談檔案征集與接收工作中的若干思考

周玉梅

（綏化市節(jié)約用水辦公室 黑龍江 綏化 152000）

檔案征集與接收工作是檔案館館藏資源建設的重要內(nèi)容，是基礎業(yè)務工作的基礎。為了更好地為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供物質(zhì)保證，檔案征集與接收工作也應以科學發(fā)展觀來統(tǒng)領，運用統(tǒng)籌兼顧的方法，處理好征集與接收工作所面臨的各種關系。

一、檔案接收與征集

檔案接收，就是對各現(xiàn)行和撤銷機關、團體、國有企業(yè)和事業(yè)單位具有長久保存價值的檔案的集中與接收工作。檔案征集，是面向社會上的各種組織和個人，將散存在他們手中的對國家和社會具有重要保存價值的檔案資料，通過各種手段集中到檔案館來的工作。檔案接收是檔案館館藏的主要來源，各級國家綜合性檔案館只有把本地區(qū)、本級機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位形成的對國家和社會具有重要保存價值的檔案完整、齊全地接收證明，才能維護本地區(qū)的歷史真實面貌，才能集中統(tǒng)一地、有效地管理和開發(fā)檔案信息資源，便于社會各方面的利用。但是，作為綜合性檔案部門僅保存本級機構(gòu)的記憶是不夠的，社會上廣大的各種組織，社會階層人土的記憶也是國家和地區(qū)歷史記憶的重要組成部分，他們保存和形成的檔案也同樣具有國家和社會重要保存價值，他們中也蘊藏著有廣大開發(fā)價值的檔案信息資源，他們的記憶與機構(gòu)的記憶相印證、互相補充，才能構(gòu)成國家和地區(qū)完整的歷史記憶和歷史真實面貌。因此，除了做好檔案接收工作外，對檔案征集工作也同樣要有足夠的重視，同樣要花大力氣做好這項工作，要堅持接收和征集“兩手抓，兩條腿走路”，全面、協(xié)調(diào)發(fā)展的方針，在制度保障，人力、物力、財力等資源的配置上不能有所偏廢，都要有可持續(xù)發(fā)展的后勁。

二、檔案館與其外部社會各界的關系

（一）檔案館與檔案室的關系

其關鍵是搞好檔案館、室的銜接，主要應做好以下幾項工作：

1.在調(diào)查研究的基礎上，加強檔案接收工作的規(guī)劃和宣傳。檔案館應對檔案進行調(diào)查，了解立檔單位的歷史、建檔情況、保存檔案的數(shù)量及整理和保管狀況，以及移交檔案的范圍和時間意向等情況；在此基礎上，制定好檔案接收規(guī)劃，統(tǒng)籌安排哪些全宗或哪些部分、何時、有多少檔案進館。同時，通過會議、上門聯(lián)系、電話、網(wǎng)絡等方式，向主要單位領導和檔案室工作人員宣傳有關檔案接收工作的法規(guī)和政策，聽取他們的意見和建議，動員他們積極配合檔案館，為落實好接收工作規(guī)劃創(chuàng)造條件。

2.加強館外指導，建立進館檔案質(zhì)量控制體系。進館檔案的質(zhì)量問題是館內(nèi)銜接的重點所在，檔案室進館檔案中存在的基礎性問題如不加以解決，帶入檔案館內(nèi)，將會牽扯檔案館相當大一部分精力，影響檔案接收工作的宏觀規(guī)劃和深入、持久地推進。因此，必須明確進館檔案的質(zhì)量要求，建立進館前檔案質(zhì)量檢查制度；在這一制度下，檔案館工作人員到檔案室對進館檔案進行歸檔、整理和鑒定等方面的質(zhì)量檢查和驗收，對發(fā)現(xiàn)存在問題的則督促檔案室進行整改，整改合格后才辦理檔案交接手續(xù)。這樣，檔案館與檔案室就能實現(xiàn)無縫銜接，各就各位、各負其責，檔案館才能有較充裕的時間和精力進行統(tǒng)籌規(guī)劃和實踐。

3.做好接收工作中的服務并建立對檔案室的激勵機制。接收工作并不僅僅是你交我收如此簡單，它實際上也是對進館單位、對檔案人員的一種服務。檔案館工作人員對檔案進館單位在質(zhì)量整改過程中出現(xiàn)的問題應積極、熱情地幫助解決，在檔案交接時認真配合他們做好清點、搬運檔案和辦理交接手續(xù)等工作，共同解決出現(xiàn)的問題。同時，對在檔案移交進館工作中做出突出成績的單位和檔案室工作人員給予表揚和獎勵，傳播他們的好經(jīng)驗，實行典型引路，以激勵更多的單位做好檔案移交進館工作。

（二）檔案館與其他社會組織、社會各階層人士等征集工作對象的關系

1.加強社會組織、社會各階層人士的聯(lián)系，并做好征集工作的宣傳。征集工作不象接收工作那樣有一定強制性，因此檔案館工作人員更應積極主動，除了上門走訪，信函往來，參加一些社會或集會活動等方式外，還要充分利用大眾傳媒和現(xiàn)代信息技術(shù)，通過報刊計算機網(wǎng)絡等渠道發(fā)展征集啟示，獲取征集工作信息，與征集對象進行互動。在這個過程中，應耐心細致地宣傳有關檔案征集工作的政策，宣傳檔案館優(yōu)良的保管條件和服務承諾，宣傳將檔案交給國家并傳承歷史的意義，使他們打消各種思想顧慮，樂于配合檔案館做好征集工作。

2.要做到情感投入，服務至上。在聯(lián)系和宣傳的過程中注意使用禮貌用語。對與檔案館聯(lián)系捐贈、寄存檔案的各方人士要主動熱情，積極地、周到細致地答疑解惑，排憂解難，尤其要注意照顧年老行動不便的人，不怕辛苦，虛心聽取他們的意見和建議，并為他們協(xié)助做好檔案利用服務工作和檔案進館的后續(xù)工作，增加他們對檔案館的親切感、認同感。

三、檔案征集與接收應該注意的問題

（一）豐富館（室）藏。我國檔案的平均值是相當少的。從國外比較來看，我國檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機關保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交，另外，很多二級單位的檔案長期沒有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。

（二）豐富館藏的方法。1.擴大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時還應接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)隊的檔案。2.注意接收機關的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財會和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。3.加強個人檔案的收集。個人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個人所有權(quán)已經(jīng)被確認，從人事檔案看，對省級以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠，人事檔案只局限于高、中級干部的檔案，而對于學者、名人的檔案則沒有意識地接收。應重視個人檔案的接收，如民間的驗方，本單位著名人物的書信、手稿等。

（三）收集工作必須抓住重點。重點應是：反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級來文為主。如會議紀錄、總結(jié)報告等。一定要避免只保存上級來件而不保存本機關文件。要注意保存收集原稿原件。

（四）推行入館檔案的標準化。1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標準，對于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。

（五）保持全宗和全宗群的不可分散性。全宗群這個概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進行管理。

（六）要注意處理局部與整體、當前和長遠的關系。檔案的保存時間應較準確，時間過長，有害于檔案的保護。按規(guī)定，省級以上的機關應將永久保管的檔案在本機關保存20年左右，省轄市、州、盟和縣級以下的機關應將永久保存和長期保存的檔案在本機關保存10年左右，連同案卷目錄一式三份和有關的檢索工具、參考資料一并向有關的檔案館移交。

總之，檔案征集與接收工作是檔案管理部門業(yè)務工作的有機組成部分。檔案工作內(nèi)容豐富,包括立卷歸檔、檔案保護、信息開發(fā)、現(xiàn)代化管理等。檔案征集與整理工作也是《檔案法》賦予具有行政管理職能的檔案部門的一項重要職責,是其業(yè)務工作的有機組成部分。這項工作是將上級與下級聯(lián)系起來的紐帶,在落實上級指示與分析、研究、解決業(yè)務工作中存在問題的過程中,推動各個地方、各個系統(tǒng)檔案工作有條不紊地開展。那么,基層單位檔案接收工作也就是檔案業(yè)務指導工作中的一個重要組成部分。俗話說“巧婦難為無米之炊”,所以做好基層檔案接收進館工作,對豐富館藏具有重要的意義。

[1]劉建軍，孟安生.淺談縣級單位檔案接收進館工作中應注意的幾個問題[J].北京檔案，2010（2）.