企業(yè)檔案管理的實然狀態(tài)與應(yīng)然追求

李軍紅

（黑龍江省八五四農(nóng)場人力資源和社會保障科 黑龍江 虎林 158403）

隨著科技事業(yè)日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念和方法已無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，知識管理作為一種全新的管理方法和管理思想逐漸被廣大檔案管理工作者所接受，這一全新理念也成為企業(yè)提升自身競爭力的重要指導(dǎo)，筆者認(rèn)為，把知識管理和信息管理滲入到企業(yè)檔案管理當(dāng)中，是新時期企業(yè)檔案管理的必然要求。

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展的實然狀態(tài)

（一）傳統(tǒng)管理模式制約企業(yè)檔案管理的發(fā)展

企業(yè)檔案室直接隸屬于企業(yè)，是企業(yè)部門的分支，企業(yè)檔案管理作為市場經(jīng)濟(jì)改革的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展。而當(dāng)前，許多企業(yè)檔案管理仍沿襲傳統(tǒng)管理模式，并沒有得到徹底改革和完善。這不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展，也嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（二）企業(yè)管理者對企業(yè)檔案部門重視不夠

在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，企業(yè)面臨著激烈競爭。為求得生存，占有市場份額，在激烈的市場競爭中取得勝利。很多企業(yè)一味追求經(jīng)濟(jì)效益而忽視社會效益，加速產(chǎn)品生產(chǎn)周期，忽視產(chǎn)品研發(fā)，造成當(dāng)前企業(yè)間的惡性競爭，生產(chǎn)出的產(chǎn)品質(zhì)量差，信譽(yù)低。這些都是因為企業(yè)管理者對企業(yè)檔案管理重視不夠造成的。這種缺乏遠(yuǎn)見的思想，不僅損害了企業(yè)形象，而且嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展步伐，使企業(yè)面臨生存困境。這樣雖然短期內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展了，但對于企業(yè)的和遠(yuǎn)發(fā)展是十分不利的，缺乏企業(yè)檔案管理部門對企業(yè)人員、相關(guān)信息的整合，對企業(yè)的長期發(fā)展極為不利，長久下去，給企業(yè)帶來的損失是難以估量的。

（三）企業(yè)發(fā)展與檔案管理發(fā)展不協(xié)調(diào)、不同步

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)發(fā)展與檔案管理必須協(xié)調(diào)、同步發(fā)展。而當(dāng)前，企業(yè)檔案管理由于本身地位的無奈，加之企業(yè)檔案管理思路不創(chuàng)新、落后，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展脫節(jié)，不能根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要而進(jìn)行相應(yīng)的企業(yè)檔案管理改革，這樣就造成了企業(yè)發(fā)展與企業(yè)檔案管理不協(xié)調(diào)、不同步。同時，企業(yè)檔案管理者由于思想落后，知識沉舊，加上舊有的管理思想模式影響，思想素質(zhì)低，服務(wù)態(tài)度差。對相應(yīng)的檔案管理工作忽視，不改進(jìn)。這樣就制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

（四）企業(yè)檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)不合理

首先是40-60歲老年結(jié)構(gòu)左右的人偏少。由于企業(yè)改革的需要，一批年齡稍長的企業(yè)人員被裁員，很多企業(yè)實行50歲以外“一刀切”，致使很多有豐富經(jīng)驗的企業(yè)檔案管理人員被裁撤，使企業(yè)失去了很多有豐富檔案管理經(jīng)驗的人員。其次是中年人比例偏多，中年人年富力強(qiáng)、經(jīng)驗豐富，這些都無可厚非，但企業(yè)中年比例偏多的話，就造成了干活的年輕人太少，有經(jīng)驗的老年人不能掌好舵，過于模式化、方式化。再次是年輕人太少，年輕人是接受新事物最快、學(xué)習(xí)新知識最強(qiáng)的群體，他們有一種向上的沖力和不認(rèn)輸?shù)木?，如果一個企業(yè)缺乏年輕人，那么這個企業(yè)就像人的生命特征一樣，過于老齡化，缺乏斗志和活力。

企業(yè)檔案管理需要老中輕配置一個合理的結(jié)構(gòu)，年長的人可以掌好舵，用其豐富的經(jīng)驗為企業(yè)發(fā)展護(hù)好航向，中年人利用自己的經(jīng)驗和工作力為企業(yè)具體安排事務(wù)和工作的執(zhí)行，年齡人則是企業(yè)的未來，不斷學(xué)習(xí)新知，為企業(yè)發(fā)展輸入新鮮血液。

二、解決制約企業(yè)檔案管理發(fā)展的應(yīng)然追求

企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，管理質(zhì)量的好壞直接影響著企業(yè)的發(fā)展速度與效益，因此，加快企業(yè)檔案管理改革步伐，建立與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展相輔相成的新的企業(yè)檔案管理模式，是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然路徑。

（一）解放思想，更新觀念，完善相應(yīng)的法規(guī)及政策

首先，企業(yè)管理者要解放思想、更新觀念。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，知識管理是新時期企業(yè)管理的一種思想，理念和方法，對許多企業(yè)來說都是全新的，要建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式，就必須解放思想，更新觀念，革除傳統(tǒng)管理模式。采用現(xiàn)代化手段管理，把知識管理，信息管理適用于企業(yè)檔案的管理當(dāng)中，促進(jìn)企業(yè)檔案管理全面發(fā)展。

其次，完善的法律法規(guī)是企業(yè)走向成熟、走向正規(guī)發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案管理也應(yīng)走向法制化的軌道，在原有體制下的法制存在著條文過死，條例不統(tǒng)一等對企業(yè)發(fā)展不利的現(xiàn)象，新的法律制度應(yīng)克服舊有的障礙，以發(fā)展企業(yè)為主，由對企業(yè)的直接管理向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變。這就要求相應(yīng)的法律條文作出相應(yīng)的調(diào)整。在原有體制下，檔案行政管理部門是主體、是主導(dǎo)，而在新的體制下，檔案行政管理部門應(yīng)是國有企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)指導(dǎo)部門，檔案行政管理部門應(yīng)有直接指導(dǎo)向服務(wù)轉(zhuǎn)變，真正實現(xiàn)為企業(yè)提供信息、提高服務(wù)質(zhì)量、監(jiān)督和引導(dǎo)為主的徹底轉(zhuǎn)變，把管理的自主權(quán)交給企業(yè)檔案管理部門，這樣企業(yè)檔案管理部門才能得到真正的發(fā)展的徹底的改革。

（二）重視檔案管理部門，加大對企業(yè)管理部門的投入

企業(yè)管理的滯后，不只是企業(yè)檔案管理者和企業(yè)檔案管理部門的錯誤。這與企業(yè)管理者重視程度有很大關(guān)系。一般情況下，管理者不重視，企業(yè)檔案管理就無法正常運行，很難得到發(fā)展。加大企業(yè)檔案管理的投入，是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然選擇。首先是資金的投入，足夠的經(jīng)費是企業(yè)檔案管理向前發(fā)展的物質(zhì)保障，其次是政策的支持，企業(yè)管理者要從政策上給予支持，對于企業(yè)檔案管理部門的合理要求，需要相應(yīng)文件支持都應(yīng)大力支持。再次，企業(yè)管理者要與檔案管理者形成默契，兩者相互支持，才能使企業(yè)檔案管理迅速發(fā)展，最終推動企業(yè)的發(fā)展。

（三）企業(yè)發(fā)展與檔案管理相互促進(jìn)、協(xié)同發(fā)展

企業(yè)的檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展，企業(yè)發(fā)展又必須完善企業(yè)檔案的管理制度，把企業(yè)的眼前發(fā)展與長遠(yuǎn)發(fā)展有機(jī)結(jié)合起來，做到企業(yè)發(fā)展與檔案管理的協(xié)調(diào)、同步，相互促進(jìn)，共同發(fā)展。同時，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，只有提高了企業(yè)人員的素質(zhì)，才會使企業(yè)發(fā)展與人員發(fā)展同步進(jìn)行，企業(yè)發(fā)展了，人員素質(zhì)才能跟上。這求要求檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識，交流新經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新自身思維，提升服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量，教育企業(yè)檔案管理者端正思想，提高認(rèn)識，明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。從而保證檔案工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使企業(yè)檔案管理前后銜接起來，突出制度化、科學(xué)化。

（四）完善企業(yè)的管理規(guī)范，吸引并留住人才

沒有規(guī)矩，不成方圓，企業(yè)檔案管理也應(yīng)按照一定的規(guī)則和程序運行。在原有體制下，檔案行政管理部門是主體、是主導(dǎo)，而在新的體制下，檔案行政管理部門應(yīng)是國有企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)指導(dǎo)部門，檔案行政管理部門應(yīng)有直接指導(dǎo)向服務(wù)轉(zhuǎn)變，真正實現(xiàn)為企業(yè)提供信息、提高服務(wù)質(zhì)量、監(jiān)督和引導(dǎo)為主的徹底轉(zhuǎn)變，把管理的自主權(quán)交給企業(yè)檔案管理部門，這樣企業(yè)檔案管理部門才能得到真正的發(fā)展的徹底的改革。

另一方面，一個企業(yè)的發(fā)展需要有好的人才，當(dāng)代社會的競爭就是人力資源的競爭，這就要求企業(yè)要以優(yōu)厚的政策和理念吸引優(yōu)秀人才。同時，企業(yè)也要留住人才，原有企業(yè)人才流失是造成企業(yè)落后的一個重要原因，新的歷史時期，要求企業(yè)檔案管理部門與企業(yè)發(fā)展同步，關(guān)于留住人才，使人才愿意在企業(yè)發(fā)展，愿意與企業(yè)共榮辱，只有這樣，企業(yè)才能得到長久、穩(wěn)序的發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理問題復(fù)雜，發(fā)展道路曲折，必須堅持長久、徹底的改革。培養(yǎng)具備檔案管理工作文化素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)的新一代人才。完成新老交替工作；通過加大對企業(yè)資金的投入，逐步整合各類現(xiàn)有的檔案資源，促進(jìn)檔案資源總量增加，質(zhì)量提高，結(jié)構(gòu)優(yōu)化；全面提升企業(yè)檔案資源開發(fā)利用水平和能力，秩序漸進(jìn)。做到企業(yè)發(fā)展與檔案管理統(tǒng)籌兼顧、科學(xué)發(fā)展；把知識管理與信息管理相結(jié)合。融入到新的管理模式中，使檔案管理者不僅具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備過硬的業(yè)務(wù)能力。隨著信息化時代的到來，企業(yè)檔案管理已逐步走向網(wǎng)絡(luò)信息化，這就要求企業(yè)檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和創(chuàng)新檔案管理體制，只有這樣才能不斷適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)發(fā)展了，檔案管理人員素質(zhì)也提高了，這樣才是企業(yè)與檔案管理的應(yīng)然發(fā)展。誠然，企業(yè)檔案管理的發(fā)展仍然面臨諸多困難，傳統(tǒng)企業(yè)舊有的管理模式，檔案管理人員的思維及知識現(xiàn)狀等都給企業(yè)的發(fā)展與改革造成很大的障礙，因此企業(yè)檔案管理的發(fā)展任重而道遠(yuǎn)，這需要相關(guān)法律制度的完善，企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)的提高，企業(yè)管理者的重視等多方面的努力，并形成一個合力，企業(yè)檔案管理才會走向一個健康、穩(wěn)續(xù)發(fā)展的軌道，并對企業(yè)形成反哺，從而推動企業(yè)發(fā)展。

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