現(xiàn)階段電子檔案管理的難題及對策探討

王 爍

（沈陽體育學(xué)院檔案室 遼寧 沈陽 110102）

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，一方面為檔案管理工作帶來了變革；另一方面也帶來了諸多的挑戰(zhàn)。就電子檔案管理而言，由于現(xiàn)代信息技術(shù)所帶來的安全問題、管理標(biāo)準(zhǔn)化等一些列問題都有待我們解決。基于此，筆者結(jié)合工作實踐，就現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的難題及如何解決，作以下分析與探討。

一、電子檔案的特點

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域提出了“電子檔案”的概念。它是指人們在社會活動中形成的、以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，現(xiàn)代電子檔案主要有著以下幾個顯著特點：①在使用方式上，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，而不是傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)形式；②電子檔案能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與傳輸，因而能突破地域限制；③電子檔案在存放環(huán)境方面有著特定的條件，因而相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管有更高要求。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理工作中面臨的難題

盡管檔案管理信息化已成為21世紀(jì)檔案管理工作的趨勢，目前也取得了一定的成績。但受諸多因素的影響，現(xiàn)階段電子檔案管理工作中還存在著諸多亟需解決的難題?，F(xiàn)將這些問題歸納如下：

1.真實性問題

由于電子檔案是隨社會發(fā)展而出現(xiàn)的新鮮事物，因而在電子檔案建立過程中，如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程，如果出現(xiàn)差錯，就可能導(dǎo)致電子檔案失真問題。同時，電子檔案在儲存、傳輸、利用過程中，如果出現(xiàn)失誤，同樣可能導(dǎo)致檔案信息失真。因此，電子檔案的維護與管理難度上遠遠高于傳統(tǒng)檔案。一旦發(fā)生丟失或者被篡改的現(xiàn)象，都有可能是不知不覺發(fā)生的。

2.原始性問題

相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，由于可以從一些相關(guān)資料來核實其原始性問題，因此其原始性較為容易考究。而電子檔案的原始性則不易判斷和確認(rèn)。因為電子檔案的數(shù)據(jù)往往是一種虛態(tài)的檔案，這些數(shù)據(jù)信息在生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，因此，難以區(qū)分其原始還是復(fù)制的問題。

3.完整性問題

從電子檔案的利用情況來看，由于電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，因此其內(nèi)容完整性管理起來難度很高。而且電子文件是在一定的技術(shù)條件下形成的，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進入與發(fā)展，由此帶來的一些文件上的變化問題，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.信息安全問題

電子檔案的管理，必然是存在于一定的網(wǎng)絡(luò)之中。盡管可以通過局域網(wǎng)等方式來最大限度地提高檔案的安全性，但其開放性任然不可避免。因此必然會由于這種開放新帶來的一些信息安全問題，比如黑客的入侵、病毒傳染、信息的非法竊取等，這使得電子檔案信息安全問題十分突出。

三、完善電子檔案管理的對策與建議

針對上述幾個主要問題，筆者認(rèn)為，要化解這些難題主要從技術(shù)和管理兩個角度入手。只有嚴(yán)格的、規(guī)范的管理制度，才能使電子檔案得到更好的保存和利用；同時也只有從技術(shù)層面獲得支持，才能更好地使電子檔案得以發(fā)展。具體來說，可以從以下幾個方面來開展工作：

1.管理措施

（1）建立和完善電子檔案的管理制度。電子檔案管理的多數(shù)問題，可以從管理層面予以解決。因此建立和完善電子檔案管理制度，有著重要的現(xiàn)實意義。應(yīng)通過建立起一些列的制度來規(guī)范電子檔案管理行為，將電子檔案的管理工作嚴(yán)格化、制度化。比如在對電子檔案的建立時間、利用次數(shù)、修改情況等應(yīng)該有詳細的記錄，最大限度地避免電子檔案被惡意篡改的問題。電子檔案的數(shù)據(jù)共享和利用的重要前提，就是要保證其規(guī)范使用與管理。

（2）建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

2.技術(shù)措施

（1）延長電子檔案的使用期限。由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案文件的載體也在不斷地更新和升級，因此電子檔案文件可能面臨著使用期限的問題。必須采取技術(shù)措施來延長電子檔案的使用期限，解決好新舊技術(shù)交替所帶來的不利影響。保證電子檔案文件能夠在新的技術(shù)、新的軟件、新的更新下還能繼續(xù)使用，繼續(xù)發(fā)揮其作用。

（2）加強電子檔案的安全控制管理。信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。對電子檔案信息的保護要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護信息安全的技術(shù)方法，在確保電子文件的真實性和權(quán)威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關(guān)鍵的作用，不斷改進信息安全技術(shù)，是加強信息保護的重要措施。不僅如此，還應(yīng)從加強安全意識，從多途徑、多方式來提高電子檔案的安全控制管理。

（3）做好硬件的更新維護。由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，必然就涉及到技術(shù)變革，設(shè)備更新?lián)Q代等問題。電子檔案所依賴的技術(shù)，同樣會隨技術(shù)的進步而作出相應(yīng)的調(diào)整。這就要求我們在管理實踐中，做好更新維護工作，必須保證電子檔案在“遷移”、“復(fù)制”等過程中能保持其原始性和完整性等問題。在進行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和更新過程中，要避免由于這種變化所帶來的負面影響，避免給電子檔案帶來損失。

四、結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理信息化建設(shè)的趨勢下，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，對電子檔案的管理要求越來越高。限于當(dāng)前的技術(shù)及管理水平，現(xiàn)階段電子檔案管理中還存在著一些有待改善的問題。因此，仍需對改進電子檔案的管理進行更深入的研究，以實現(xiàn)更好地對電子檔案的利用與管理。

[1]鐘瑛.淺議電子文件管理系統(tǒng)的功能要素[J].檔案學(xué)通訊.2006(06).

[2]蔡娜.我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)制定現(xiàn)狀探討[J].科技檔案.2006，(01).