淺談醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作

趙美玉

（牡丹江市第一人民醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157011）

醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作是醫(yī)院檔案工作的出發(fā)點和歸宿。做好醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作是實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源價值、發(fā)揮檔案信息資源效益的根本體現(xiàn)，是檔案工作緊密圍繞醫(yī)院的中心工作和服務(wù)醫(yī)院兩個文明建設(shè)的迫切需要，同時也是檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展要求的必然選擇，更是檔案工作真正實現(xiàn)有為才能有位的必由之路。我們要開拓思路、與時俱進，充分認識醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作的重要性與必要性，努力地把醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作不斷地推向深入，把他作為當前和今后一個時期檔案部門的一項主要任務(wù)。

一、目前醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作存在的問題

自《檔案法》頒布實施以來，醫(yī)院檔案機構(gòu)的社會地位和服務(wù)功能在不斷提高，從室藏門類、檔案數(shù)量到服務(wù)手段、信息開發(fā)，都在發(fā)生著深刻的變化。醫(yī)院檔案部門正由管理型向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變，職能作用得到了較好的發(fā)揮，實現(xiàn)了一定的社會價值。檔案利用與服務(wù)對象也由單一地服務(wù)醫(yī)院中心工作開始向社會轉(zhuǎn)變，計算機查詢正逐步代替手工查詢，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能不斷增強，檔案利用與服務(wù)工作向規(guī)范化、現(xiàn)代化過渡。隨著醫(yī)院檔案利用的服務(wù)方式不斷深化，檔案的潛在價值在不斷提高，檔案價值深層次的開發(fā)不斷涌現(xiàn)。然而，醫(yī)院檔案工作也還存在著諸多不適應(yīng)形勢發(fā)展需要，影響自身發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)，制約了利用服務(wù)工作的開展。主要反映在以下幾方面：

（一）室藏檔案匱乏

從室藏結(jié)構(gòu)上看雖然稱得上“門類齊全”，但通常只被文書檔案占了大多數(shù)，科技檔案、特殊載體檔案、會計檔案、人事檔案、病歷檔案、電子檔案等卻很少，從檔案內(nèi)容上看，真正具有查考價值的檔案實在不多，可為社會公眾所用的檔案就更少了。

（二）檔案編研工作滯后

編研工作一直是醫(yī)院檔案部門的一個薄弱環(huán)節(jié)，檔案室編研工作起步較晚，檔案編研成果偏少，而且缺乏深度和連續(xù)性，因此檔案價值也難以得到應(yīng)有的發(fā)展。

（三）檔案管理方法落后

醫(yī)院在檔案管理方法上一直是手工操作，有用計算機管理檔案的醫(yī)院也只限于檔案工作內(nèi)部輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索等。

（三）檔案員素質(zhì)偏低

由于受醫(yī)院機構(gòu)編制等原因，醫(yī)院各部門的檔案員都是兼職人員，對檔案工作不熟悉，不了解，結(jié)果在檔案工作上非常被動，影響了檔案工作正常開展。

二、做好醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作的幾點思考

檔案的利用與服務(wù)工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，搞好檔案利用與服務(wù)工作需要多方面的條件。比如要有內(nèi)容豐富結(jié)構(gòu)合理的室藏檔案、豐富的檔案編研成果、先進適用的管理方法和素質(zhì)較高的管理人員等。

（一）創(chuàng)造條件、豐富室藏

沒有豐富的室藏檔案，要想實現(xiàn)檔案室社會功能就成為一句空談。豐富室藏檔案，一是要注重質(zhì)量。多年來，由于認識不足，片面地理解豐富室藏檔案只是室藏數(shù)量的增加，量的多少成為檔案室是否壯大的標志，從而導致了室藏量的大幅度增加，給檔案鑒定工作造成了很大困難。因此豐富室藏檔案必須克服重量不重質(zhì)的缺陷，將確實具有保存價值的檔案接收進檔案室；二是要做好檔案征集工作。征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富室藏檔案的重要途徑。從實踐上看征集工作不像接收工作那樣受時間的限制，在時間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣，不只是面對本單位還要面向社會。所以通過征集方式收進檔案室的檔案，從價值上來說更具有社會性，這就為檔案室發(fā)揮社會功能奠定了基礎(chǔ)。開展征集工作是一項比較有難度的工作，它要求征集人員必須具有強烈的責任心和極大的工作熱情，要有正確判斷被征集檔案價值的能力，要及時收集有關(guān)信息確定征集目標，要具有一定心理學知識，正確處理與被征集者的關(guān)系，還要將征集工作作為一項經(jīng)常性、長期性、連續(xù)性的工作，只有這樣才能保證征集工作的有效開展。

（二）提高編研工作水平

編研工作是檔案利用工作的較高形式，是開發(fā)室藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低直接影響到檔案室社會功能的發(fā)揮。從目前醫(yī)院檔案室要提高檔案編研水平，一是要加強編研力量。編研工作開展起來周期長見效慢，目前，醫(yī)院檔案室未得到領(lǐng)導的高度重視，無論在機構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開展增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入，為編研工作開展創(chuàng)造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平；二要提高編研產(chǎn)品質(zhì)量。撰寫出具有較高使用價值、實用性較強，易于傳播的編研成品，才能說明編研工作在檔案室社會功能的實現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量，要求編研人員必須堅持實用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個過程。

（三）提高檔案室現(xiàn)代化管理水平

電子計算機的高效、準確有助于實現(xiàn)檔案室的社會功能。一要實現(xiàn)計算機進行管理，以便提高工作效率?，F(xiàn)在檔案室雖然配備了電子計算機錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實現(xiàn)計算機管理。原因是由于購買的計算機管理軟件適用性需要進一步改進，另一方面是一些領(lǐng)導把計算機在檔案管理方面的應(yīng)用看作是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的擺設(shè)，尚未認識到實現(xiàn)計算機管理檔案的迫切性。因而檔案室工作效率低影響了其社會功能的實現(xiàn)；二要建立醫(yī)院檔案信息網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用，必須建立信息網(wǎng)絡(luò)，這是實現(xiàn)檔案室社會功能的最佳手段。一方面通過醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)，開展檔案在線服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。做好檔案信息的安全保護，在應(yīng)用過程中，充分保證檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)和違法行為，更好地保護和利用檔案，促進溝通交流，提高工作效率，提升醫(yī)院形象為醫(yī)院發(fā)展提供高效服務(wù)。另一方面盡快加入公共信息網(wǎng)，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發(fā)揮檔案室的社會功能。

（四）進一步提高檔案工作人員的素質(zhì)

新的時代要求檔案工作人員必須投身于社會，把自己的知識、才學奉獻給社會的同時將新的形象展示給社會。檔案工作人員的新形象應(yīng)是具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風范與氣質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)以良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案室的社會地位，更好地實現(xiàn)檔案室的社會服務(wù)功能。同時要加強檔案管理現(xiàn)代化知識的學習，檔案管理現(xiàn)代化涉及到計算機軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識，絕不是只懂得計算機技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應(yīng)加強檔案人員這方面知識的培養(yǎng)，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù)，不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理由手工操作向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。