醫(yī)院檔案信息化的任務(wù)與問(wèn)題探析

張一楠

（黑龍江省森工總醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

在信息化大力推進(jìn)的今天，檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)也呈現(xiàn)出了信息化特點(diǎn)，并開(kāi)始向現(xiàn)代化過(guò)渡，檔案的建設(shè)和管理信息化是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)和必然要求。我國(guó)十七大報(bào)告中指出“信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。而對(duì)于信息化建設(shè)的要求已經(jīng)成為了國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的首要任務(wù)和亟待解決的問(wèn)題。想要讓醫(yī)院檔案管理工作盡快完成信息化過(guò)渡，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的總體要求，必須首先了解什么是醫(yī)院檔案信息化，才能了解其現(xiàn)在面臨的問(wèn)題，進(jìn)而找到解決的對(duì)策和方法。

一、醫(yī)院檔案信息化概述

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)在國(guó)家相關(guān)檔案管理部門(mén)規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)下將信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中全面應(yīng)用的建設(shè)。利用信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案及各項(xiàng)信息資源進(jìn)行合理有效的管理，為醫(yī)院工作和社會(huì)提供相應(yīng)的服務(wù)，從而達(dá)到加速現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程的目的。檔案信息化管理也可以看成是將醫(yī)院檔案管理的重點(diǎn)和對(duì)象從檔案本身實(shí)體向檔案內(nèi)承載的信息轉(zhuǎn)變。要完成這一轉(zhuǎn)變不是一朝一夕能夠?qū)崿F(xiàn)的，這需要一個(gè)長(zhǎng)期合理的規(guī)劃，在轉(zhuǎn)變過(guò)程中必須加強(qiáng)醫(yī)院信息化程度，必須建立完善的信息技術(shù)檔案部門(mén)，讓信息化滲透到檔案管理的各個(gè)方面，從而切實(shí)的達(dá)到檔案管理信息化和檔案資源使用高效化的目的。醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)該包含以下幾個(gè)方面：

（一）醫(yī)院檔案信息管理數(shù)字化

醫(yī)院檔案信息管理數(shù)字化是指將原來(lái)的紙質(zhì)文件、聲音圖像文件等傳統(tǒng)形式的檔案采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄、掃描壓縮等，將紙質(zhì)或膠片資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并加以歸檔和存儲(chǔ)，從而形成電子檔案。并將這些電子檔案進(jìn)行整理分類(lèi)，最終形成電子檔案信息庫(kù)。在進(jìn)行檔案管理信息化和數(shù)字化的時(shí)候應(yīng)該注意：安全性、規(guī)范性、有效性三方面的原則。在醫(yī)院檔案管理信息化和數(shù)字化的內(nèi)容上又可分為：檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化兩方面。雖然數(shù)字化檔案管理是主流發(fā)展趨勢(shì)，但是我國(guó)的醫(yī)院檔案管理在進(jìn)行數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中還是面臨著技術(shù)不成熟、資金不充足和數(shù)字化對(duì)象模糊與合作對(duì)象模糊等諸多問(wèn)題。

（二）建設(shè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也可以說(shuō)成是電子檔案網(wǎng)站，它是將醫(yī)院檔案等相關(guān)資料以主頁(yè)方式為用戶提供服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)。網(wǎng)站建設(shè)是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化和信息化的第一步，也是非常重要的步驟。網(wǎng)站是將醫(yī)院檔案部門(mén)與外界社會(huì)聯(lián)系起來(lái)的重要媒介。在檔案網(wǎng)站建設(shè)過(guò)程中需要設(shè)置的功能主要有、服務(wù)、宣傳、溝通交流幾方面功能。在網(wǎng)站內(nèi)容設(shè)置上面需要有：檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)、檔案資源以及檔案利用與服務(wù)幾方面內(nèi)容。

（三）加強(qiáng)數(shù)字檔案的建設(shè)

數(shù)字檔案館的主要作用是提高用戶在數(shù)字化環(huán)境下對(duì)醫(yī)院檔案信息的利用效率，并且以便捷服務(wù)和資源有效利用為建設(shè)目的。數(shù)字化檔案館有幾下幾方面特點(diǎn)：1.存在方式特別，因?yàn)閳D書(shū)檔案館是利用網(wǎng)絡(luò)建立的虛擬工作環(huán)境。2.運(yùn)行方式特別，數(shù)字化檔案館有別于傳統(tǒng)檔案館的運(yùn)作模式，它是采用完全網(wǎng)絡(luò)化和信息化的運(yùn)作模式。3.功能特別，數(shù)字化檔案館主要是以館員對(duì)資源的存儲(chǔ)和用戶對(duì)資源的讀取為工作內(nèi)容的。數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別在于：傳統(tǒng)實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館建立的基礎(chǔ)和基石；數(shù)字檔案館的出現(xiàn)給實(shí)體檔案館的建設(shè)提出了更多新要求，如信息更新速度等；數(shù)字檔案館在管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制上出現(xiàn)了傳統(tǒng)實(shí)體檔案館從沒(méi)遇到過(guò)的新要求和新突破，如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、超越時(shí)間和空間的服務(wù)等。實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館不是相互對(duì)立的關(guān)系，他們是相互依存相互補(bǔ)充的關(guān)系。

二、醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)原則

（一）規(guī)范性原則

想要提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率就需要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定并實(shí)施。數(shù)字化檔案館在進(jìn)行資料收集的時(shí)候可以通過(guò)直接的電子資料錄入和通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化兩種方式，但是不管是直接進(jìn)行電子文件儲(chǔ)存還是通過(guò)紙質(zhì)文件掃描儲(chǔ)存都需要堅(jiān)持檔案館管理的規(guī)范性原則，都需要制定出相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范。

（二）安全性原則

網(wǎng)絡(luò)安全的話題是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生而同時(shí)誕生的，而隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷加深，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題和潛在威脅和隱患也進(jìn)一步凸現(xiàn)出來(lái)。醫(yī)院檔案信息化也不能避免的需要涉及到安全問(wèn)題的討論，加強(qiáng)醫(yī)院相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研制與開(kāi)發(fā)是非常必要的，我們需要通過(guò)物理安全策略、網(wǎng)絡(luò)安全策略和訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置等手段保證醫(yī)院檔案信息的安全性。

（三）效益性原則

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常浩大的工程，其中需要投入的人力、物力和財(cái)力更是數(shù)不勝數(shù)，由于信息化建設(shè)不是一朝一夕能夠完成的，又由于信息化建設(shè)需要不斷投入，所以更需要遵守效益性原則，也就是需要從投入的資金當(dāng)中顯示出收益。

檔案管理信息化雖然是主流趨勢(shì)，但是各個(gè)醫(yī)院也必須根據(jù)自身實(shí)際情況來(lái)制定信息化建設(shè)的步驟和建設(shè)目標(biāo)。醫(yī)院檔案館必須立足自身，將館藏資源、社會(huì)需求、醫(yī)院特色三者緊密結(jié)合起來(lái)，要將信息化、數(shù)字化的重點(diǎn)放在利用效率高的檔案資源上面，選擇出社會(huì)、讀者最需要的資源。首先進(jìn)行數(shù)字化，這樣能夠提高這些資源的使用效率，讓數(shù)字化、信息化之后的檔案資源為我們帶來(lái)最大限度的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

三、醫(yī)院檔案信息化的主要工作

本著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、利用優(yōu)先、分步實(shí)施的原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善國(guó)家醫(yī)院檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)步伐需要做到以下幾點(diǎn)：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)

加快醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，使醫(yī)院檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。一個(gè)部門(mén)如果沒(méi)有一名知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè)務(wù)工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部門(mén)要在提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)群眾的知識(shí)結(jié)構(gòu)。以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把醫(yī)院檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地醫(yī)院檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入、增配軟、硬件設(shè)施

要加快醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門(mén)的財(cái)力主要來(lái)源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門(mén)，也可以與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商、共同提出解決問(wèn)題的辦法在政策上給下級(jí)部門(mén)創(chuàng)造條件，使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

從目前基層檔案工作人員學(xué)歷上看，獲成人教育大專(zhuān)學(xué)歷的居多，大專(zhuān)院校畢業(yè)的大專(zhuān)以上學(xué)歷的人員居少，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開(kāi)展十分不利，要改變這種狀況，簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)入大專(zhuān)院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需要，對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在兩年內(nèi)完成全員上崗培訓(xùn)，建構(gòu)三級(jí)服務(wù)體系盡快建立局域網(wǎng)，著力加快數(shù)安化建設(shè)，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息資源庫(kù)。

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