對(duì)做好婦幼保健檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用前基礎(chǔ)工作的思考

王天宇

（寧安市婦幼保健院 黑龍江 寧安 157400）

婦幼保健檔案作為一種重要的信息資源，全面真實(shí)地記錄著婦幼保健工作的經(jīng)驗(yàn)和成果，為各級(jí)婦幼保健部門開(kāi)展工作提供憑證、依據(jù)和信息。有效地開(kāi)發(fā)利用婦幼保健檔案信息資源，將為推動(dòng)?jì)D幼保健工作健康發(fā)展起著重要作用。要做好婦幼保健檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作應(yīng)先做好以下幾方面的基礎(chǔ)工作。

一、大力宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)

做好檔案宣傳工作是做好婦幼保健檔案工作的前提,婦幼保健檔案工作是婦幼保健部門管理工作的重要組成部分，婦幼保健檔案來(lái)源于婦幼保健各部門，同時(shí)也服務(wù)于各部門。做好婦幼保健檔案工作只靠檔案人員的努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須贏得各部門的支持。因此，必須以《檔案法》、《黑龍江檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)為依據(jù)，通過(guò)各種途徑如舉辦圖片展覽、辦培訓(xùn)班、檔案知識(shí)講座等，用檔案利用的生動(dòng)實(shí)例進(jìn)行教育和宣傳，提高部門人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)部門人員的檔案意識(shí)，使每個(gè)人都能自覺(jué)地為做好婦幼保健檔案工作盡力，達(dá)到齊抓共管的目的。

二、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)文件材料的收集

婦幼保健文件材料是婦幼保健部門在婦幼保健工作活動(dòng)中形成的各種門類、載體的原始記錄，是婦幼保健檔案的直接來(lái)源。婦幼保健文件材料收集歸檔工作作為婦幼保健檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)工作，為檔案管理工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象，是婦幼保健檔案部門取得檔案的重要手段。隨著《檔案法》的貫徹實(shí)施，婦幼保健檔案管理正在向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)。但在實(shí)際工作中還存在一些問(wèn)題，如文件材料收集不全，一些人把應(yīng)歸檔的文件材料當(dāng)作“家底”據(jù)為己有，不愿歸檔；文件材料收集歸檔不及時(shí)；文件材料移交歸檔不規(guī)范等。這些在日后很大程度上影響了婦幼保健檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作。因此，要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)婦幼保健文件材料收集歸檔工作。提高對(duì)婦幼保健文件材料收集歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案人員的法制觀念和業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確文件材料收集歸檔工作的責(zé)任。將檔案意識(shí)根植于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的頭腦中，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員把對(duì)檔案工作的理解與支持落實(shí)在行動(dòng)上，要像抓婦幼保健工作那樣抓文件材料的收集和歸檔。

三、健全規(guī)章制度，加強(qiáng)婦幼保健檔案的完整安全

婦幼保健檔案信息資源要通過(guò)利用才能實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。我們必須注意保持婦幼保健檔案信息資源在利用同時(shí)的完整與安全，避免流失與泄密。為保證婦幼保健檔案工作的有序開(kāi)展和規(guī)范管理，應(yīng)建立檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等管理制度，檔案工作有關(guān)制度應(yīng)納入婦幼保健部門工作制度之中，納入分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員崗位責(zé)任制，加強(qiáng)檔案管理。

四、做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，為婦幼保健檔案信息開(kāi)發(fā)利用提供必要的前提保障

開(kāi)發(fā)檔案信息資源，首先要存儲(chǔ)檔案信息，增加檔案信息儲(chǔ)存量，要不斷豐富室藏檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容。要使室藏檔案的內(nèi)容不斷豐富，一是要搞好正常的檔案收集工作，努力做到嘴勤、腿勤、手勤，認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，及時(shí)將各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料、圖表等收集齊全完整。二是搞好外部檔案的征集工作，也就是將散失在個(gè)人手里和社會(huì)上與本單位有關(guān)，在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)有一定潛在利用價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料，有針對(duì)性地進(jìn)行征集。收集或征集來(lái)的文件材料往往是比較零散、無(wú)序的，不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。因此，必須用科學(xué)的理論、規(guī)范的方法做好婦幼保健檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。首先，婦幼保健檔案管理部門要依據(jù)上級(jí)主管部門的要求編制本部門檔案分類方案，制定文件材料歸檔范圍、保管期限表；其次，按規(guī)定要求做好文件材料的收集、整理、編目工作，確保婦幼保健文件材料收集齊全、分類科學(xué)、組卷（件）合理、編號(hào)正確、保管期限劃分準(zhǔn)確、裝訂整齊、目錄編制科學(xué)；第三，建立健全婦幼保健檔案各類目錄及臺(tái)賬，做到賬物相符。只有這樣，才能夯實(shí)婦幼保健檔案工作基礎(chǔ)，才能為婦幼保健檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提供可靠保證。

五、加強(qiáng)婦幼保健檔案編研工作

檔案編研工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精細(xì)化的加工過(guò)程，它把龐雜的、零星的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的組合和必要的考訂、加工，使其正確、系統(tǒng)、專業(yè)，它是檔案管理，尤其是提供利用，從形成到內(nèi)容。從檔案實(shí)體到檔案信息的深化，是系統(tǒng)地發(fā)掘檔案的信息資源，主動(dòng)有效地服務(wù)各項(xiàng)工作主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)及有部門提供編研材料，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用。

六、建立婦幼保健檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

近年來(lái)，隨著電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，各種檔案管理軟件也相繼使用，極大地簡(jiǎn)化了檔案管理程序，加快了檔案檢索查詢速度為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了有利契機(jī)。但是，婦幼保健檔案信息資源畢竟有限，因此建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息共享必將大大促進(jìn)婦幼保健檔案的開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)婦幼保健事業(yè)的健康發(fā)展。

七、提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案工作人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此，提高檔案工作人員素質(zhì)，是做好婦幼保健檔案開(kāi)發(fā)利用工作的關(guān)鍵。首先，檔案工作人員要樹(shù)立超前意識(shí)。檔案信息開(kāi)發(fā)工作必須具有超前意識(shí)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作需求，及時(shí)調(diào)整視角，找準(zhǔn)檔案工作與服務(wù)對(duì)象的結(jié)合點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行收集、征集和整理為利用者提供有效服務(wù)。其次，檔案工作人員要樹(shù)立效益意識(shí)。檔案信息是一種潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用就可能為本單位和社會(huì)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案工作人員要克服“坐、等、靠”思想，樹(shù)立起檔案開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益并舉的新觀念，把檔案信息開(kāi)發(fā)工作真正提高到以創(chuàng)效益為中心的軌道上來(lái)。第三，檔案工作人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。檔案工作人員要樹(shù)立為社會(huì)和本單位各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的意識(shí)，要克服“關(guān)起門來(lái)做檔案”的傾向，以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)本單位為己任。服務(wù)意識(shí)樹(shù)立了，服務(wù)范圍、方式、方法和手段都要跟著變化，把開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)和本單位中心工作服務(wù)放在檔案工作的重中之重的位子上。同時(shí)，檔案工作人員還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案工作人員的要求。