和意義。以網(wǎng)絡技術的廣泛應用為標志的信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和機遇，加強檔案信息化建設成為檔案工作適應信息化社會發(fā)展的必由之路。

1.檔案信息化建設是提升檔案工作水平的重要舉措。檔案信息化建設為提升檔案管理水平提供了技術支持和有利條件。積極推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化、規(guī)范化和科學化，充分利用多媒體、網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術提升對檔案資源的采集、整合、加工和服務能力，最大限度地節(jié)約人、財、物的投入，努力提高檔案工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的管理和服務水平，更好的地服務于構建學習型社會，促進整個國家的信息化建設。

2.檔案信息化建設有利于創(chuàng)新檔案管理模式。網(wǎng)絡與數(shù)字化技術的廣泛普及和應用，為推動檔案信息化建設提供了技術支持和前提條件。檔案信息化建設既有利于提升檔案工作質(zhì)量，另一方面有利于拓寬檔案服務領域，創(chuàng)新檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案的保管和存放，受到時間和空間的限制。利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡技術推進檔案管理模式由既費時又費力的傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介為主的管理，向自動化、網(wǎng)絡化的數(shù)據(jù)信息管理模式轉變，可以突破時間與空間限制，任意轉化為異質(zhì)載體，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的一次輸入，長期使用，既方便快捷，又大幅度提高管理能力和效率。

3.檔案信息化建設是提升檔案服務水平的必由途徑。檔案信息化建設推動檔案利用方式的改革，促進檔案服務水平的提升。一方面檔案信息化可以使檔案查詢和檢索更為快速和便捷。通過掃描等方式，把這些紙質(zhì)文檔通過數(shù)字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，轉化成電子文檔，采用文檔管理系統(tǒng)進行管理，利用計算機檢索能夠被快速查找到，為用戶對所需檔案信息的查詢和利用帶來很大的方便。另一方面，檔案信息化管理減少大量不必要的事務性工作，大量的查閱、瀏覽任務可以在網(wǎng)絡上完成。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化存儲和利用，還可以使檔案利用者通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)共享查到需求信息，極大地位使用者帶來方便。

4.檔案信息化建設有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息化的根本目標是加快檔案的開發(fā)利用、實現(xiàn)信息資源社會共享，檔案信息資源開發(fā)利用是檔案事業(yè)的重要組成部分。充分發(fā)揮網(wǎng)絡環(huán)境下信息化的技術優(yōu)勢，進一步拓寬檔案信息資源利用手段，不斷推進檔案信息資源開發(fā)利用工作。各級檔案部門應高度重視檔案信息化建設，積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，運用現(xiàn)代信息技術手段對原始檔案進行數(shù)字化加工和存儲，逐步建立和完善檔案資料數(shù)據(jù)庫；利用專門網(wǎng)站發(fā)布開放檔案信息，為社會提供檔案信息服務，推進政府信息公開。

二、檔案信息化建設存在問題分析

1.檔案信息化建設體制機制不完善、不科學。從國家到地方的檔案信息化建設工作體系還沒有完整地建立起來，地區(qū)之間不平衡的現(xiàn)象非常突出。主要表現(xiàn)是：檔案信息化軟件建設受不同因素制約，缺乏頂層協(xié)調(diào)和設計，檔案管理部門各自為戰(zhàn)；檔案信息化軟件模塊設計不同，數(shù)據(jù)標準不一，給檔案信息應用系統(tǒng)整合應用帶來很大不便；檔案利用中的互相認證體系尚需建立。

2.檔案信息化建設存在重視不夠，認識不到位的問題。從總體上來看，檔案信息化建設發(fā)展不平衡，多數(shù)地區(qū)的檔案部門對檔案信息化在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要性重視不夠，沒有真正把檔案信息化建設放在推動檔案事業(yè)健康發(fā)展的應有高度來對待。檔案信息資源在國民經(jīng)濟與社會發(fā)展中的基礎性戰(zhàn)略信息資源地位沒有得到廣泛確認，以上因素導致檔案部門在檔案信息化建設上缺乏主動性和積極性，嚴重影響了檔案信息化的推進。

3.檔案信息化建設存在資金投入欠缺，數(shù)字化程度較低問題。我國目前檔案信息化基礎設施投入不平衡，離信息化建設的要求差距還較大。無論是檔案應用軟件開發(fā)、系統(tǒng)平臺建設、檔案數(shù)據(jù)庫建設，都需要較大的資金投入，大多數(shù)檔案館的檔案信息化軟硬件設施建設總體處于較低水平。許多基層的檔案館設施設備非常缺乏，與檔案信息化工作的需求相比還有很大的距離。各級財政在檔案信息化方面的投入有限，嚴重地影響了檔案信息化的推進。另外檔案數(shù)字化滯后，檔案數(shù)字化程度處于偏低水平，與建立覆蓋全面的檔案資源體系的要求還有差距。檔案數(shù)字化因資金投入缺口較大，影響了檔案信息資源的建設與開發(fā)利用。

4.檔案信息化建設存在人員素質(zhì)較低，建設和管理人才匱乏問題。檔案信息化是檔案領域的一項新的工作，需要高素質(zhì)的檔案建設與管理人才作支撐。為保障檔案信息化工作的順利推進，需要不斷提升檔案工作人員的素質(zhì)，加大人才培養(yǎng)力度，目前，檔案管理隊伍中信息化建設與發(fā)展中所需要的復合型管理人才、熟練掌握和運用現(xiàn)代信息技術的人才嚴重匱乏，遠遠不能滿足檔案信息化建設的需要，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、檔案信息化建設的具體應對措施

1.加快檔案信息化的立法和標準化體系建設。檔案信息化工作要加強立法、完善檔案標準規(guī)范體系。檔案信息化工作體系是檔案信息化建設的組織保障，在現(xiàn)行體制機制下，檔案信息化建設的工作重點一是理順檔案管理體制，完善運行機制，形成上下聯(lián)動、協(xié)同統(tǒng)一的檔案信息化工作體系。二是健全檔案管理和應用的法規(guī)制度，規(guī)范工作行為。通過完善和嚴格執(zhí)行有關法律、法規(guī)和制度，加強監(jiān)督檢查和執(zhí)法，使檔案信息化建設走上規(guī)范化、制度化軌道。三是加強檔案信息標準化、規(guī)范化建設，為信息化建設提供必要條件。

2.積極推進檔案信息資源共享體系的規(guī)劃建設。檔案信息化建設的核心是檔案信息資源建設，具體是要利用現(xiàn)代信息處理技術和存儲技術做好檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡平臺建設等基礎性工作，當前的重點工作是要加快推進檔案數(shù)字化和檔案信息資源共享進程，建設統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、轉換、生成、存儲、利用全流程網(wǎng)上進行，暢通電子檔案信息入口，著力推進檔案數(shù)字化和資源共享。

3.建立完善檔案信息化技術和資金保障體系。檔案信息化建設工作，離不開技術支撐和軟件、硬件相關基礎設施建設。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案館建設離不開強大的技術支持和資金保障。檔案信息化應用軟件開發(fā)、系統(tǒng)平臺建設，數(shù)字化轉換、數(shù)據(jù)庫的建設，都需要一定資金的投入，隨著檔案信息化工作的整體推進，各級各類檔案管理機構，既要進一步加大專項資金的投入，還要加強技術支持，推動檔案信息網(wǎng)絡互聯(lián)互通，打造檔案信息網(wǎng)絡共享平臺。

4.采取有效措施和技術手段構筑檔案信息安全保障體系。檔案信息安全體系建設是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)順利開展的基本保障。確保檔案信息安全是檔案信息化建設的重要環(huán)節(jié)，也是保障新形勢下國家信息安全的一項重要內(nèi)容。在檔案信息化建設過程中，要高度重視加強檔案信息安全工作，采取有效措施和技術手段，保證檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠，建立健全檔案建設、管理和應用等各個環(huán)節(jié)涉及檔案信息安全的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和應對突發(fā)災難的檔案數(shù)據(jù)恢復機制，增強檔案信息安全保障能力，確保檔案信息的安全性和完整性。

總之，在信息技術迅猛發(fā)展的網(wǎng)絡時代，檔案信息化建設已經(jīng)成為信息社會的必然趨勢。信息化對傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的變革產(chǎn)生了革命性的影響和推動，作為檔案部門和檔案工作者，應積極迎接信息技術革命帶來的挑戰(zhàn)和機遇，主動適應知識經(jīng)濟時代檔案信息化建設的需要，不斷推進檔案信息資源的開發(fā)利用，滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求。

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