正確處理專兼職檔案干部的良性互動(dòng)機(jī)制的建立

吳亞娟

（伊春市計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站 黑龍江 伊春 153000）

一、采取措施落實(shí)規(guī)章制度

保證兼職檔案隊(duì)伍的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不能落實(shí)的規(guī)章制度等于沒有制度，也只能是紙上談兵。因此，制度的落實(shí)是最基本、也是最重要的一項(xiàng)工作。為了使制度落在實(shí)處，可采取以下措施：

（一）制度上門，落實(shí)到人

落實(shí)規(guī)章制度首先應(yīng)將檔案材料的立卷歸檔納入相關(guān)人員的崗位責(zé)任制；其次，組織兼職檔案干部培訓(xùn)學(xué)習(xí)，幫助和指導(dǎo)他們做好立卷歸檔工作；再者，利用多種方式和渠道宣傳歸檔的好處，強(qiáng)化管理人員和科研人員的檔案意識(shí)，使之檔案意識(shí)得到提高。

（二）建立檔案工作檢查評(píng)比制度

檢查規(guī)章制度的落實(shí)，應(yīng)開展檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)，對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行評(píng)比檢查。評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)一般應(yīng)涵蓋各部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案干部的業(yè)務(wù)能力和案卷質(zhì)量等三個(gè)方面，并應(yīng)根據(jù)本單位檔案工作的具體情況調(diào)整評(píng)分比例。評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)分值還應(yīng)隨檔案工作整體狀況調(diào)整，虛項(xiàng)分值低、實(shí)項(xiàng)分值高，做得好的方面分值低，做得差的分值高。對(duì)檢查評(píng)比活動(dòng)中產(chǎn)生的先進(jìn)集體、先進(jìn)部門分管負(fù)責(zé)人和兼職檔案干部，這一制度可充分調(diào)動(dòng)各部門和兼職檔案干部的積極性。

（三）建立歸檔通報(bào)制度

以文件形式每年向各部門下發(fā)歸檔通報(bào)，通報(bào)各部門歸檔的案卷數(shù)量、時(shí)間、立卷和案卷裝訂情況、參加檔案工作會(huì)議和培訓(xùn)情況等內(nèi)容，并將通報(bào)內(nèi)容作為檔案工作檢查評(píng)比的依據(jù)之一。通報(bào)制度有效地促進(jìn)了各部門分管負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的重視，強(qiáng)化部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案工作的督促和檢查職責(zé)。

（四）嚴(yán)格案卷質(zhì)量檢查

案卷質(zhì)量檢查制度，即接收檔案時(shí)初審，建立數(shù)據(jù)庫時(shí)再查，將本規(guī)范案卷存在的問題填寫案卷質(zhì)量檢查表，對(duì)存在的較普遍的問題在業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)與兼職檔案干部研究、討論，使之在今后的工作中予以改進(jìn)。同時(shí)，對(duì)各部門歸檔案卷質(zhì)量檢查表中所列的問題。納入該部門當(dāng)期檔案工作檢查評(píng)比相關(guān)項(xiàng)目的評(píng)分考核。

（五）實(shí)行會(huì)議、培訓(xùn)考勤制度

會(huì)議培訓(xùn)考勤制度，即召開的檔案工作會(huì)議和舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班實(shí)行簽到請(qǐng)假制度，將其出勤情況在當(dāng)年歸檔通報(bào)中予以公布，并納入當(dāng)期檔案工作的檢查評(píng)比，以保證檔案工作的新精神和要求在工作中能得以落實(shí)和改進(jìn)。

二、加強(qiáng)專兼職檔案干部素質(zhì)

政治品德素質(zhì)好，這是檔案人員(文秘人員)首要的必備條件。鄧穎超同志曾說過：“秘書人員有一個(gè)很好的傳統(tǒng)，有一個(gè)很高尚的品質(zhì)，這就是為黨的工作埋頭苦干，自我獻(xiàn)身的精神。他們要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤懇，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)。還要有較高的政治和文化水平。”這不僅是鄧穎超同志的切身體會(huì)，也是對(duì)所有文秘人員所提出的殷切希望。在政治上、思想上、品德上、作風(fēng)上高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，要有堅(jiān)定的政治方向，要有埋頭苦干的奉獻(xiàn)精神，要有腳踏實(shí)地的求實(shí)作風(fēng)，要有廉潔、謙虛的高尚品格。同時(shí)還要嚴(yán)格遵守組織紀(jì)律和保密制度。

職業(yè)道德素質(zhì)好，是檔案工作人員的必備前提條件。第一，要甘為人梯，熱心服務(wù)。檔案工作是一項(xiàng)條件性服務(wù)性的工作，檔案工作的這一性質(zhì)，決定了檔案專業(yè)人員必須具有摒棄名利觀念，甘當(dāng)無名英雄的崇高思想。事實(shí)告訴人們，檔案和檔案工作作用的發(fā)揮，不決定于檔案本身，也不局限于檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，它是通過利用檔案而取得經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益來體現(xiàn)的，它是通過利用者創(chuàng)造性的工作而取得的成果來體現(xiàn)的。就是說，,檔案的價(jià)值，檔案工作的作用，歸根到底，都是溶化于利用者利用檔案而取得的成績或成果之中，我們不是從一般的意義上反對(duì)名利觀念，但是，檔案專業(yè)人員必須正確地看待名利問題，尤其是在職業(yè)活動(dòng)中，必須摒棄那種把負(fù)責(zé)管理的檔案，作為謀取單位和個(gè)人私利的手段，不積極提供檔案為利用者服務(wù)，只顧自己成名成家。所以，檔案專業(yè)人員必須具有甘為人梯，熱心服務(wù)的職業(yè)道德，想利用者之所想，急利用者之所急，熱心為利用者服務(wù)。第二，要尊重檔案，尊重歷史。檔案是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，其原始性和真實(shí)性必須加以保持。歷史事實(shí)不容篡改是人們的行為準(zhǔn)則之一。檔案專業(yè)人員維護(hù)檔案的原貌和維護(hù)歷史事實(shí)的原貌，既是工作要求，又是職業(yè)道德的準(zhǔn)則。無論何時(shí)何地，在何種情況下，檔案工作者都要堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，以法管檔，堅(jiān)持一就是一，二就是二的求實(shí)精神，要尊重歷史，決不含糊遷就某種需要而歪曲檔案內(nèi)容，篡改歷史事實(shí)。第三，要遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。檔案專業(yè)人員，必須以《檔案法》和其它法律范圍內(nèi)履行職責(zé)。檔案工作的法規(guī)性文件和規(guī)章制度,是進(jìn)行檔案工作的行為規(guī)則。紀(jì)律是維護(hù)工作秩序，完成工作任務(wù)的手段。遵紀(jì)守法，就是要求檔案人員克服主觀隨意性，具有實(shí)事求是，力求按客觀規(guī)律辦事的科學(xué)態(tài)度。由于有些檔案具有一定的機(jī)密性，檔案工作具有機(jī)要性，所以，檔案人員還必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，以確保檔案在政治上的安全。

三、加強(qiáng)聯(lián)系，調(diào)動(dòng)兼職檔案干部積極性

建立制度，強(qiáng)化規(guī)章，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作能力，是建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系的第一步。要讓這個(gè)體系高效運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮其作用，還要“以人為本”體諒兼職檔案干部工作的繁忙，盡量為他們減輕工作負(fù)擔(dān)，最重要的是要增加專兼職檔案干部相互間的交流合作，以充分調(diào)動(dòng)兼職檔案干部工作的主觀能動(dòng)性，共同搞好檔案管理工作。

（一）盡量減少兼職檔案干部的工作負(fù)擔(dān)

兼職檔案干部絕大多數(shù)都是部門的秘書或辦公室工作人員，一方面他們承擔(dān)著大量繁雜的事務(wù)性工作，應(yīng)盡量避免重復(fù)勞動(dòng)。可采取兼職檔案干部初步立卷后，經(jīng)專職檔案干部調(diào)卷后(尤其是對(duì)新到崗的兼職檔案干部所立的案卷)再編頁碼，填文件封面、卷內(nèi)備考表等。另一方面，可利用管理軟件所具有的歸檔目錄功能，免去各部門填寫卷內(nèi)目錄這一繁重的工作，待文件級(jí)數(shù)據(jù)庫建好后，將打印的歸檔目錄交兼職檔案干部確認(rèn)簽字，與案卷目錄一并作為移交依據(jù)和備查工具，為他們節(jié)省精力和時(shí)間。

（二）鼓勵(lì)兼職檔案干部與專職檔案干部經(jīng)常開展業(yè)務(wù)交流活動(dòng)

隨著兼職檔案干部業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)水平的提高，他們就會(huì)根據(jù)自己工作的經(jīng)驗(yàn)，提出哪些文件材料應(yīng)該歸檔，哪些可以不歸檔；某些材料應(yīng)該如何組卷更好；哪些材料由哪個(gè)部門歸檔更恰當(dāng)?shù)纫恍┙ㄔO(shè)性的意見和看法。對(duì)此，可在當(dāng)期檔案工作檢查評(píng)比中以加分獎(jiǎng)勵(lì)，此舉可大大調(diào)動(dòng)兼職檔案干部的主觀能動(dòng)性。

（三）通過檢查評(píng)比活動(dòng)的“三公”原則激發(fā)專兼職檔案干部的工作熱情

單位在開展檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)時(shí)，應(yīng)吸納兼職檔案干部到檢查評(píng)比小組，此舉一方面可增加評(píng)比的透明度和公正性，體現(xiàn)“公開、公正、公平”的原則，另一方面可使兼職檔案干部進(jìn)一步熟悉業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也是一種特殊的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式。這種檢查評(píng)比的方式，深受兼職檔案干部的好評(píng)，檢查評(píng)比的結(jié)果認(rèn)同度高，普遍認(rèn)為是對(duì)他們工作客觀、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。所以，檔案工作先進(jìn)獎(jiǎng)雖不是最高等級(jí)的獎(jiǎng)項(xiàng)，也不是最高等級(jí)的獎(jiǎng)金，但各部門都很看重這份榮譽(yù)。獲獎(jiǎng)?wù)呤艿焦膭?lì)，未獲獎(jiǎng)?wù)叩玫奖薏?，形成了你追我趕，積極向上的可喜局面。

總之，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，應(yīng)納入到檔案工作的規(guī)劃之中，尤其在不能大量配備專職檔案干部的情況下，要保質(zhì)保量地完成繁重的工作任務(wù)，兼職檔案干部是最不能忽視的中堅(jiān)力量。我們應(yīng)充分地調(diào)動(dòng)兼職檔案干部的工作積極性，挖掘現(xiàn)有檔案工作的人力資源潛能，造就專兼職檔案干部互動(dòng)的、充滿活力的良好氛圍，實(shí)現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

[1]梁振坤.試論提高高校專兼職檔案人員的素質(zhì)[D].云南財(cái)貿(mào)學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），1998（4）.

[2]盧玉.檔案館人力資源管理與開發(fā)[D].吉林大學(xué)，2006.

[3]張衛(wèi)東.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館社會(huì)化服務(wù)模式研究[D].吉林大學(xué)，2006.