淺析檔案數(shù)字化信息服務工作的思考

佟小鵬

（牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000）

一、數(shù)字化檔案信息利用的優(yōu)點及影響因素

（一）優(yōu)點

1.數(shù)字化檔案信息代替原件提供利用，可以更好地保護檔案原件。人們查詢檔案主要獲取其內(nèi)容信息，數(shù)字化檔案信息提供利用，使利用者看到的是檔案原件的“電子版”，避免檔案原件特別是紙質(zhì)檔案在使用過程中造成的人為損害，如撕壞、涂改、折損、復印高溫和與空氣接觸造成的紙張老化、字跡褪變等等。

2.檢索快、效率高。這是數(shù)字化檔案信息利用最主要的優(yōu)點。通過計算機系統(tǒng)對數(shù)字化檔案進行檢索、瀏覽，速度快效率高，節(jié)省利用者大量的時間，也提高了檔案人員的工作效率。利用者查閱手工目錄十分繁瑣，有時好不容易檢索到檔案資料目錄，檔案工作人員辛苦地從庫房調(diào)出來以后，利用者一看，還不是自己需要的內(nèi)容，又不斷地重復這一笨拙簡單的過程。利用者從計算機上查閱檔案目錄再瀏覽全文信息，鼠標一點，浩瀚歷史信息盡收眼底。將過去那種“利用者/檔案”的服務模式變成了“利用者/計算機/檔案”的服務模式，極大地提高了工作效率。

3.數(shù)字化檔案信息網(wǎng)上遠程服務利用，極大地方便利用者，也大大提高檔案館的服務范圍。數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡環(huán)境中提供利用，沖出了檔案館的圍墻，利用者在辦公室或家中舒適地瀏覽著檔案信息，免去路途奔波之苦，難怪有“無鋪檔案館”之說。網(wǎng)絡延伸到哪里，檔案館的服務范圍就擴展到哪里，檔案館網(wǎng)站訪問率的數(shù)字可以說明，檔案館的服務人次也大大增加，服務能力大大提高。

4.擴展了檔案功能。收藏檔案信息資源，實現(xiàn)的是信息積累、信息記憶作用以及憑證作用，而以數(shù)字化檔案信息利用為代表的數(shù)字檔案館，由于其遠程快速查找利用，是“存取”型檔案館，即信息的存取服務，實現(xiàn)的是搜尋和利用館藏資源來滿足用戶檔案信息需求的作用。過去以保管為主，強調(diào)檔案的收藏，現(xiàn)在注重檔案信息資源的開發(fā)，要讓收藏的檔案信息資源發(fā)揮社會效益和經(jīng)濟效益，從“重管輕用”到“管為用”，數(shù)字化檔案利用可以從根本上改變這一狀況。

（二）影響因素

數(shù)字化檔案信息利用效果如何，影響因素主要是：1.數(shù)據(jù)質(zhì)量。即檔案原件在數(shù)字化處理加工過程中，生成的數(shù)字化檔案信息內(nèi)容是否完整、可靠，格式是否標準、規(guī)范，有無遺漏等等；2.數(shù)據(jù)庫組織。數(shù)字化檔案信息都是以數(shù)據(jù)庫的形式進行組織的，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以由一個或多個子數(shù)據(jù)庫組成，也可以由一地或異地分布的多個數(shù)據(jù)庫組成，計算機系統(tǒng)檢索時，都是在數(shù)據(jù)庫里搜索相關信息，數(shù)據(jù)庫是否組織得合理，也影響其網(wǎng)上檢索利用；3.搜索引擎功能。搜索引擎功能是否強大，直接影響檢索結果，響應時間和查全率查準率；4.計算機系統(tǒng)配置。計算機軟件和硬件配置、網(wǎng)絡配置、服務器配置等直接影響數(shù)字化檔案信息利用的效率。

二、數(shù)字化檔案信息利用流程

根據(jù)“邊建邊用”的思想，當前數(shù)字化檔案信息利用有兩種基本方式；一種是來館查詢，利用館內(nèi)局域網(wǎng)，以上網(wǎng)瀏覽全文代替提供原件；另一種是遠程查詢利用，這是理想的方式，是我們檔案信息化建設最終要實現(xiàn)的方式。下面分別說明這兩種方式的工作流程供探討。

第一種：館內(nèi)局域網(wǎng)利用。就是利用者來館利用，先按傳統(tǒng)方式驗明有效證件后，在機讀閱覽室上網(wǎng)查詢，以數(shù)字化檔案代替提供原件。其工作流程是：提交有效證件；填寫利用申請表。管理員引導上機。利用者填寫檢索條件；顯示檢索結果(文件級目錄)、瀏覽全文、復制內(nèi)容、申請下載歷查詢的內(nèi)容；管理員下載；退出。

第二種；數(shù)字化檔案信息遠程利用。進入檔案館網(wǎng)站——點擊“檔案查詢”——提交檔案利用申請表，身份認證——授權口令——進入檢索系統(tǒng)——填寫檢索條件——顯示檢索文件級目錄結果——瀏覽全文——提交下載申請、退出。

三、對檔案數(shù)字化工作建議

（一）要重視對傳統(tǒng)載體檔案的鑒選

要充分考慮哪些傳統(tǒng)載體檔案需要數(shù)字化，確保有較高利用價值的檔案在數(shù)字化后能發(fā)揮更大的作用。檔案數(shù)字化鑒選要考慮三方面的因素：具有較高利用價值的檔案應進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便利用者能得到快捷方便的服務，充分發(fā)揮高價值檔案的作用；對形成時間早、破損嚴重的檔案應進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，防止珍貴檔案缺失；企業(yè)自身形成的檔案應進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為企業(yè)未來發(fā)展提供更翔實的數(shù)據(jù)資料。

（二）要重視對檔案數(shù)字化的規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須進行成本核算，考慮投入產(chǎn)出。企業(yè)要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠期目標。規(guī)劃中要明確哪些檔案需要數(shù)字化以及哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化。確定哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化時，要考慮四方面的因素：與行業(yè)職能密切相關、經(jīng)常查用的檔案應優(yōu)先數(shù)字化；在檔案短期內(nèi)不能實施數(shù)字化、不能提供全文檢索的情況下，應該優(yōu)先對目錄進行數(shù)字化，建立目錄數(shù)據(jù)庫以滿足檢索、查詢需求；對于有迫切利用需求的檔案可打破原有的規(guī)劃先行實施數(shù)字化；由于存放時間長、載體老化等原因已出現(xiàn)不同程度損壞，并且保存價值、利用率較高的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。

（三）要尊重室藏傳統(tǒng)載體檔案的歷史

在檔案數(shù)字化過程中要特別重視保持傳統(tǒng)載體檔案的外部特征，因為其包含著豐富的歷史信息。要注意不能用現(xiàn)在的管理思維和管理標準將企業(yè)各個歷史階段的檔案進行數(shù)字化，抹殺檔案的歷史原貌，要對不同歷史時期的傳統(tǒng)載體檔案分階段數(shù)字化，保持數(shù)字化前后檔案外貌特征的一致性。無論檔案分類規(guī)定歷經(jīng)多少次修改，數(shù)字化后的檔案都要體現(xiàn)室藏檔案不同階段檔案分類狀態(tài)的原貌。數(shù)字化后的檔案不能抹殺了企業(yè)發(fā)展的歷史沿革。

（四）要重視檔案數(shù)字化的成本核算

目前，將室藏傳統(tǒng)載體進行數(shù)字化的費用較高，并且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后必然要支付一定的費用，對大量的數(shù)字文件進行管理和維護。數(shù)字化后電子文件的保存需要進行持續(xù)管理，其中包括數(shù)據(jù)完整性的核對、載體老化的評估和數(shù)據(jù)的遷移等等。

總之，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設工作的大勢所趨，開展庫藏檔案數(shù)字化處理工作，的確有利于紙質(zhì)檔案的保護，有利于提高工作效率，有利于方便群眾查檔，緊緊圍繞檔案管理規(guī)范化、科學化、信息化的目標和要求，堅持與時俱進，科學創(chuàng)新，進一步加大檔案工作數(shù)字化管理力度，努力發(fā)揮檔案憑證價值、資源價值和歷史價值作用，力爭使數(shù)字檔案工作再上一個新臺階。

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