高校教學檔案管理之我見

周楊慧

（湖南農(nóng)業(yè)大學檔案館 湖南 長沙 410128）

教學檔案是各級各類學校及教職工個人從事教學實踐活動和教學管理活動直接形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄，包括教學管理、教學實踐過程中形成的教學計劃、教學大綱、試題、自編教材、典型教案、輔導提綱等全部檔案。

1 教學檔案的重要性

1.1 為學生就業(yè)升學等證明材料

教學檔案中的高考錄取招生名冊、學生成績單、論文答辯情況登記表、學位授予材料、畢業(yè)生登記表等為學生就業(yè)、升學提供有力的證明，其利用率越來越高，約總利用率的70%以上，是教學檔案的重要組成部分[1]。

1.2 為教育研究提供素材

教學檔案是教學實踐活動的真實記錄，這些材料是教育研究不可缺少的素材，各級政府和教育部門行政領導者，在教育工作決策過程中，都要以教學檔案為依據(jù)，也是制定學校的管理制度以及檢查管理制度執(zhí)行情況的主要依據(jù)。

1.3 為教學評估提供依據(jù)

教育部對普通院校的五年一輪的“本科教學工作水平評估”是正在實施中的高等教育質(zhì)量工程的一個重要環(huán)節(jié)，是高校評估中十分重要的綜合性評估，也是推動高校提高教學質(zhì)量，提升辦學水平、擴大社會聲譽的重大舉措。本科教學評估指標體系中有7個一級指標和1個特色項目，19個二級指標，44個觀測點，從學校的辦學指導思想、師資隊伍建設、教學條件與利用、教學改革與建設、教學管理與“三風”建設、教學效果和特色建設等方面全面地評估高校的辦學水平。評估專家組僅憑現(xiàn)場考察、座談和走訪是無法做出正確的評估，最終都要以學校教學檔案提供的原始材料為依據(jù)。教學檔案的管理水平將直接影響高校在評估的成績[2]。

2 教學檔案管理的基本形式

高校教學檔案一般實行二級管理體制。即學校檔案部門負責整理的教學檔案為一級教學檔案，院系負責的則為二級教學檔案。也有三級管理體制即院系——學校教學管理部門——學校檔案館。目前的狀況是一級教學檔案管理較為規(guī)范、有序，二、三級教學檔案則無統(tǒng)一規(guī)程，處于無序、混亂狀態(tài)，是目前亟待解決的問題。

3 教學檔案管理的現(xiàn)狀

目前我國大部分高校教學檔案管理由于歷來缺乏一套完整、規(guī)范的教學檔案歸檔管理制度或是新制度與老制度存在一些銜接不全，檔案保護技術不先進，院（或系）級檔案管理員缺乏專業(yè)知識、專業(yè)技能培訓，造成部分教學檔案歸檔不全、檢索難、檔案不可用等問題。

3.1 對檔案管理工作的重要性認識不夠

很多人認為教學檔案非同其他檔案那么重要，且工作內(nèi)容窄、量少，所以對其管理總是不夠嚴格和規(guī)范；有的因為學校投入不夠、硬件不足而產(chǎn)生得過且過的思想，對待教學檔案管理總是利用老套的辦法，對教學檔案管理工作不思改進，隨波逐流，更談不上用現(xiàn)代管理方法與手段去管理了；認為教學檔案人員工作輕松、簡單，無需什么高深理論，使教學檔案管理難以突破。

3.2 檔案管理的各環(huán)節(jié)缺乏系統(tǒng)規(guī)范化管理

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，高校教學檔案管理工作主要有收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、研編和利用等六個環(huán)節(jié)，它是一個具有內(nèi)在運作規(guī)律的嚴密體系。歸檔范圍模糊，造成檔案收集過程中，致使基層教學單位、教師的教學檔案有些具有較高價值的檔案材料沒有及時歸檔，造成不必要的損失；有些不加取舍的全部存檔，致使教學檔案的粗糙，利用價值降低；有些電子檔案沒有同步歸檔；還有些如校園網(wǎng)上的新聞、照片等資料都沒有納入檔案管理的范圍。檔案的整理和保護工作直接關系到檔案的利用時效，很多歷史檔案都應保管不好存在破損、滅跡等現(xiàn)象。教學檔案的編研能力普遍較低，檔案的利用制度也不健全，有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、轉閱從不登記，有的不妥善保管，不用時也不歸還，造成重要文件時有流失。

3.3 歷史遺留問題較多

之前的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，其分類方法與新分類方法有差異，有些檔案材料可能歸到另一類了，有的可能不在新分類之內(nèi)，大部分沒有進行信息化管理或是信息管理系統(tǒng)銜接不全等遺留問題，造成檢索不到或是檢索困難，不利于檔案的利用。

4 加強教學檔案管理促進高校教學發(fā)展的途徑

針對上述問題，高校教學檔案工作要與時俱進，抓住知識經(jīng)濟給檔案工作帶來的契機，以科學管理原理為指導，以充分發(fā)揮檔案作用，方便學生及各部門利用為目標，完善檔案管理體制，提高檔案管理人員的素質(zhì)，采用先進的信息化管理技術，從而實現(xiàn)教學檔案的科學管理[3]。

4.1 加強檔案知識宣傳，提高檔案意識

要搞好教學檔案管理工作，首先要重視、加強宣傳工作。要充分認識到教學檔案在教學管理工作中不可或缺的信息情報作用和檔案工作對辦學、規(guī)劃、發(fā)展的作用和意義，把檔案工作列入議事日程，逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案管理納入系統(tǒng)工作計劃、管理制度和教師的職責范圍，在布置、檢查、總結和驗收各項工作的同時，也布置、檢查、總結和驗收檔案工作。要積極向廣大教師宣傳檔案工作的重要性和必要性，增強全體教師的檔案意識，使他們充分認識到檔案對教學、科研等各項工作的重要參考和借鑒價值。其次，檔案管理者根據(jù)利用和教學管理工作特點制定出具有可操作性的、統(tǒng)一的歸檔范闈。全體教師應責無旁貸地支持教學檔案建設工作，保證教學檔案的完整和齊全。

4.2 建立多層次的教學檔案管理制度和管理目標

我國已有的《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，但不能滿足目前教學管理規(guī)范化要求。首先各高校應根據(jù)國家已有的檔案管理法律法規(guī)和本校的檔案管理辦法制定了相應的教學檔案管理制度和教學檔案實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定。其次，學校檔案主管部門應根據(jù)院系教學和管理工作的規(guī)律，參考各項教學評估材料的要求，制定院系教學檔案規(guī)律制度和教學檔案規(guī)律實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，為院系提出明確的教學檔案管理工作目標和工作要求。再次，教學過程的長期性要求所有參與教學檔案管理的人員養(yǎng)成隨時收集、整理、歸檔習慣，形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。

4.3 加強教學檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項管理性、服務性、政治性的工作，要求檔案管理人員具備相關的檔案管理專業(yè)知識與技能和熱情的工作態(tài)度、認真細致的工作作風，同時要根據(jù)時代發(fā)展的需要，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備提高管理水平。教學檔案管理人員不單要具備以上要求，還應熟知教學實踐特點，加強教育教學研究，不斷提高教學檔案管理水平，為學校教學、科研和其他工作服務。

4.4 加強教學檔案的信息化管理，提高檔案的利用化水平

檔案的信息化管理具有檢索快速、精確、存量大、傳輸快、資源共享等優(yōu)勢。教學檔案的信息化建設包括開發(fā)、應用計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站；利用數(shù)據(jù)庫技術分類建立教學檔案目錄數(shù)據(jù)庫，把各類教學檔案的目錄信息數(shù)字化；建立網(wǎng)絡教學平臺，并放入教師的教學大綱、教學計劃等采用計算機技術、信息技術、數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術與檔案工作的理論和方法相結合，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，有利于教師相互學習交流，推動教學水平的提高，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高檔案管理的工作效率。

[1]劉麗梅.高校檔案管理的現(xiàn)狀分析及對應之策[J].蘭臺世界.2011(12)，25-26.

[2]伍家梅.從教學評估看高校教學檔案管理[J].科技廣場.2009（10），210-211.

[3]曲韻笙.高校教學檔案管理存在的主要問題及應對策略[J].文教資料.2009（9），191-192.