強化衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作應采取的措施

白 爽

（牡丹江市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 黑龍江 牡丹江 157011）

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是指各級衛(wèi)生監(jiān)督機構在衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(衛(wèi)生質量抽檢)、衛(wèi)生行政稽查、衛(wèi)生行政許可、衛(wèi)生行政處罰、衛(wèi)生宣教、科研培訓及黨政管理等活動中直接形成的，對本單位工作具有查考、利用和保存價值的,以紙質、光盤和電子文件等形式存在的歷史記錄。衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，建立、健全、完善衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案是提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質量和科學管理水平、加強規(guī)范化建設的必備條件。為此，衛(wèi)生監(jiān)督機構應采取各種有效措施，強化衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作，更好地為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)健康發(fā)展服務。

一、加強法制宣傳，增強全體衛(wèi)生監(jiān)督人員的檔案意識

衛(wèi)生監(jiān)督部門要增強全體衛(wèi)生監(jiān)督人員的檔案意識，就要利用各種學習、培訓、會議等場合向衛(wèi)生監(jiān)督人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》，衛(wèi)生部、國家檔案局《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》、《黑龍江省衛(wèi)生檔案管理實施細則》，通過學習宣傳，讓每一位衛(wèi)生監(jiān)督人員都能認識到衛(wèi)生監(jiān)督檔案是國家檔案的重要組成部分，它真實地、準確地記錄和反映了衛(wèi)生監(jiān)督活動的全過程，是規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督行為，提高衛(wèi)生監(jiān)督質量，明確衛(wèi)生監(jiān)督責任，總結衛(wèi)生監(jiān)督工作，分析衛(wèi)生監(jiān)督案例、研究衛(wèi)生監(jiān)督發(fā)展歷史的重要依據(jù)，只有正確認識衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作，才能正確處理好衛(wèi)生監(jiān)督工作和檔案工作的關系，才能相互促進，相得益彰。這樣，使得衛(wèi)生監(jiān)督人員就可以主動地加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作，確保衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作與衛(wèi)生監(jiān)督活動同步進行，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作提供一個優(yōu)良環(huán)境，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案更好地為經(jīng)濟建設服務。

二、提高認識，加強衛(wèi)生監(jiān)督文件材料收集歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督管理工作形成的文件材料是衛(wèi)生監(jiān)督管理活動的整體反映，是在衛(wèi)生監(jiān)督管理活動中形成的、真實記載衛(wèi)生監(jiān)督管理活動的原始記錄。同時，衛(wèi)生監(jiān)督管理文件材料是衛(wèi)生監(jiān)督管理工作的重要依據(jù)，又是維護衛(wèi)生監(jiān)督管理相對人合法權益的有力證據(jù)。因此，一要加強檔案法律、法規(guī)的學習宣傳，提高對衛(wèi)生監(jiān)督管理文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案工作人員的法制觀念和業(yè)務素質，明確衛(wèi)生監(jiān)督管理文件材料收集歸檔工作的責任。要通過學習、宣傳，將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，同時還要使領導和有關人員認識到歸檔工作是一項綜合性、全局性的工作，不是檔案部門自己的事，只有各職能部門相互配合才能把歸檔工作做好；二要落實“三同步”，以保證收集歸檔工作順利進行。在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作程序中，在審查衛(wèi)生監(jiān)督管理相對單位報批文件的同時，要同步審查報批文件材料是否齊全、標準規(guī)范；在制定衛(wèi)生監(jiān)督管理工作計劃時，要同步規(guī)定文件材料整理和歸檔工作的時間和進度；在制定各有關部門和人員的崗位責任制時，同步規(guī)定文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的職責，并且作為考核與獎勵的一個條件，營造一個主動歸檔的良好氛圍。

三、夯實基礎，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作

衛(wèi)生監(jiān)督機構的檔案管理人員要監(jiān)督和指導衛(wèi)生監(jiān)督文件材料形成科室的兼職檔案人員，并開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的檢查、總結、培訓等活動，集中精力把檔案業(yè)務基礎建設擺上重要位置。同時，要建立健全檔案管理各項規(guī)章制度。如：要建立文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度；制定檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、借閱等制度，并把具體要求列入衛(wèi)生監(jiān)督工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責。檔案員保證各種形式、各種載體的檔案收集齊全、完整，做好檔案的保管、統(tǒng)計、提供利用工作，實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化管理，為提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案開發(fā)利用打下良好基礎。衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作還要加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，用現(xiàn)代信息技術管理衛(wèi)生監(jiān)督檔案，以適應衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設的需要，不斷提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平。

四、擴大檔案信息儲備，發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督檔案作用

在當今信息時代，衛(wèi)生監(jiān)督工作離不開衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息，領導決策也離不開檔案信息。充分利用衛(wèi)生監(jiān)督檔案為國家宏觀經(jīng)濟管理服務，為領導決策服務，是衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作面臨的重要課題。目前衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)迅猛發(fā)展，信息存取技術、特殊載體、電子文件以及國際互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)及廣泛應用，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的社會利用提供了技術支持。開拓衛(wèi)生監(jiān)督檔案輸入渠道，不斷增加衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的儲存量，并適時更新檔案資料的內容，提高檔案信息利用率；要加緊衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息檢索工具的編制工作，強化開發(fā)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的手段，加強信息儲存和檢索向“高效、高速、完整”的目標邁進，應積極運用計算機輔助檔案管理，實行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡傳輸，最終實現(xiàn)信息資源共享，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的發(fā)展服務。

五、更新知識，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案人員的素質

衛(wèi)生監(jiān)督檔案人員的素質高低，直接影響到衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的開展和檔案管理水平的提高。從目前情況看，各級衛(wèi)生監(jiān)督機構的檔案人員除極少數(shù)經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學習外，大多數(shù)只經(jīng)過簡單的檔案培訓班培訓，基本都是邊干邊學，且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，談不上對檔案專業(yè)知識的學習，只能起到檔案保管員的作用。而衛(wèi)生監(jiān)督工作對檔案人員的要求是很高的，它既要求衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作人員具有良好的政治素質，又要有較高的文化知識、檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理知識，還要掌握與檔案工作相關的衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)理論知識，熟悉衛(wèi)生監(jiān)督工作程序。為此，要發(fā)展衛(wèi)生監(jiān)督檔案事業(yè)，關鍵是要培訓一支高素質的檔案工作人員隊伍。一是要通過組織參加衛(wèi)生監(jiān)督機構及檔案行政管理部門舉辦的各類相關培訓班、專業(yè)教育，崗位自學等形式，提高檔案人員的文化素質和專業(yè)水平。二要經(jīng)常開展檔案管理經(jīng)驗交流，邀請檔案專家到單位進行業(yè)務指導，或主動到有關單位學習取經(jīng)，取人之長，彌補自已工作的不足，這些均是提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案人員素質的良好途徑。三是檔案工作人員還要加強現(xiàn)代化管理知識的學習，如計算機軟硬件基本知識、網(wǎng)絡工程和信息系統(tǒng)知識，樹立科學的管理觀念和思想，能夠熟練運用計算機及其網(wǎng)絡系統(tǒng)，提高檔案現(xiàn)代化管理的能力和水平，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員成為具備衛(wèi)生監(jiān)督、計算機、檔案知識的復合型人才。