高校檔案管理信息化建設(shè)淺議

呂忠澤

（西南政法大學(xué)檔案館 重慶 401120）

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性及意義

高校檔案信息化工作對推動學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有十分重要的作用，是提高辦學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作之一，也是衡量一所學(xué)校信息化水平、管理水平的重要標志之一。高校檔案信息化建設(shè)的意義在于：

（一）實現(xiàn)資源共享的重要平臺。高校集中了大量學(xué)術(shù)前沿信息，是知識積累、更新基地。如何共享這些學(xué)術(shù)、科研成果信息，使之轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，更好地服務(wù)于社會，是高校義不容辭的社會責(zé)任。高校檔案管理機構(gòu)作為這些資源的保存、管理者，必須加強檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使其成為各類資源信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，充分發(fā)揮高校的科研先導(dǎo)作用。

（二）提高檔案管理工作效率的有效途徑。高校檔案實行信息化系統(tǒng)管理可使檔案利用不再受時間和空間限制。凡經(jīng)過檔案管理系統(tǒng)授權(quán)的合法用戶可隨時檢索、查閱利用，有效提高了檔案管理工作效率；尤其是兩地辦學(xué)的高校，這種全天候、全方位的服務(wù)模式和利用率是傳統(tǒng)型檔案管理所不能及的。

（三）強化利用、保護檔案原件的可靠手段。傳統(tǒng)的檔案查閱方式，需要通過紙質(zhì)檔案目錄找出所需檔案的檔號，再根據(jù)檔號查找、復(fù)印后放歸原位，既浪費時間、容易出錯，又不利于檔案的保管。檔案管理信息化后，可以通過計算機即時查詢、檢索出所需檔案信息并打印，最大限度保護了原始檔案的使用壽命。

（四）改變傳統(tǒng)檔案管理模式的有力工具。高校檔案信息化管理系統(tǒng)配合OA辦公系統(tǒng)的使用，徹底改變了檔案人工收集的傳統(tǒng)模式，由管理系統(tǒng)自動監(jiān)控，提前介入電子文件和學(xué)校管理工作中形成的各類文件，使檔案管理人員從“打字員和保管員”解脫出來，更好地從事檔案的編研和利用工作。

（五）降低辦學(xué)成本，節(jié)約資源的必然要求。傳統(tǒng)高校檔案管理模式是收集大量紙質(zhì)文件，再由管理人員進行分類、整理、保管、利用，耗費人力、財力。實現(xiàn)檔案信息化與辦公自動化對接之后，絕大部份環(huán)節(jié)由計算機代替人工操作，節(jié)省了學(xué)校經(jīng)費開支，符合建設(shè)節(jié)約型社會的時代主題。

二、高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化就是做到檔案信息“三化”：即數(shù)字化，接收、傳遞、存儲和利用一體化，網(wǎng)絡(luò)化。高校檔案信息化建設(shè)就是圍繞“三化”的建設(shè)來實現(xiàn)，主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范化建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和隊伍建設(shè)等五個方面。

1.2.2 SW480結(jié)腸癌細胞株慢病毒過表達miR-454-3p將SW480結(jié)腸癌細胞株（中科院上海生物細胞研究所）接種于96孔細胞培養(yǎng)板中，置于37℃培養(yǎng)箱中培養(yǎng)24 h，當(dāng)細胞密度達約50%～70%時進行轉(zhuǎn)染操作，參照Lipofectamine2000試劑（Invitrogen）說明書將 miR-454-3p mimics及陰性對照轉(zhuǎn)染SW480結(jié)腸癌細胞株，熒光顯微鏡下觀察細胞狀態(tài)及轉(zhuǎn)染效率。以初步確定miR-454-3p的表達情況。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。是檔案信息資源建設(shè)及檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，決定了檔案信息化能否實現(xiàn)及整體程度。如期刊文章分類查詢，圖書館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含整個硬件平臺及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，主要由計算機、服務(wù)器、交換機、路由器、存儲器，以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等組成，另外還有數(shù)字化所必需的掃描儀、相機、條碼機、復(fù)印機、打印機等。其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)，只有先進的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能保證檔案信息化的先進性，才能發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設(shè)?！扒蓩D難為無米之炊”，沒有大量、翔實可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)及利用就無從談起。檔案信息資源建設(shè)就是檔案信息的數(shù)字化，即將現(xiàn)有館藏檔案進行數(shù)字化處理和收集、接收各類電子文件，經(jīng)整理集成到統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

（三）標準化、規(guī)范化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，館藏檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的采集、保管、存儲、利用等工作都嚴格按照國家頒布的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等規(guī)范性文件執(zhí)行。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。學(xué)校購買技術(shù)先進、性能穩(wěn)定、安全的適用于檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)軟件，是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障，是保證學(xué)校檔案資源信息化正常運轉(zhuǎn)的重要支撐。檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)軟件應(yīng)遵循國家檔案標準，采用B/S結(jié)構(gòu)，具備完善的電子文件管理功能、電子文件管理功能及授權(quán)功能、強大的目錄打印功能、強大的遠程數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能等，可以靈活管理各門類檔案；還應(yīng)根據(jù)用戶要求，對各模塊作必要的改進、擴展，預(yù)留與OA辦公自動化系統(tǒng)對接接口，增強軟件的易維護性、可靠性、安全性和兼容性。

（五）隊伍建設(shè)。專業(yè)人才是高校檔案信息化建設(shè)的重要保障，沒有技術(shù)人才，任何先進技術(shù)和管理手段只能流于形式，高校檔案信息化只能成為空談。目前高校檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識單一，普通操作型管理人員多；既懂檔案管理又懂系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫維護等計算機知識的復(fù)合型人才匱乏的情況。高校檔案管理部門應(yīng)該把提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)放在第一位，加強技術(shù)人才隊伍建設(shè)。在做好現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)上，多培養(yǎng)懂檔案業(yè)務(wù)、精通計算機網(wǎng)絡(luò)、政治思想過硬的復(fù)合型人才，以滿足高校檔案信息化建設(shè)的需要。

三、加快高校檔案信息化建設(shè)的措施

從1999年至今，國家對高校的投入和各校辦學(xué)規(guī)模都有了長足發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也取得了顯著成績。各校檔案管理信息化程度逐步提高，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。但是，這種轉(zhuǎn)變還是初步的、嘗試性的，部份高校檔案管理的信息化程度仍然偏低，檔案資源沒有得到充分挖掘和利用，離國家建設(shè)高等教育強國的戰(zhàn)略目標的要求還相差甚遠。同時，各高校在檔案信息儲存和處理過程、數(shù)字化與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過程、信息共享與信息安全等方面還存在許多亟待解決的問題。為解決這些問題，加快高校檔案信息化建設(shè)，需要我們采取如下措施：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

各高校在加速檔案管理信息化建設(shè)的同時，每個檔案管理者要樹立從傳統(tǒng)的檔案保管模式向檔案信息中心過渡的現(xiàn)代檔案管理、利用意識，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。要充分認識檔案信息化的重要性，認識檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考。檔案工作重心要從過去以積累、保管為主轉(zhuǎn)移到以檔案編研和檔案利用為主導(dǎo)上來，這是今后檔案管理工作的目標和主線。

（二）加強檔案信息資源建設(shè)

1.建立高校檔案信息中心。檔案工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作，檔案信息化建設(shè)的目的是為學(xué)校師生提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理走向現(xiàn)代化的必由之路。學(xué)校應(yīng)抓好數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，將檔案館、圖書館、計算機中心組合成多位一體的信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)圖書、情報、檔案信息資源共享的信息聯(lián)網(wǎng)交流，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，實現(xiàn)檔案信息在短時間內(nèi)的異地傳輸與交流，使檔案信息得到更好的綜合開發(fā)和利用。

2.加大檔案專業(yè)人才培養(yǎng)。要實現(xiàn)檔案管理信息化，培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，具有較高的政治素養(yǎng)、較強檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)的人才隊伍，是適應(yīng)高校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。

3.建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)以實現(xiàn)信息資源共享必須建立一個統(tǒng)一目錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。通過資源共享，實現(xiàn)檔案資源互補，提高館藏利用率，形成整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，更好地服務(wù)于高校建設(shè)發(fā)展的戰(zhàn)略需要。

（三）拓寬服務(wù)對象，解決信息資源占有不公矛盾

檔案信息化建設(shè)的重點是信息庫的建立和充實。對于高校檔案管理部門而言，不僅要努力做到為信息找到利用者，同時也要為利用者找到所需檔案信息提供快捷條件。檔案信息化過程中必須解決信息資源占有方面的不平衡或不公平問題。例如，使高校檔案信息管理職能逐步向服務(wù)轉(zhuǎn)變，把檔案信息化的建設(shè)與全體師生緊密聯(lián)系在一起，克服強勢群體與弱勢群體之間存在“馬太效應(yīng)”，使資源分配和獲益情況更為均衡。

（四）做好檔案數(shù)字化工作，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障

實現(xiàn)高校檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案資源數(shù)字化，這是一項投入大、時間長、工作量重的工作，各高校應(yīng)從自身實際出發(fā)，根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)及檔案資源實際利用情況開展工作。

1.確定數(shù)字化的范圍。綜合學(xué)校的人力、物力、財力等因素，在現(xiàn)有館藏檔案資源中確定數(shù)字化范圍。

2.完成高校檔案信息化的途徑。根據(jù)學(xué)校檔案管理工作實際情況，可以選擇由本館工作人員（適當(dāng)聘請勤工儉學(xué)學(xué)生）完成；對任務(wù)緊、財才充沛的學(xué)校也可選擇請專門的數(shù)字化公司完成。

3.選擇技術(shù)先進的應(yīng)用軟件。認真考察、論證檔案管理系統(tǒng)軟件，選擇能夠確保檔案信息數(shù)據(jù)安全的應(yīng)用系統(tǒng)，以保證檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行。

4.做好檔案信息化建設(shè)工作規(guī)劃。檔案資源數(shù)字化工作應(yīng)該循序漸進，由責(zé)任心強、熟悉計算機的檔案管理人員按照檔案資源的利用率、保管期限及時間順序等等分階段對館藏檔案資源進行數(shù)字化處理。

5.與學(xué)校信息化同步進行。結(jié)合“數(shù)字化校園”建設(shè)及OA辦公系統(tǒng)建設(shè)，做好與OA系統(tǒng)的鏈接，真正實現(xiàn)資源共享，全面推進高校檔案信息化建設(shè)。