淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)

陶 春

（佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154002）

所謂檔案信息化，就是在國家現(xiàn)行法律基礎(chǔ)上，相關(guān)行政管理部門進行統(tǒng)一組織與管理，將現(xiàn)代化信息技術(shù)全面、科學(xué)、合理的落實在檔案管理工作中，進而對檔案資源進行調(diào)整、歸檔、整理和保存，以供相關(guān)工作人員進行借閱與參考。就社會發(fā)展現(xiàn)狀而言，實現(xiàn)檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)已成為社會發(fā)展的必然，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的核心。檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的主要特征在于檔案管理工作是以檔案管理為中心進行的。檔案管理信息化是一項長期發(fā)展的過程，在這一社會現(xiàn)狀下，通過不斷的引進先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而檔案部門工作方式和管理措施進行改進與優(yōu)化，使得檔案管理工作方式實現(xiàn)現(xiàn)代化管理要求。

一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義

數(shù)字檔案館的最基本特征就是在檔案管理工作中實現(xiàn)計算機技術(shù)與信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用與普及，由此引發(fā)整個檔案管理領(lǐng)域的系統(tǒng)化、根本性改變。隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化已成為信息化建設(shè)的一項有機組成部分，是整合社會各項資源與信息資源的關(guān)鍵，也是構(gòu)建檔案信息化體系，促進信息化社會發(fā)展的必然要求。在檔案信息化建設(shè)工作中，檔案管理部門與相關(guān)技術(shù)人員通過采用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理技術(shù)與方法進行改進，從而實現(xiàn)了一套系統(tǒng)化的管理工作流程。

（一）檔案信息化含義

檔案信息化就是根據(jù)相關(guān)的檔案管理部門在工作中進行合理有效的規(guī)劃和組織，并在檔案管理活動中全面實施信息化技術(shù)，進而對檔案資源進行收集、歸納、整理、歸檔和保存，以供相關(guān)工作人員便捷、準(zhǔn)確、完整的進行查閱?，F(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)主要指的在檔案管理工作中逐步將實體檔案管理工作朝著信息為主的檔案管理工作流程進行。檔案信息現(xiàn)代化的發(fā)展提高了檔案管理部門、相關(guān)機關(guān)和社會大眾對于檔案的利用效率，使得現(xiàn)代化檔案管理工作效率和管理水平不斷提高。

（二）數(shù)字檔案館含義

數(shù)字檔案館主要指的是利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)來進行檔案管理工作，通過采用計算機技術(shù)、信息技術(shù)及遠程操控技術(shù)來對檔案信息進行整理、收集、歸檔和查閱。數(shù)字化檔案館建設(shè)主要指的是在工作中建立一個以數(shù)據(jù)為核心的虛擬信息空間，通過由眾多檔案資源庫群、檔案信息處理中心以及相關(guān)用戶群構(gòu)成一項系統(tǒng)的檔案管理工作流程，在這個過程中數(shù)字檔案館具有著館藏模式數(shù)字化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的特點，在資源查閱中有著速度快、知識面廣、內(nèi)容齊全等優(yōu)勢。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案館建設(shè)已成為社會發(fā)展中不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析

隨著國家各項新政策、新規(guī)定的出臺，各類檔案資料的利用已成為廣大群眾關(guān)注的新焦點。尤其是高校檔案管理工作的改進，是整個檔案工作過程中的重中之重。就目前高校檔案信息化建設(shè)管理而言，隨著電子信息技術(shù)、計算機技術(shù)的不斷引進，傳統(tǒng)的檔案管理方法逐步被人們所淘汰，淡出了檔案工作舞臺。在社會科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟高速發(fā)展的新時期，各種新概念、新理念以及新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足教師與學(xué)生的需求，因此實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

在高校檔案管理工作中，通過引進各種先進技術(shù)和理念標(biāo)準(zhǔn)來對檔案管理工作進行全面改進，并使得檔案管理工作更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)，進而滿足檔案管理新模式要求。隨著社會生產(chǎn)技術(shù)的進步，高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)有的檔案館由于儲存空間有限、保存檔案方式和檔案工作記錄受到極大的考驗與影響，因此通過數(shù)字檔案館來緩沖檔案存儲空間與檔案資源的矛盾已成為高校檔案工作人員研究的主要重點，也是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的主要途徑。在數(shù)字檔案館建設(shè)中，是采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為主要的檔案管理方法，隨著時代的發(fā)展正逐步的進入檔案管理工作之中，使得檔案工作從檔案的形成、收集、整理、鑒定、保存以及利用都出現(xiàn)了巨大的變化。電子檔案管理工作是一項集規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化和信息化為一體的資源開發(fā)模式，是實現(xiàn)電子檔案管理重要性的主要方法。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）觀念問題

高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。

（二）技術(shù)層面的問題

1.高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；

2.通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。

四、相關(guān)策略建議

（一）完善檔案信息化規(guī)范和設(shè)施建設(shè)

在高校檔案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)工作中，完善或者制定出相關(guān)電子文件管理以及目錄是提高管理工作效率與準(zhǔn)確性的主要手段。同時在管理工作中，對于檔案歸檔以及電子檔案管理工作要全面加強，同時還要全力完善檔案管理平臺，促使檔案管理工作能夠在網(wǎng)上初步完成，進而信息化與一體化管理模式。

（二）重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用

高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。

（三）安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。

（四）重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項目和產(chǎn)品等。

五、結(jié)語

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。