探討企業(yè)檔案工作科學(xué)管理方法

殷雪梅

（五大連池市龍門農(nóng)場(chǎng)社保局 黑龍江 五大連池 164145）

企業(yè)檔案縱連企業(yè)諸多歷史階段，橫貫企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域，記述了企業(yè)各類活動(dòng)的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，她是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)得以承前啟后的保障，在企業(yè)做強(qiáng)做大的不斷發(fā)展過程中，尤其需要不斷強(qiáng)化檔案管理。如何對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理，使檔案管理水平再上一個(gè)新臺(tái)階，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)做好如下幾點(diǎn)：

一、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作

檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案工作重視到位、投入到位，對(duì)檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件，在生活上關(guān)心、工作上關(guān)注、政治上關(guān)愛檔案人員，重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的生機(jī)和活力，真心實(shí)意幫助檔案工作者解決實(shí)際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創(chuàng)業(yè)的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性得到更好發(fā)揮。

二、收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無(wú)米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，對(duì)檔案形成的全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，同時(shí)要不斷提高全員檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，做好企業(yè)檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。

三、檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義：一是檔案實(shí)體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

四、建立健全企業(yè)檔案工作管理體制

建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項(xiàng)檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必順建立的制度。如果一個(gè)單位沒有落實(shí)“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無(wú)法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實(shí)“四參加”“四同步”制度，就無(wú)法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部保存下來(lái)，無(wú)法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

五、搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬(wàn)倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化，因此，企業(yè)檔案部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，研究檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為檔案工作信息化創(chuàng)造條件。

六、強(qiáng)化檔案保管條件及措施

隨著時(shí)間的推移，檔案保護(hù)顯得愈來(lái)愈重要，日前，國(guó)務(wù)院總理溫家寶和中央政治局候補(bǔ)委員、書記處書記、中辦主任王剛都對(duì)檔案保護(hù)問題做出了重要指示。

加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫(kù)房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。

七、深化檔案信息開發(fā)利用

筆者通過對(duì)有關(guān)利用數(shù)據(jù)的分析與研究，認(rèn)為可以采取如下三項(xiàng)措施，以檔案利用來(lái)帶動(dòng)和推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)：一是對(duì)歷年來(lái)檔案利用數(shù)據(jù)分析，著力了解檔案利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過分析，可以了解檔案的自身價(jià)值和潛在的利用資源，有利于進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務(wù)。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時(shí)掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)、新動(dòng)向，及時(shí)做好跟蹤服務(wù)。三是結(jié)合數(shù)據(jù)對(duì)比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點(diǎn)和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發(fā)工作，并根據(jù)歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產(chǎn)品簡(jiǎn)介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務(wù)。

八、提高檔案人員素質(zhì)

新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)快速、協(xié)調(diào)發(fā)展，必須要有具有開拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案干部隊(duì)伍。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、企業(yè)管理知識(shí)、文秘寫作知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟悉本企業(yè)基本情況，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。要結(jié)合當(dāng)前的中心工作，從檔案中尋找有規(guī)律的東西，并把它升華為一種歷史借鑒，為科學(xué)決策提供參考，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、提建議、獻(xiàn)良策，成為為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策的高參。

九、引入科學(xué)管理理念，開展檔案工作六步循環(huán)

為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，結(jié)合管理學(xué)上PDCA工作法及現(xiàn)代過程管理，開展“檔案六步循環(huán)工作法”。

P-Plan:計(jì)劃，無(wú)論你做什么，首先要制定工作計(jì)劃；D-Do:行動(dòng)，有了計(jì)劃就應(yīng)該依據(jù)計(jì)劃立即行動(dòng)；C-Check:檢查，依據(jù)計(jì)劃行動(dòng)起來(lái)后，就要把行動(dòng)的結(jié)果與計(jì)劃進(jìn)行比較，檢查結(jié)果與計(jì)劃之間是否有偏差，查找原因；A-Action:修正，查找出原因，如果是行動(dòng)偏離計(jì)劃，就要修正自己的行動(dòng)，如果是計(jì)劃偏離了實(shí)際，就要修正計(jì)劃，返回到第一步，重復(fù)以上四步，直到完成工作。

現(xiàn)代過程管理，不再是簡(jiǎn)單的過程監(jiān)督和控制，它是一個(gè)四環(huán)節(jié)的人性化管理過程：有序化——目的化——自動(dòng)化——合理化，充分調(diào)動(dòng)人的積極性和主動(dòng)性，最大程度地實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

檔案六步循環(huán)工作法，以每一季度為一個(gè)工作循環(huán)，每循環(huán)分為“目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核、總結(jié)、交流”六個(gè)步驟，這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是總結(jié)和交流：

一是總結(jié)。各級(jí)檔案人員要全面總結(jié)檔案工作的目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核情況，認(rèn)真撰寫檔案工作的總結(jié)材料，仔細(xì)查找不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明確下步工作計(jì)劃，提出相關(guān)工作建議。通過總結(jié)檔案工作人員可以無(wú)形中提高寫作水平，能在有意無(wú)意中謀取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，同時(shí)也可為以后的工作材料提供素材。

二是交流。要通過單位內(nèi)部專兼職檔案員之間、本系統(tǒng)各單位之間及全國(guó)兄弟單位之間的廣泛交流，達(dá)到互通有無(wú)、共同提高的目的。通過交流，及時(shí)選樹典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)加強(qiáng)各級(jí)檔案工作的溝通、交流與培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)與信息反饋，不斷打造出檔案工作亮點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展。

十、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。